Aturan kesinambungan dan sokongan gantian untuk acara anda
Anda bergantung pada seorang untuk memegang pelan dan ingin tahu apa yang berlaku jika orang itu tidak dapat hadir.
Jawapan ringkas
Kesinambungan ialah sesuatu yang dipersetujui secara bertulis, bukan andaian. Seorang ketua projek bebas secara semula jadi mempunyai perlindungan terhad, jadi soalan yang berguna ialah aturan apa yang membolehkan pasukan anda meneruskan kerja jika ketua tidak dapat hadir beberapa hari.
Tiada pasukan gantian sedia ada didakwa di halaman ini. Pengganti bernama wujud hanya jika dipersetujui untuk perkhidmatan anda dan ditulis dalam skop.
Apa yang boleh dipersetujui
| Aturan | Keperluan daripada kedua-dua pihak |
|---|---|
| Fail kerja kongsi | Pelan, garis masa, log keputusan dan fail pembekal disimpan di tempat yang boleh dibuka pasukan anda, dengan pemilik bernama. |
| Pek serah tugas | Ringkasan terkini status, keputusan terbuka, hubungan pembekal dan tarikh akhir. Lihat pembina pek serah tugas. |
| Rentak semakan yang dipersetujui | Nota status berkala, supaya kekosongan disedari awal. |
| Pengganti bernama | Hanya jika dipersetujui: orang bernama, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukannya serta siapa yang memberi taklimat kepadanya. |
| Timbalan di pihak klien | Seorang dalam pasukan anda yang tahu di mana semuanya berada dan boleh meluluskan keputusan rutin. |
Apa yang tidak dapat dilindungi kesinambungan
Pek serah tugas membolehkan seseorang mengambil alih pelan. Ia tidak memberi orang luar hubungan pembekal atau konteks setiap keputusan. Nyatakan apa yang boleh diputuskan pengganti dan apa yang menunggu pemilik keputusan anda.
Kelulusan, bajet dan hubungan kekal dengan anda. Itu juga yang menjadikan kesinambungan mudah diurus.
Soalan untuk ditanya sebelum meluluskan skop
- Siapa ketua, dan adakah orang lain dinamakan dalam skop?
- Jika ketua tidak dapat hadir, apakah tempoh notis dan siapa yang memaklumkan anda?
- Di mana fail disimpan, dan siapa dalam pasukan anda boleh membukanya?
- Berapa kerap pek serah tugas dikemas kini?
- Apa yang berlaku kepada fi dan pencapaian jika ketua tidak dapat hadir untuk tempoh lama?
Aturan minggu acara
Hari sebelum dan semasa acara mempunyai toleransi paling rendah terhadap kekosongan. Minta senarai hubungan minggu acara, lembaran larian dan urutan panggilan pembekal berada di tangan anda beberapa hari lebih awal, supaya timbalan anda boleh menggunakannya tanpa ketua.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perjanjian kesinambungan fiktif
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah pasukan pembelajaran profesional fiktif melantik ketua projek untuk seminar dua hari. Dalam skop bertulis, fail berada di folder kongsi pasukan, pek serah tugas dikemas kini setiap dua minggu dan penyelaras pasukan dinamakan sebagai timbalan.
Tiada ketua pengganti dinamakan, dan skop menyatakannya. Sebaliknya, pasukan dan ketua bersetuju bahawa jika ketua tidak dapat hadir, penyelaras meneruskan kerja berdasarkan pek dan log keputusan sehingga ketua kembali.
Gunakan sendiri
Senarai semak perjanjian kesinambungan
Persetujui setiap baris secara bertulis dan simpan bersama skop.
- Ketua bernama:
- Pengganti bernama (tulis Tiada jika tidak dipersetujui):
- Apa yang boleh dilakukan pengganti, dan apa yang menunggu keputusan klien:
- Lokasi fail kongsi dan siapa dalam pasukan klien mempunyai akses:
- Pek serah tugas: selang kemas kini dan pemilik:
- Nota status: kekerapan dan penerima:
- Timbalan di pihak klien dan keputusan yang boleh diluluskannya:
- Senarai hubungan minggu acara dan lembaran larian: tarikh diserahkan kepada klien:
- Notis dan komunikasi jika ketua tidak dapat hadir:
- Kesan kepada pencapaian dan fi jika ketiadaan berpanjangan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda sendiri memegang pelan induk dan ketua projek hanya memberi nasihat.
- Acara singkat dan kekosongan beberapa hari tidak menjejaskan sebarang tarikh akhir.
- Anda sudah mempunyai timbalan yang mengenali fail pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Seorang sahaja memegang pelan dan tiada orang lain boleh membukanya.
- Acara mempunyai tarikh akhir pembekal tetap yang jatuh dalam tempoh berisiko.
- Jawatankuasa anda memerlukan terma kesinambungan secara bertulis sebelum meluluskan skop.
Mahu kesinambungan ditulis dalam skop anda?
Ketua projek boleh menyediakan fail kongsi, log keputusan dan pek serah tugas sejak minggu pertama, dan menulis terma kesinambungan dalam skop: siapa ketua, apa yang boleh dilakukan pengganti jika dipersetujui dan apa yang dipegang timbalan anda. Aturan itu dinyatakan secara bertulis sebelum kerja bermula.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah terdapat pasukan gantian?
Tiada pasukan gantian didakwa. Pengganti bernama wujud hanya jika dipersetujui dan ditulis dalam skop anda.
Siapa memegang fail?
Pasukan anda sepatutnya boleh membuka pelan, log keputusan dan fail pembekal pada bila-bila masa. Lokasinya dipersetujui secara bertulis.
Bagaimana jika ketua tidak dapat hadir semasa acara?
Persetujui lebih awal: lembaran larian, senarai hubungan dan siapa memutuskan apa, supaya timbalan anda boleh bertindak tanpa menunggu.
Adakah ini kos tambahan?
Sebarang aturan tambahan dinyatakan harganya dalam sebut harga bertulis. Lihat cara perubahan skop dan fi dikendalikan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.