Pembahagian tugas: pelanggan, ketua projek dan pembekal
Anda mahu tanggungjawab ditulis sebelum kerja bermula, supaya tiada apa-apa tercicir antara anda, ketua projek dan pembekal.
Jawapan ringkas
Pelanggan memutuskan dan meluluskan. Ketua projek merancang, menyelaras dan memastikan keputusan serta tindakan kelihatan. Pembekal pakar menyampaikan kerja teknikal dan operasi mereka sendiri. Kebanyakan masalah dalam acara bermula apabila dua pihak menganggap pihak lain memegang sesuatu tugas.
Tulis pembahagian itu bagi setiap bidang acara sebelum kerja bermula, dan simpan satu nama yang bertanggungjawab pada setiap baris. Jadual di bawah ialah titik permulaan untuk disesuaikan.
Tiga peranan dalam satu ayat setiap satu
- Pelanggan: memiliki acara, tujuannya, program, bajet dan setiap kelulusan.
- Ketua projek: memiliki pelan dan susulan, dalam skop bertulis, tanpa mengambil alih keputusan yang menjadi milik pelanggan.
- Pembekal pakar: memiliki penyampaian perkhidmatan mereka dan bertanggungjawab di bawah kontrak masing-masing.
Jadual tanggungjawab
| Bidang | Pelanggan | Ketua projek | Pembekal pakar |
|---|---|---|---|
| Tujuan, khalayak dan program | Memutuskan dan meluluskan | Merekodkan keputusan, menandakan kekosongan | Tidak berkenaan |
| Penceramah dan kandungan | Memilih dan meluluskan | Menjejak jemputan, taklimat dan tarikh akhir | Tidak berkenaan |
| Bajet dan kontrak | Meluluskan, menandatangani dan membayar | Menyediakan perbandingan dan mengemas kini kedudukan bajet | Memberi sebut harga, kontrak dan invois |
| Pemilihan tempat | Meluluskan pilihan | Menulis keperluan, membandingkan cadangan, menyelaras soalan tapak | Tempat menyediakan kemudahan dan mengesahkan secara bertulis |
| Audio visual, pentas dan penstriman | Meluluskan pembekal dan taklimat | Menyelaras serahan dan menyemak pelan terhadap program | Mereka bentuk, membekal dan mengendalikan |
| Katering | Meluluskan menu dan bilangan | Menyelaras maklumat diet dan masa | Menyediakan dan menghidang |
| Pendaftaran dan data perwakilan | Memiliki data dan dasar | Menetapkan langkah proses bersama pembekal | Mengendalikan sistem pendaftaran |
| Komunikasi dengan perwakilan dan penceramah | Meluluskan mesej | Menyimpan kalendar komunikasi dan draf | Menghantar melalui sistem mereka jika dilantik |
| Penaja dan pempamer | Memiliki hubungan dan komitmen | Menyimpan senarai semak penyampaian bagi apa yang dijanjikan | Membekalkan bahan dan kakitangan mereka sendiri |
| Undang-undang, keselamatan, kebolehcapaian dan permit | Mendapatkan jawapan daripada pihak berkelayakan | Menyenaraikan soalan dan merekodkan jawapan | Memberi nasihat dalam bidang masing-masing |
| Penyelarasan di lokasi | Hadir dan memutuskan | Hadir seperti dipersetujui dalam skop | Mengendalikan kawasan masing-masing |
| Pelaporan dan serahan | Menyemak dan mengesahkan | Menyediakan laporan dan dokumen serahan | Memberi dokumen penutup mereka |
Sempadan yang wajar dinyatakan dengan jelas
- Ketua projek tidak menggantikan penasihat berkelayakan bagi soalan undang-undang, keselamatan, kebolehcapaian, privasi atau akreditasi.
- Ketua projek tidak membekalkan pengeluaran teknikal. Itu milik pembekal yang anda lantik.
- Jualan penajaan dan tiket bukan sebahagian daripada perkhidmatan. Menyelaras apa yang telah dijanjikan kepada penaja ialah sebahagiannya.
