区分已确认赞助收入与销售机会
筹委会议程上的赞助名单有十五个名字，却没有人说得清其中多少是真的。
简要回答
只有在具备书面协议、明确金额、约定的权益范围和付款日期之后，赞助款才算已确认。在此之前都只是销售机会，无论洽谈气氛多么友好。
在预算中把两者分行列出。销售机会可以作为带标签的情景呈现，但绝不加进基础预算。
避免一厢情愿的状态阶梯
每一项赞助洽谈只给一个状态，并由状态决定金额出现在哪里。
| 状态 | 所需证据 | 出现的位置 |
|---|---|---|
| 已识别 | 有名称，以及受众契合的理由 | 不进预算 |
| 已联系 | 已发出信息，尚无回复 | 不进预算 |
| 洽谈中 | 有具名联系人索取资料或提案 | 仅作情景 |
| 口头同意 | 表达了兴趣，尚未签署 | 仅作情景，并加标记 |
| 已确认 | 已签协议或书面接受，写明金额和权益 | 基础预算，按净额 |
| 已付款 | 款项已到账 | 现金状况 |
| 已拒绝或失效 | 书面拒绝，或期限已过 | 不计入，保留记录 |
为什么口头同意不够
资深人士在走廊上说好，通常只表示原则上有兴趣。范围、金额、开票主体、付款日期以及赞助方得到什么，都还没定。
其中任何一项都可能改变价值，或把到账时间拖到您必须付款之后。口头同意要记录，但应视为情景。
如实使用概率
您可以在情景中给销售机会的金额加权，但权重是您自己的判断，不是预测。请标明，例如“筹委会判断，由秘书录入”。
赞助收入敏感度计算器可输入已确认、可能和已失去的金额以及您自己填写的概率，并把已承诺的净收入与销售机会分开。
只保留一个事实来源
- 建立一份追踪表，每个赞助方一行，每行一个状态。
- 指定一位有权更改状态的人，并要求“已确认”必须附文件编号。
- 每次筹委会议在讨论预算之前先过一遍追踪表。
- 记录每次转为“已拒绝或失效”的日期和原因，方便尽快更新情景。
相关决定
已确认收入能在多大程度上支撑预算，见赞助收入能解决和不能解决哪些会议预算问题。销售机会必须在何时转化、否则调整计划，见如何设定赞助资金截止日与备用方案。
实例演示 · 虚构示例
把十五个名字缩减为预算可用的部分
机构与数字均为虚构，仅作说明，不是费率基准。
一家虚构的专业发展协会列出十五个潜在赞助方，希望总额为RM 150,000。财务在预算会议前把名单转换成状态。
两家已凭签署的函件确认，四家在洽谈，三家口头同意，两家已拒绝，四家未回复。只有两家已确认的计入基础预算。
| 状态 | 数量 | 净额 | 处理 |
|---|---|---|---|
| 已确认 | 2 | 18,000 | 基础预算 |
| 口头同意 | 3 | 21,000 | 情景，加标记 |
| 洽谈中 | 4 | 30,000 | 情景 |
| 已拒绝 | 2 | 0 | 不计入 |
| 已联系，无回复 | 4 | 0 | 不显示 |
可直接使用
赞助状态追踪表栏目
在共享表格中设置这些栏目。每个赞助方一行，每行一个状态。
- 赞助方名称及负责联系的人：
- 上述阶梯中的状态：
- “已确认”的证据编号，例如已签函件的文件名和日期：
- 总额、预计兑现成本、净额：
- 已承诺的权益，链接到赞助权益清单生成器：
- 付款日期及开票主体：
- 最近联系日期，以及下一步和负责人：
- 筹委会为情景填写的概率，标注为判断：
- 若已拒绝或失效，写明原因和日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 赞助方不多，由一个人追踪。
- 协议简短，由有权限的人签署。
- 筹委会接受只有已确认净收入才进基础预算。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多人与赞助方接洽，状态互相矛盾。
- 资深成员作过口头承诺，却没有记录。
- 财务在批准开支前，需要把已承诺与可能的收入清楚分开。
需要建立赞助追踪表和预算视图？
活动蓝图（Event Blueprint）可以与您一起规划商业工作线：与筹委会商定的状态阶梯、追踪表、把已确认与可能金额分开的预算视图，以及决策日期。所有赞助洽谈仍由您的团队负责，也不承诺任何赞助结果。
主办方常见问题
一封表示有兴趣的电子邮件算数吗？
不算。兴趣是好迹象，应放在洽谈中或情景里。等协议写明金额、权益和付款日期之后，再把钱计入。
可以把“很可能”的赞助按百分比加进基础预算吗？
百分比只放在情景中，并标明是您自己的判断。基础预算只包含已确认的净额。
已确认的赞助方日后退出怎么办？
把该行转为“已拒绝或失效”，写明日期和原因，然后启用事先约定的备用方案。请核对协议中有关取消的条款。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。