活动需求说明生成器
筹委会已决定办活动，需要一页纸写清哪些已确定、哪些仍待定。
…
简要回答
这个工具把您的回答整理成可编辑的活动需求说明，包括范围表、待解决问题清单和希望获得的协助。留空的部分会显示为尚未确定，不会用猜测填充。
在首次联系供应商或发出招标邀请前使用，让所有人都依据同样的事实报价。
需要准备什么
- 用一两句话写明目的：为什么办这场活动，活动后应有什么改变。
- 活动形式和地区，或仍在考虑的选项。
- 日期已定则填写；未定则留空。
- 人数只在确实有人估算过时填写。留空记为未知，而不是零。
- 尚待决定的事项，各自写明负责角色，有日期的写上日期。
- 已委任或已承诺的供应商或场地，以及目前团队的角色构成。
如何看结果
说明书表格列出每个部分的内容，状态为“已填写”或“待定”。待解决问题清单显示供应商或项目负责人需要向您询问的内容。
预算始终显示为待定。工具不会建议任何金额：待财务确认后，请在自己的文档中填写已批准的金额或范围。
工具不做什么
它不收集姓名、电邮或电话号码，因此导出的文件可以在没有联系方式的情况下分享。它也不核实档期、价格或许可，更不会替您决定活动形式。
英文咨询摘要只含所选项目和数量，例如形式、地区和待解决问题的数量。分享哪几行由您选择。
说明书完成后的下一步
- 把说明书发给各决策负责人，请他们确认或更正各自负责的部分。
- 把每个待解决问题转入决策记录，写明负责人和日期。
- 用活动工作分解生成器把已确认的范围拆成工作包。
- 用活动里程碑倒排规划器从活动日期往回推算里程碑。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会的首份说明书
虚构的组织和数字，用来展示工具如何处理未知信息。
雪兰莪一个虚构的专业协会想办年度会议。它填写目的，选择会议和雪兰莪，日期和人数留空，并列出两项待决事项：选定场地、批准议程。
说明书把日期、人数和预算显示为待定，标出议程决定没有日期，并列出七个待解决问题。对缺失的内容没有做任何估算。
可直接使用
活动需求说明工作表
如果想手工填写，可以打印本表或复制到文档中。未知的内容写“尚未确定”。
| 部分 | 要写什么 | 状态 |
|---|---|---|
| 目的 | 为什么办这场活动，活动后应有什么改变 | 已填写或待定 |
| 形式与地区 | 会议、论坛、研讨会或圆桌；吉隆坡、雪兰莪或芙蓉一带 | 已填写或待定 |
| 日期 | 确定的日期，或“尚未确定” | 已填写或待定 |
| 人数 | 估算数字及估算人，或“未知” | 已填写或待定 |
| 待决事项 | 事项、负责角色、决定截止日期 | 已填写或待定 |
| 团队与供应商 | 已有的角色；已承诺的供应商或场地 | 已填写或待定 |
| 预算 | 已批准的金额或范围及谁可批准追加，或“未设定” | 已填写或待定 |
| 希望获得的协助 | 外部支持负责什么，哪些仍由内部负责 | 已填写或待定 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一个人能收集答案并跟进各决策负责人。
- 活动形式大家熟悉，委员会对目的和参会对象已有共识。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会或部门各管一部分决定，说明书不断变动。
- 财务或采购需要一份站得住脚的范围，才能批准任何支出。
- 上一任组织者已离开，也没有留下交接资料。
想把说明书变成可执行的计划？
Event Blueprint 会以这样的说明书为基础，把范围、时间表、职责和供应商要求整理成一份资料包。请把目前已有的内容发过来，即使一半写着“尚未确定”也没关系。
主办方常见问题
日期和人数还不知道，可以使用吗？
可以。两项都会保持待定，并出现在待解决问题清单中。只要说明书写明哪些未定、由谁决定，供应商仍然可以回应。
为什么没有预算栏？
在表单里填写的预算很容易被当成已批准的数字。工具只记录预算仍待定，金额交由您自己的审批流程确定。
我的信息会被保存吗？
输入内容可以保存在您自己的浏览器中，并可随时清除。工具不要求填写联系方式。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。