活动管理服务建议书应包含什么

您准备请顾问或活动公司提出管理会议的方案，希望收到的是真正可以比较的内容。

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简要回答

一份可用的建议书要写明：做什么、由谁做、分哪些阶段、哪些不包括、如何做决定、费用如何构成，以及范围变化时怎么办。清单中缺少的任何一项，日后都会变成谈判。

最简单的做法是在询价时附上您的需求说明，并要求对方按指定结构提交建议书。

应索取的十二项内容

项目	好的答复是什么样
1. 对活动的理解	用自己的话复述您的目的、对象和限制，并列出假设。
2. 工作范围	按阶段列出明确的成果，而不只是“管理”“协调”之类的动词。
3. 不包括的事项	哪些在范围之外，预计由谁负责。
4. 团队与时间	谁来做、担任什么角色、投入多少时间，缺席时有指定的替补。
5. 决策权限	项目负责人可以自行决定什么，哪些需要您批准。
6. 计划与里程碑	各阶段的日期或日期范围，以及各节点要交付的成果。
7. 供应商做法	如何筛选供应商、由谁签约、如何申报利益冲突。
8. 汇报	您会收到什么、多久一次、什么格式。
9. 费用结构	费用涵盖什么、如何构成、哪些另行计费、何时开票。
10. 变更处理	新增工作如何提出、报价和批准，参见范围扩大。
11. 活动当天的界限	责任从哪里开始、到哪里结束，参见活动当天责任范围。
12. 交接与终止	您保留哪些文件，任何一方提前终止合作时怎么办。

建议书本身的警示信号

范围只写动词、没有成果，谁也说不清什么时候算完成。
只有一个总价而没有明细，无法比较。
没有提到客户需要提供什么、何时提供。
没有说明由谁与供应商签约、谁对供应商负责。

合同条款是另一个问题

建议书描述的是拟开展的工作。责任、赔偿、终止、知识产权和数据处理属于协议内容，应由贵机构的法律顾问审阅。

可以借建议书提早把这些话题摆上桌面。请询问对方预计协议会包含哪些条款，并把清单交给您的顾问。

让每家提案方拿到同样的信息

向每家发送相同的需求说明和相同的内容清单。
设定统一的提问截止日，并把每个答复分享给所有提案方。
要求用您自己的表格报价，使各项可以对应，再按报价比较方法比较。
与每家各开一次简短会议，使用相同的问题。

实例演示 · 虚构示例

秘书处阅读两份一天论坛的建议书

组织与数字均为虚构，仅作说明。

虚构的物流经理协会收到两份建议书。一份详细列出活动内容，却只给一个总价；另一份分三个阶段报价，并列出不包括的项目，如讲者差旅和印刷品。

两份都没有说明活动当天的责任界限。秘书处向两家发出一份简短的缺失项目清单，并要求在同一天前提交修订版，使比较从相同的信息出发。

可直接使用

建议书索取核对清单

把以下内容粘贴到您的询价函中，让每家提案方回答同样的问题。

复述我们的目的、对象和限制，并列出你们的假设。
按阶段列出交付成果，以及各里程碑要交付的成果。
列出不包括的事项以及预计由谁负责。
写明做事的人员、角色、时间投入和替补安排。
说明哪些事项你们可自行决定，哪些需要我们批准。
提供分阶段的计划，附日期或日期范围。
说明如何筛选供应商、由谁签署供应商合同、如何申报冲突。
说明汇报的内容、频率和格式。
拆分费用，说明哪些另行计费，并提供开票安排。
说明新增工作如何提出、报价和批准。
说明活动当天你们的责任从哪里开始、到哪里结束。
说明交接文件，以及合作提前结束时如何处理。

打开工具: 活动需求说明生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

您的团队以前发过活动服务询价，并有模板。
只在比较一两家提案方。
范围较小，只有一个阶段。

以下情况，外部策划协助更有价值

您以前没有采购过活动管理服务，难以分辨单薄和完整的建议书。
采购部门需要有文件记录的选择依据。
各家建议书格式差异很大，需要先整理才能让筹委会阅读。

需要有人准备询价函并做比较吗？

会议项目负责人可以把您的需求说明整理成询价函，用统一口径回答提案方的问题，并为筹委会准备并列比较摘要。选择和签字仍由贵机构负责。

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主办方常见问题

活动管理服务建议书应该多长？

结构比篇幅更重要。一份简短但覆盖全部十二项的建议书，比冗长却遗漏范围和不包括事项的建议书更有用。

范围确定之前可以先要费用吗？

可以先要带假设的参考费用，范围确定后再确认。没有范围的费用无法比较。

可以让提案方看到我们的预算吗？

由您决定。提供预算范围有助于对方调整范围，不提供则能看出各家如何定价。无论哪种做法，都应说明预算包含什么。

谁应该阅读这些建议书？

至少是预算负责人和将与受委任方日常合作的人。财务或采购应阅读费用和变更部分。