Pengurusan acara profesional hibrid
Sebahagian khalayak anda berada di dalam bilik dan sebahagian dalam talian, dan belum ada sesiapa menulis apa yang patut diterima oleh setiap kumpulan.
Jawapan ringkas
Acara hibrid ialah dua khalayak yang dilayani oleh satu program. Keputusan utamanya ialah pengalaman mana yang untuk di lokasi, mana dalam talian dan mana kedua-duanya, kerana setiap pilihan mengubah set pembekal, bajet dan beban kerja pada hari acara.
Ketua projek menyelaras pasukan di lokasi, pembekal penstriman atau platform dan pemilik program anda supaya khalayak jauh mempunyai laluan sebenar ke dalam acara. Pengeluaran teknikal kekal pada pembekal pakar, dan program kekal pada anda.
Apa yang diperlukan oleh format ini
- Kenyataan tentang apa yang peserta jauh sepatutnya boleh lakukan: menonton, bertanya, mengambil bahagian dalam latihan, berhubung.
- Program yang direka untuk kedua-dua khalayak, dan bukan program dalam bilik yang ditambah kamera.
- Seorang yang dinamakan mewakili khalayak jauh semasa acara, seperti pengadil bicara dalam talian.
- Taklimat penceramah yang jelas meliputi penceramah jauh, penceramah dalam bilik dan serahan antara mereka.
- Pendirian bertulis tentang rakaman, ulang tayang dan siapa boleh berkongsi apa.
- Set pembekal untuk penstriman atau operasi platform, dipersetujui berdasarkan program.
- Pelan latihan, dan pelan sandaran jika sambungan atau platform gagal.
Keputusan yang perlu diselesaikan awal
| Keputusan | Biasanya dimiliki oleh | Apa yang disediakan oleh ketua projek |
|---|---|---|
| Sesi mana di lokasi sahaja, dalam talian sahaja atau kedua-duanya | Pemilik program | Jadual sesi demi sesi dengan kesan kos dan beban kerja setiap satu |
| Akses jauh dan kategori harga | Pelanggan dan kewangan | Pilihan dengan soalan yang mesti dijawab oleh kewangan |
| Laluan untuk soalan dan penyertaan jauh | Pemilik program | Pelan pengadilan bicara yang menamakan siapa mengendalikan soalan dalam talian |
| Rakaman, ulang tayang dan hak | Pelanggan, dengan nasihat jika perlu | Senarai soalan untuk penceramah, pembekal dan penasihat |
| Pembekal platform atau penstriman | Pelulus pelanggan | Senarai keperluan untuk pembekal menyebut harga, dan perbandingan |
| Latihan dan sandaran | Pelanggan bersama pembekal | Jadual latihan dan pelan sandaran bertulis untuk kelulusan |
Mengapa hibrid bukan dua acara
Menjalankan dua program penuh menggandakan kerja. Kebanyakan pasukan lebih berjaya dengan memilih beberapa pengalaman yang mesti berfungsi baik untuk perwakilan jauh, dan berterus terang bahawa selebihnya di lokasi sahaja. Panduan menentukan pengalaman yang sesuai dalam talian dan di lokasi memberi kaedahnya.
Peserta jauh juga memerlukan laluan ke soalan yang tidak bergantung pada bilik. Lihat memberi perwakilan jauh laluan sebenar kepada soalan persidangan.
Siapa memiliki apa
| Bidang | Pelanggan | Ketua projek | Pembekal pakar |
|---|---|---|---|
| Program dan penceramah | Memutuskan dan meluluskan | Menyimpan taklimat, tarikh latihan dan serahan pada satu kalendar | Tidak berkenaan |
| Platform, penstriman dan audio visual | Meluluskan pembekal dan keperluan | Menulis taklimat dan menyelaras serahan | Mereka bentuk dan mengendalikan persediaan teknikal |
| Pengadilan bicara jauh | Melantik pengadil bicara | Memberi taklimat kepada pengadil bicara dan pasukan dalam bilik | Pengadil bicara, jika dilantik, menyampaikan |
| Rakaman dan hak | Memutuskan dasar | Menyenaraikan soalan dan merekodkan jawapan | Merakam dan menghoskan seperti diarahkan |
| Komunikasi dengan perwakilan | Meluluskan mesej | Merancang mesej berasingan bagi setiap khalayak | Menghantar melalui sistem mereka jika dilantik |
Di mana sokongan perancangan terpakai
Pelan Acara berguna apabila reka bentuk hibrid belum diputuskan dan anda memerlukan skop, tanggungjawab dan keperluan pembekal ditulis sebelum menghubungi sesiapa. Pengurusan projek sesuai untuk acara yang pasukan di lokasi dan pembekal platform mesti diselaras sehingga hari acara.
