Proses kerjasama daripada taklimat hingga serahan tugas
Anda menimbang bantuan luar dan mahu tahu apa yang berlaku, dan apa yang diminta daripada anda, pada setiap peringkat.
Jawapan ringkas
Satu penglibatan melalui enam peringkat: taklimat, semakan kesesuaian, skop bertulis, persediaan, pelaksanaan dan serahan. Setiap peringkat berakhir dengan sesuatu yang boleh anda baca dan luluskan, supaya anda sentiasa tahu apa yang dipersetujui dan apa yang masih terbuka.
Skop ditetapkan secara bertulis sebelum kerja bermula, dan menamakan siapa mengetuai, apa yang termasuk, apa yang dikecualikan dan bagaimana perubahan dikendalikan. Tarikh dan tempoh bergantung pada acara anda dan ditetapkan dalam skop itu, bukan diandaikan lebih awal.
Enam peringkat
| Peringkat | Anda lakukan | Ketua projek lakukan | Anda terima |
|---|---|---|---|
| 1. Taklimat | Kongsi apa yang telah diputuskan dan apa yang terbuka | Membaca taklimat dan mencatat kekosongan | Pengesahan tentang apa yang difahami |
| 2. Semakan kesesuaian | Jawab soalan tentang pemilik keputusan, tarikh dan pembekal | Menilai sama ada tahap sokongan sesuai dengan keadaan | Tahap sokongan yang disyorkan, atau catatan jujur bahawa laluan lain lebih sesuai |
| 3. Skop bertulis | Semak dan luluskan | Menulis skop, pengecualian, tanggungjawab, titik semakan dan asas fi | Dokumen skop dan sebut harga untuk kelulusan |
| 4. Persediaan | Namakan pemilik keputusan dan kongsi fail serta kenalan | Membina garis masa, log keputusan, senarai tindakan dan keperluan pembekal | Dokumen kerja dan format pelaporan |
| 5. Pelaksanaan | Membuat keputusan tentang tarikh dan menghadiri titik semakan | Memastikan tindakan bergerak, menyelaras pembekal, melaporkan kemajuan, membangkitkan perubahan skop | Laporan kemajuan berkala dan log keputusan yang dikemas kini |
| 6. Serahan | Menerima dan mengesahkan | Menutup perkara terbuka, menghimpun fail dan menerangkannya | Dokumen serahan yang boleh diteruskan oleh pasukan anda |
Apa yang patut ada dalam taklimat
Taklimat tidak perlu lengkap. Ia perlu mengasingkan apa yang diputuskan daripada apa yang belum. Pembina taklimat acara menghasilkan versi boleh disunting yang anda boleh hantar, dengan tarikh dan bilangan peserta yang tidak diketahui dibiarkan sebagai tidak diketahui.
Semakan kesesuaian: keputusan yang jujur
Semakan kesesuaian boleh berakhir dengan saranan untuk melakukan kerja sendiri, menggunakan tahap sokongan yang lebih ringan, atau menggunakan penyedia yang lebih dekat dengan acara. Sokongan disyorkan hanya apabila ia berbaloi dengan fi.
Acara di luar Kuala Lumpur, Selangor dan kawasan Seremban termasuk Nilai dinilai satu demi satu. Lihat kawasan dan aturan di lokasi.
Perubahan semasa pelaksanaan
Pelan berubah. Apabila permintaan terkeluar daripada skop bertulis, ketua projek menyatakan perubahan itu, kesannya terhadap kerja dan asas fi, dan menunggu kelulusan anda sebelum meneruskan.
Perubahan pada program, bajet atau pilihan pembekal ialah keputusan anda. Ia direkodkan dalam log keputusan dengan tarikh dan siapa meluluskannya. Lihat fi, skop dan sebut harga.
Pelaporan dan keputusan
- Laporan status dalam format dan kekerapan yang dipersetujui: siap, akan datang, berisiko, keputusan diperlukan.
