Fi, skop dan proses sebut harga
Anda perlu tahu cara sokongan dihargakan dan apa yang perlu diminta sebelum membawa keputusan kepada jawatankuasa atau pasukan kewangan.
Jawapan ringkas
Fi disebut harga bagi setiap taklimat. Halaman ini tidak menyenaraikan harga atau kadar, kerana fi bergantung pada skop acara anda dan tahap sokongan. Ia menerangkan asas sebut harga, cara perubahan skop dikendalikan dan apa yang perlu anda minta untuk dilihat secara bertulis.
Sebut harga yang baik membolehkan pembaca kewangan atau perolehan anda melihat apa yang termasuk, apa yang dikecualikan, apa yang boleh mengubah fi dan siapa akauntabel.
Cara proses berjalan
- Anda menghantar taklimat, termasuk apa yang telah diputuskan dan apa yang masih terbuka.
- Semakan kesesuaian mengesahkan sama ada pelan bertulis, ketua projek atau kapasiti bersama pasukan sesuai dengan keadaan.
- Skop bertulis disediakan, menamakan ketua, serahan, pengecualian, titik semakan dan faktor di sebalik fi.
- Sebut harga dikeluarkan untuk skop itu bagi kelulusan anda.
- Kerja bermula selepas anda meluluskan skop dan sebut harga secara bertulis.
Asas sebut harga
| Tahap sokongan | Faktor yang membentuk fi |
|---|---|
| Pelan Acara (pelan bertulis) | Saiz dan bilangan elemen program; bilangan pemilik keputusan dan pusingan semakan; bahan boleh guna semula yang ada; bilangan jenis pembekal yang memerlukan keperluan; tempoh semakan yang dipendekkan |
| Ketua projek (penyelarasan) | Tempoh penglibatan; bilangan aliran kerja dan pembekal; kehadiran di lokasi yang dipersetujui dalam skop; kekerapan pelaporan; bilangan pihak berkepentingan dan lapisan kelulusan |
| Pengurus bersama pasukan (kapasiti khusus) | Hari atau jam kapasiti yang dipersetujui; pecahan di lokasi dan jauh; tarikh mula dan notis; skop tugas dan keputusan yang diwakilkan |
| Penilaian perancangan | Bilangan dokumen disemak; bilangan temu bual; kedalaman pelan tindakan |
Apa yang perlu dinyatakan oleh sebut harga
- Skop, dalam senarai yang boleh disemak pembaca terhadap taklimat.
- Apa yang dikecualikan, ditulis dengan jelas dan bukan tersirat.
- Siapa mengetuai kerja dan bagaimana kesinambungan dikendalikan.
- Serahan, dengan format dan titik semakan.
- Apa yang mesti dibekalkan oleh pelanggan, dan menjelang bila.
- Faktor yang akan mengubah fi.
- Bagaimana perubahan skop dimohon, dihargakan dan diluluskan.
- Apa yang tidak termasuk dalam fi, seperti kos pembekal, yang dibayar di bawah kontrak pembekal sendiri.
Cara perubahan skop dikendalikan
Apabila permintaan terkeluar daripada skop bertulis, ketua projek menyatakan perubahan itu, kesannya terhadap kerja dan asas fi, dan menunggu kelulusan bertulis anda sebelum meneruskan.
Perubahan dalam skop, seperti menggerakkan pencapaian, direkodkan dalam log keputusan tanpa sebut harga baharu. Perubahan pada saiz program, bilangan trek, bilangan pusingan semakan atau hari di lokasi ialah perubahan skop.
Kos pembekal adalah berasingan
Kos tempat, katering, audio visual, sistem pendaftaran dan sebagainya dibayar kepada pembekal di bawah sebut harga dan kontrak mereka sendiri. Ketua projek membandingkan cadangan atas asas yang sama, tetapi pelanggan meluluskan dan menandatangani.
Untuk menyediakan bajet anda sendiri bagi kelulusan, pembina ringkasan kelulusan bajet menukar kos terperinci, andaian dan pengecualian menjadi ringkasan sedia kewangan.
Apa yang perlu diminta secara bertulis
Sebelum meluluskan sebarang sebut harga, daripada amalan ini atau yang lain, kemukakan soalan ini secara bertulis dan simpan jawapannya bersama skop. Senarai semak di bawah boleh digunakan seperti sedia ada.