Panduan terperinci
- Gambaran keseluruhan: panduan perancangan seminar profesional hibrid.
- Penceramah jauh: menyelaras ucaptama jauh dengan pengadil bicara dalam bilik.
- Hak: mengendalikan hak rakaman merentasi program fizikal dan maya.
- Penilaian: membandingkan penglibatan hibrid tanpa mencampurkan metrik yang tidak setara.
- Ulang tayang: menentukan sama ada akses ulang tayang patut kekal selepas persidangan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persidangan hibrid rekaan membahagikan programnya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan pendidikan kejururawatan rekaan merancang persidangan sehari dengan satu pleno, enam sesi pecahan dan makan tengah hari rangkaian. Jawatankuasa mula-mula mencadangkan menstrim segalanya.
Selepas mengasingkan program, ia menstrim pleno dan dua sesi pecahan, mengekalkan empat sesi pecahan di lokasi sahaja kerana melibatkan amalan secara langsung, dan memberi perwakilan jauh saluran soalan yang dipengadili serta slot rangkaian dalam talian yang berasingan. Taklimat platform kini meliputi tiga sesi, dan bukan lapan.
Gunakan sendiri
Jadual peruntukan sesi hibrid
Salin satu baris bagi setiap sesi dan putuskan setiap lajur sebelum memberi taklimat kepada pembekal.
| Sesi | Di lokasi | Dalam talian | Laluan masuk jauh | Rakaman? | Pemilik keputusan |
|---|---|---|---|---|---|
| Nama dan masa | Ya atau tidak | Langsung, ulang tayang atau tiada | Saluran soalan, undian, tiada | Ya, tidak, atau soalan untuk penasihat | Nama |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu sesi dalam talian ditambah pada acara yang sudah dikendalikan dengan baik oleh pasukan anda.
- Pembekal platform membawa ketua teknikal dan pasukan anda mengekalkan program.
- Tiada soalan rakaman atau hak yang terbuka.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Program mesti berfungsi untuk dua khalayak dan tiada sesiapa memiliki pembahagian itu.
- Beberapa pembekal mesti diselaras, seperti tempat, audio visual dan platform.
- Soalan hak dan ulang tayang perlu ditulis dan dijawab sebelum penceramah disahkan.
Perlukan pelan hibrid dan pembekal bekerja mengikut satu taklimat?
Jika pasukan di lokasi, pembekal platform dan pemilik program anda membuat andaian masing-masing, ketua projek boleh menulis peruntukan sesi, menyelaras serahan pembekal dan memastikan pelan latihan serta sandaran kelihatan. Pengeluaran teknikal kekal pada pembekal pakar yang anda lantik.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ketua projek mengendalikan platform atau kamera?
Tidak. Pengeluaran teknikal milik pembekal pakar. Ketua projek menulis taklimat, menyelaras serahan dan menyemak bahawa pelan meliputi kedua-dua khalayak.
Patutkah perwakilan jauh membayar sama seperti perwakilan di lokasi?
Itu keputusan harga untuk anda dan kewangan. Panduan harga menyatakan soalan yang perlu ditanya.
Bolehkah setiap sesi dirakam?
Hanya jika penceramah dan pemegang hak telah bersetuju. Tanya setiap penceramah secara bertulis sebelum program diterbitkan.
Adakah hibrid berbaloi untuk acara kecil?
Kadangkala. Putuskan berdasarkan apa yang benar-benar diperoleh peserta jauh, dan bukan kerana format itu tersedia.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.