- Log keputusan: apa yang diputuskan, oleh siapa, bila dan apa yang terkesan.
- Senarai tindakan dengan pemilik dan tarikh bagi setiap perkara.
- Agenda ringkas sebelum setiap titik semakan, supaya keputusan sedia diambil.
Serahan
Serahan ialah sebahagian daripada skop, bukan tambahan. Ia meliputi kenalan, keputusan yang dibuat, fail pembekal, perkara tertunggak dan langkah seterusnya, dalam bentuk yang kekal walaupun kakitangan bertukar. Pembina pek serahan menunjukkan bentuknya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Satu penglibatan rekaan daripada taklimat hingga serahan
Organisasi, tarikh dan tempoh rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan jurutera kimia rekaan menghantar taklimat untuk persidangan dua hari di Selangor. Tempoh tarikh sudah tetap, program separa digubal dan tiada tempat dipilih.
Semakan kesesuaian mengesyorkan penyelarasan projek dengan program ditinggalkan kepada jawatankuasa. Skop bertulis menamakan ketua, menyenaraikan titik semakan, mengecualikan pengeluaran teknikal dan operasi sistem pendaftaran, dan menyatakan bahawa perubahan bilangan trek akan dihargakan sebagai perubahan skop. Pada penutup, jawatankuasa menerima log keputusan, fail pembekal dan senarai tiga perkara yang masih terbuka, masing-masing dengan pemilik.
Gunakan sendiri
Rangka taklimat untuk dihantar sebelum semakan kesesuaian
Jawab apa yang boleh. Tulis 'belum diputuskan' jika itulah jawapan sebenar.
- Jenis dan tujuan acara dalam dua baris.
- Khalayak dan saiz anggaran, atau 'tidak diketahui'.
- Tempoh tarikh, atau 'belum diputuskan', dan tarikh yang dielakkan.
- Kawasan atau tempat, jika sudah dipilih.
- Siapa meluluskan program, bajet dan pembekal.
- Pembekal atau penaja yang sudah dilantik atau dijanjikan.
- Apa yang pasukan anda akan lakukan sendiri.
- Sokongan yang anda timbang: pelan bertulis, ketua projek, pengurus bersama pasukan, atau tidak pasti.
- Dokumen yang ada: program terdahulu, bajet, kontrak pembekal.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda mempunyai pelan bertulis, pemilik keputusan yang dinamakan dan kapasiti.
- Anda hanya memerlukan satu dokumen disemak.
- Acara kecil dan pasukan anda pernah mengendalikannya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada sesiapa memegang tarikh, serahan pembekal dan keputusan bersama.
- Anda memerlukan skop bertulis untuk mendapatkan kelulusan bagi sokongan luar.
- Anda mahu rekod yang kekal walaupun kakitangan bertukar.
Bersedia menghantar taklimat?
Ketua projek boleh membaca taklimat anda, bertanya soalan semakan kesesuaian dan kembali dengan tahap sokongan yang disyorkan serta apa yang perlu dinyatakan oleh skop bertulis. Hantar rangka taklimat di atas, dengan perkara terbuka ditandakan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah semakan kesesuaian berkos?
Fi disebut harga bagi setiap taklimat, dan sebarang terma untuk perbualan awal dinyatakan secara bertulis sebelum kerja bermula. Lihat fi dan sebut harga.
Bolehkah saya berhenti selepas pelan bertulis?
Boleh. Pelan Acara ialah serahan yang lengkap, dan anda boleh melaksanakannya sendiri.
Bagaimana jika ketua projek tidak dapat hadir semasa pelaksanaan?
Kesinambungan diterangkan dalam skop bertulis. Lihat aturan kesinambungan dan sokongan gantian.
Siapa memiliki dokumen yang dihasilkan?
Anda. Dokumen diserahkan dalam serahan supaya pasukan anda dapat meneruskan tanpa bantuan luar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.