外包会议项目管理

适合谁

• 需要在日常会员工作之外筹办会议的协会秘书处。
• 想保留议程掌控权，同时请人协调运作的会议主席和筹委会。
• 需要协调内部持份者和现有供应商的企业传播部门或会议负责人。
• 在本地举办活动、需要从另一处办公室查看进度和职责的区域团队。
• 希望协调工作有单一负责人的财务与采购部门。

您会得到什么

• 依据约定范围和时间表制定的协调计划。
• 持续更新并与决策负责人共享的决策记录和行动清单。
• 按约定格式和频率提交的进度报告。
• 供应商协调：任务说明、截止日期、交接和问题跟进。
• 为筹委会会议和审批做好准备。
• 活动前的执行监督，并按范围约定到场。
• 结束时的交接文件。

需要您提供什么

• 项目需求说明，或可据以编写的信息。
• 指定的决策负责人及审批方式。
• 现有供应商合约和联系人。
• 预算状况，以及谁批准变更。
• 筹委会文件和往年资料的查阅权限。
• 一位能作决定或转交决定的客户联络人。

谁负责什么

服务的界限

技术和运营工作由专业供应商交付，项目负责人负责协调他们，不会取代场地运营方、视听团队或报名服务商。

权限在范围中约定：项目负责人可以自行决定什么、什么需要您批准、什么要提交给指定人员。现场出席也写在同一份文件中。

合作如何进行

1. 发来需求说明，并说明协调工作在哪里吃紧。
2. 以书面确认工作范围、权限界限、汇报方式和现场出席。
3. 自约定的开始日期起接手计划、决策记录和供应商协调。
4. 每周开展协调，并按约定汇报进度。
5. 结束时交接文件和未完成事项。

影响费用的因素

待工作范围明确后，会根据您的需求说明编制报价，其中写明工作范围、费用的影响因素以及哪些变化会改变报价。详见费用与报价。这些因素包括：

• 合作的时长，以及距离活动还有几个月。
• 需要协调的供应商和工作线数量。
• 议程分会场数量和大致出席人数。
• 范围中约定的现场出席量。
• 汇报频率和所支持的筹委会会议次数。
• 策划方案是否已经存在，还是需要先编制。

适用地区

服务范围为吉隆坡、雪兰莪以及包括 Nilai 在内的芙蓉一带。工作范围会写明项目负责人在哪些场合到场，哪些任务通过远程处理。

来自其他地区的查询会得到如实的适配评估，而不是千篇一律的回复。有关覆盖范围的说明，请见服务地区与现场安排。