Pembina taklimat acara
Jawatankuasa sudah bersetuju mengadakan acara dan memerlukan satu halaman yang menyatakan apa yang diketahui dan apa yang masih terbuka.
…
Jawapan ringkas
Alat ini menukar jawapan anda kepada taklimat acara yang boleh disunting, lengkap dengan jadual skop, senarai soalan terbuka dan bantuan yang anda mahu. Apa-apa yang dibiarkan kosong ditunjukkan sebagai belum diputuskan, tidak diisi dengan andaian.
Gunakannya sebelum panggilan pertama kepada pembekal atau permintaan cadangan, supaya semua pihak membuat sebut harga berdasarkan fakta yang sama.
Apa yang perlu disediakan
- Tujuan dalam satu atau dua ayat: mengapa acara diadakan dan apa yang patut berubah selepasnya.
- Format dan kawasan, atau pilihan yang masih dipertimbangkan.
- Tarikh jika sudah tetap. Jika belum, biarkan kosong.
- Bilangan peserta hanya jika ada yang benar-benar menganggarkannya. Kosong direkodkan sebagai tidak diketahui, bukan sifar.
- Keputusan yang masih perlu dibuat, setiap satu dengan peranan pemilik dan tarikh jika ada.
- Pembekal atau venue yang sudah dilantik atau dijanjikan, dan pasukan yang ada kini mengikut peranan.
Cara membaca keputusan
Jadual taklimat menyenaraikan setiap bahagian dengan kandungan dan status Dinyatakan atau Terbuka. Senarai soalan terbuka menunjukkan apa yang akan ditanya oleh pembekal atau ketua projek kepada anda.
Bajet sentiasa dipaparkan sebagai terbuka. Alat ini tidak mencadangkan sebarang jumlah: masukkan jumlah atau julat yang diluluskan dalam dokumen anda selepas pihak kewangan mengesahkannya.
Apa yang tidak dilakukan oleh alat ini
Ia tidak mengumpul nama, e-mel atau nombor telefon, jadi eksport boleh dikongsi tanpa butiran perhubungan. Ia juga tidak menyemak ketersediaan, harga atau permit, dan tidak memutuskan format acara bagi pihak anda.
Ringkasan pertanyaan dalam bahasa Inggeris hanya mengandungi pilihan dan bilangan, seperti format, kawasan dan bilangan soalan terbuka. Anda memilih baris mana yang hendak dikongsi.
Langkah seterusnya selepas taklimat siap
- Hantar taklimat kepada pemilik keputusan dan minta setiap seorang mengesahkan atau membetulkan bahagian masing-masing.
- Pindahkan setiap soalan terbuka ke dalam log keputusan dengan pemilik dan tarikh.
- Pecahkan skop yang disahkan kepada pakej kerja dengan pembina pecahan kerja.
- Rancang pencapaian secara undur daripada tarikh acara dengan perancang undur pencapaian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat pertama sebuah persatuan fiktif
Organisasi dan angka fiktif, untuk menunjukkan cara alat ini melayan perkara yang tidak diketahui.
Sebuah persatuan profesional fiktif di Selangor mahu mengadakan persidangan tahunan. Ia memasukkan tujuan, memilih persidangan dan Selangor, membiarkan tarikh dan bilangan peserta kosong, dan menyenaraikan dua keputusan: memilih venue dan meluluskan program.
Taklimat menunjukkan tarikh, bilangan peserta dan bajet sebagai terbuka, menandakan keputusan program tiada tarikh, dan menyenaraikan tujuh soalan terbuka. Tiada anggaran dibuat bagi perkara yang tiada.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja taklimat acara
Cetak atau salin ke dalam dokumen jika anda lebih suka mengisi taklimat secara manual. Tulis Belum diputuskan bagi apa-apa yang tidak diketahui.
| Bahagian | Apa yang ditulis | Status |
|---|---|---|
| Tujuan | Mengapa acara diadakan dan apa yang patut berubah selepasnya | Dinyatakan atau terbuka |
| Format dan kawasan | Persidangan, forum, seminar atau meja bulat; Kuala Lumpur, Selangor atau kawasan Seremban | Dinyatakan atau terbuka |
| Tarikh | Tarikh tetap, atau Belum diputuskan | Dinyatakan atau terbuka |
| Bilangan peserta | Anggaran beserta siapa yang membuatnya, atau Tidak diketahui | Dinyatakan atau terbuka |
| Keputusan perlu dibuat | Keputusan, peranan pemilik, tarikh akhir | Dinyatakan atau terbuka |
| Pasukan dan pembekal | Peranan yang ada; pembekal atau venue yang sudah dijanjikan | Dinyatakan atau terbuka |
| Bajet | Jumlah atau julat diluluskan dan siapa boleh meluluskan tambahan, atau Belum ditetapkan | Dinyatakan atau terbuka |
| Bantuan diperlukan | Apa yang patut dipegang oleh sokongan luar, dan apa yang kekal dalam organisasi | Dinyatakan atau terbuka |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang individu boleh mengumpul jawapan dan mengejar pemilik keputusan.
- Format sudah dikenali dan jawatankuasa sudah bersetuju tentang tujuan dan peserta.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau jabatan memiliki sebahagian keputusan dan taklimat kerap berubah.
- Pihak kewangan atau perolehan memerlukan skop yang boleh dipertahankan sebelum sebarang perbelanjaan diluluskan.
- Penganjur terdahulu sudah berhenti dan tiada serah tugas dibuat.
Mahu taklimat ini dijadikan pelan kerja?
Event Blueprint mengambil taklimat seperti ini dan mendokumenkan skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal dalam satu pakej. Hantarkan apa yang ada setakat ini, walaupun separuhnya tertulis Belum diputuskan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah saya menggunakan taklimat jika tarikh dan bilangan peserta belum diketahui?
Boleh. Kedua-duanya kekal terbuka dan muncul dalam senarai soalan terbuka. Pembekal masih boleh memberi maklum balas kepada taklimat yang menyatakan apa yang belum diputuskan dan siapa yang akan memutuskannya.
Mengapa tiada medan bajet?
Bajet yang ditaip dalam borang mudah dianggap sudah diluluskan. Alat ini merekodkan bahawa bajet masih terbuka dan menyerahkan jumlahnya kepada laluan kelulusan anda sendiri.
Adakah maklumat saya disimpan?
Entri boleh disimpan dalam pelayar anda sendiri dan dipadam pada bila-bila masa. Alat ini tidak meminta butiran perhubungan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.