- Kehadiran di lokasi dan kuasa membuat komitmen wang ditetapkan dalam skop bertulis, tidak pernah diandaikan.
Satu nama bertanggungjawab bagi setiap baris
Baris dengan dua orang bertanggungjawab sebenarnya tiada seorang pun. Baris tanpa sesiapa akan terdedah pada hari acara. Gunakan pembina matriks tanggungjawab untuk menandakan siapa bertanggungjawab, akauntabel, dirunding dan dimaklumkan bagi setiap tugas, dan untuk melihat baris tanpa pemilik atau dengan dua pemilik.
Label peranan tanpa nama berfungsi apabila nama sensitif atau belum diputuskan.
Memastikan ia terkini
Semak jadual pada setiap pencapaian dan apabila pembekal ditambah atau seseorang bertukar peranan. Rekodkan perubahan dalam log keputusan supaya sejarahnya jelas. Lihat cara satu penglibatan berjalan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jurang rekaan tentang siapa menghantar peringatan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Pada sebuah forum ahli farmasi rekaan, pembekal pendaftaran menganggap sekretariat menghantar peringatan pembayaran, dan sekretariat menganggap sistem pembekal yang melakukannya. Seminggu sebelum acara, 40 perwakilan telah mendaftar tetapi belum membayar.
Ketua projek menemui jurang itu dalam semakan matriks, apabila baris 'peringatan pembayaran' tidak menunjukkan pemilik. Pelanggan menugaskannya kepada sekretariat, pembekal membekalkan senarai perwakilan yang belum membayar, dan matriks kini menamakan kedua-duanya.
Gunakan sendiri
Baris matriks tanggungjawab untuk disalin
Tambah satu baris bagi setiap tugas. Gunakan B untuk bertanggungjawab, A untuk akauntabel, D untuk dirunding dan M untuk dimaklumkan. Sasarkan tepat satu A bagi setiap baris.
| Tugas | Pelanggan | Ketua projek | Pembekal (namakan jenisnya) | Tarikh keputusan |
|---|---|---|---|---|
| Meluluskan program | A | M | - | Tarikh |
| Menulis taklimat tempat | D | A dan B | - | Tarikh |
| Mengendalikan sistem pendaftaran | A | D | B | Tarikh |
| Menghantar peringatan pembayaran | A | D | B | Tarikh |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda kecil, peranan jelas dan pembekal sedikit.
- Seorang boleh memegang seluruh matriks dan memastikannya terkini.
- Anda pernah bekerja dengan pembekal yang sama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau jabatan masing-masing menganggap orang lain memiliki sesuatu tugas.
- Anda menambah ketua projek dan memerlukan sempadan ditulis.
- Bahagian perolehan mahu melihat siapa akauntabel bagi apa.
Mahu pembahagian ditulis untuk acara anda?
Jika acara anda mempunyai pemilik yang bertindih atau tugas yang tiada sesiapa pegang, ketua projek boleh menggubal matriks tanggungjawab daripada taklimat anda, menandakan baris tanpa pemilik dan memastikannya terkini sepanjang pelaksanaan. Hantar senarai bidang yang anda tidak pasti.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa akauntabel jika pembekal gagal?
Pembekal bertanggungjawab ke atas perkhidmatannya di bawah kontraknya. Ketua projek menyelaras tindak balas, dan pelanggan memutuskan sebarang akibat.
Bolehkah ketua projek menandatangani kontrak?
Kuasa untuk membuat komitmen wang atau menandatangani ditetapkan dalam skop bertulis. Lalai ialah pelanggan meluluskan dan menandatangani.
Adakah jadual ini terpakai untuk acara kakitangan?
Strukturnya terpakai. Untuk acara kakitangan, tambah HR dan penaja eksekutif sebagai pelanggan. Lihat acara kakitangan dan dalaman.
Di mana saya boleh melihat contoh kerja?
Contoh pakej perancangan menunjukkan baris matriks tanggungjawab dalam konteks. Ia adalah rekaan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.