Liputan
Liputan ialah Kuala Lumpur, Selangor dan kawasan Seremban termasuk Nilai. Hari di lokasi dipersetujui bagi setiap taklimat. Lihat kawasan dan aturan di lokasi dan cara satu penglibatan berjalan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perbandingan rekaan dua sebut harga
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi. Tiada harga ditunjukkan.
Sebuah institut perbankan rekaan menerima dua sebut harga untuk penyelarasan persidangan sehari. Sebut harga A menyenaraikan tiga pusingan semakan, mengecualikan hari di lokasi dan menyatakan kos pembekal secara berasingan. Sebut harga B menyenaraikan satu pusingan semakan, termasuk dua hari di lokasi dan tidak menyebut kos pembekal.
Pegawai perolehan institut itu tidak dapat membandingkannya sehingga kedua-duanya dinyatakan semula atas andaian yang sama. Beliau meminta setiap penyedia mengesahkan pusingan semakan, hari di lokasi, pengecualian dan cara perubahan dikendalikan secara bertulis, kemudian membandingkan jawapan dalam satu jadual.
Gunakan sendiri
Perbandingan sebut harga dan senarai semak soalan bertulis
Kemukakan setiap soalan kepada setiap penyedia dan rekodkan jawapan bersebelahan.
| Soalan | Penyedia A | Penyedia B | Penyedia C |
|---|---|---|---|
| Apa yang dalam skop, disenaraikan satu demi satu? | |||
| Apa yang dikecualikan? | |||
| Siapa mengetuai, dan apakah aturan kesinambungan? | |||
| Berapa pusingan semakan dan hari di lokasi disertakan? | |||
| Apa serahan, dalam format apa, pada titik semakan mana? | |||
| Faktor apa yang akan mengubah fi? | |||
| Bagaimana perubahan skop dimohon, dihargakan dan diluluskan? | |||
| Jadual pembayaran dan terma apa yang terpakai, dan apa berlaku jika penglibatan tamat awal? | |||
| Apa yang mesti dibekalkan oleh pelanggan, dan menjelang bila? |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh melakukan kerja secara dalaman dan hanya memerlukan templat.
- Satu tugas kecil tidak memerlukan sebut harga.
- Pasukan anda mempunyai kapasiti dan kelulusan yang diperlukan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kewangan memerlukan skop yang ditakrifkan dan sebut harga bertulis sebelum meluluskan perbelanjaan.
- Anda membandingkan beberapa penyedia dan memerlukan mereka atas asas yang sama.
- Anda mahu kejelasan tentang kos sesuatu perubahan sebelum ia berlaku.
Mahu sebut harga berdasarkan taklimat anda sendiri?
Hantar taklimat, walaupun separa. Ketua projek boleh menjalankan semakan kesesuaian, menulis skop dengan pengecualiannya dan mengeluarkan sebut harga yang boleh disemak baris demi baris oleh pasukan kewangan anda. Fi ditetapkan bagi setiap taklimat dan dinyatakan secara bertulis sebelum apa-apa bermula.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Mengapa tiada harga ditunjukkan?
Fi bergantung pada skop, jadi satu senarai tunggal akan mengelirukan. Sebut harga menyatakan fi untuk taklimat anda dan faktor di sebaliknya.
Bolehkah saya mendapat anggaran sebelum menghantar taklimat penuh?
Hantar apa yang ada. Semakan kesesuaian boleh mengesahkan tahap sokongan yang betul, dan sebut harga menyusul apabila skop jelas.
Adakah kos pembekal termasuk dalam fi?
Tidak. Ia dibayar di bawah kontrak pembekal sendiri. Sebut harga menyatakannya dengan jelas.
Apa berlaku jika acara ditangguhkan?
Minta terma secara bertulis sebelum anda meluluskan sebut harga. Perjanjian patut menyatakan apa berlaku pada skop dan fi jika tarikh berubah.
Sumber berkaitan
- Proses kerjasama daripada taklimat hingga serahan tugas
- Pembahagian tugas: pelanggan, ketua projek dan pembekal
- Liputan KL, Selangor dan Seremban serta aturan di lokasi
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
- Pembina ringkasan kelulusan bajet acara
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.