职责划分：客户、项目负责人和供应商
您希望在开工之前把职责写下来，不让任何事情落在您、项目负责人和供应商之间。
简要回答
客户决定并批准。项目负责人策划、协调，并让决策和行动清晰可见。专业供应商交付各自的技术与运营工作。活动上的大多数问题，都始于双方都以为对方负责某项任务。
开工前，为活动的每个范围写下这种划分，并在每一行只保留一个负责人的姓名。下表是可供调整的起点。
三种角色，各用一句话说明
- 客户：拥有活动本身、其目的、议程、预算和每一项批准。
- 项目负责人：在书面范围内负责计划和跟进，不接管属于客户的决策。
- 专业供应商：负责交付其服务，并依其自身合同承担责任。
职责表
| 范围 | 客户 | 项目负责人 | 专业供应商 |
|---|---|---|---|
| 目的、受众与议程 | 决定并批准 | 记录决策、标出缺口 | 不适用 |
| 讲者与内容 | 选定并批准 | 跟踪邀请、说明和截止日期 | 不适用 |
| 预算与合同 | 批准、签署并付款 | 准备比较并保持预算状况最新 | 报价、签约并开具发票 |
| 场地选择 | 批准选择 | 撰写要求、比较方案、协调现场查勘问题 | 场地提供设施并以书面确认 |
| 视听、舞台与直播 | 批准供应商和需求说明 | 协调交接并对照议程检查方案 | 设计、供应并运行 |
| 餐饮 | 批准菜单和人数 | 协调饮食信息和时间安排 | 准备并供应 |
| 报名与代表数据 | 拥有数据和政策 | 与供应商设定流程步骤 | 运行报名系统 |
| 对代表和讲者的沟通 | 批准信息内容 | 维护沟通日历和草稿 | 如已委任，通过其系统发送 |
| 赞助方与参展商 | 拥有关系和承诺 | 维护已承诺事项的交付清单 | 自行提供其材料和人员 |
| 法律、安全、无障碍与许可 | 向合资格方取得答复 | 列出问题并记录答复 | 在各自专业范围内提供意见 |
| 现场协调 | 出席并决策 | 按范围约定到场 | 负责各自的区域 |
| 汇报与交接 | 审阅并确认 | 准备报告和交接文件 | 提供其收尾文件 |
值得直白说明的界限
- 项目负责人不取代合资格顾问来回答法律、安全、无障碍、隐私或认证问题。
- 项目负责人不提供技术制作。那属于您委任的供应商。
- 赞助和售票不属于本服务。协调已向赞助方承诺的事项则属于。
- 现场到场情况和动用资金的权限在书面范围中确定，绝不假定。
每一行只有一个负责人
一行有两个负责人，等于没有。一行没有负责人，活动当天就会暴露。使用职责矩阵生成器为每项任务标记谁负责执行、谁最终负责、谁被咨询、谁被告知，并查出没有负责人或有两个负责人的行。
姓名敏感或尚未确定时，可以使用匿名的角色标签。
保持更新
在每个里程碑，以及增加供应商或有人变更角色时，复查这张表。把变动记入决策记录，使历史清楚。见合作如何进行。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的“谁发提醒”的缺口
虚构机构与数字，仅作说明。
在一个虚构药剂师论坛上，报名供应商以为付款提醒由秘书处发，秘书处又以为由供应商系统发。活动前一周，有 40 位代表已报名但尚未付款。
项目负责人在复查矩阵时发现了这个缺口：“付款提醒”这一行没有负责人。客户把它指派给秘书处，供应商提供未付款代表名单，矩阵现在写明了两方。
可直接使用
可复制的职责矩阵行
每项任务加一行。R 表示执行，A 表示最终负责，C 表示被咨询，I 表示被告知。每行应当恰好有一个 A。
| 任务 | 客户 | 项目负责人 | 供应商（写明类型） | 决策日期 |
|---|---|---|---|---|
| 批准议程 | A | I | - | 日期 |
| 撰写场地需求说明 | C | A 和 R | - | 日期 |
| 运行报名系统 | A | C | R | 日期 |
| 发送付款提醒 | A | C | R | 日期 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队小，角色清楚，供应商不多。
- 一个人就能掌握整份矩阵并保持更新。
- 您以前与同样的供应商合作过。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会或部门各自以为别人负责某项任务。
- 您要引入项目负责人，需要把界限写下来。
- 采购部门想看到谁对什么事项负责。
想要为您的活动写出这张分工表吗？
如果您的活动有交叠的负责人，或有无人负责的任务，项目负责人可以依据您的需求说明起草职责矩阵，标出没有负责人的行，并在执行期间保持更新。请发来您不确定的范围清单。
主办方常见问题
供应商出了问题，谁最终负责？
供应商依其合同对自己的服务负责。项目负责人协调应对，后果由客户决定。
项目负责人可以签署合同吗？
动用资金或签署的权限在书面范围中确定。默认由客户批准并签署。
这张表适用于员工活动吗？
结构适用。员工活动要把人力资源和高管发起人列为客户。见员工与企业内部活动。
哪里可以看到实例？
策划文件示范在具体情境中展示了职责矩阵的行。内容是虚构的。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。