Cara memberi taklimat kepada perunding acara baharu tanpa bermula semula

Perunding terdahulu sudah pergi atau jawatankuasa mahukan tenaga baharu, dan tiada sesiapa mahu mengulang enam bulan keputusan.

Bincang serah tugas projekMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Beri taklimat kepada perunding baharu dengan pek serah tugas, bukan perbualan: keputusan yang telah dibuat dan sebabnya, keputusan yang masih terbuka beserta pemilik, komitmen kepada pembekal dan orang yang perlu dirujuk. Kemudian minta perunding mengulang semula secara bertulis kepada anda sebelum bertindak.

Pek itu membolehkan perunding bermula dari kedudukan semasa, dan ulangan bertulis menangkap salah faham ketika kosnya masih rendah.

Asingkan yang sudah putus daripada yang masih terbuka

Sebab paling biasa serah tugas memulakan kerja semula ialah orang baharu tidak dapat membezakan keputusan daripada cadangan. Susun setiap item kepada tiga kumpulan: diputuskan dan direkodkan, diputuskan tetapi tidak direkodkan, dan masih terbuka.

Apa-apa dalam kumpulan tengah memerlukan pengesahan ringkas daripada jawatankuasa atau orang yang membuat keputusan, kemudian satu baris dalam log keputusan.

Kandungan pek serah tugas

Taklimat asal dan sebarang perubahan kemudian, dengan tarikh.
Log keputusan, termasuk keputusan yang dibatalkan dan sebabnya.
Status atur cara: penceramah disahkan, dijemput, menolak, dan siapa mengendalikan setiap satu.
Senarai pembekal dan venue dengan status sebut harga, perjanjian dan deposit.
Kedudukan bajet, apa yang telah dikomitkan, dan siapa meluluskan perubahan.
Komunikasi yang sudah dihantar kepada ahli, penceramah atau penaja, dan sebarang janji tidak rasmi.
Nama dan peranan semua yang mempunyai suara, menggunakan matriks tanggungjawab.

Adakan mesyuarat serah tugas yang menyelesaikan perkara

Hantar pek sekurang-kurangnya dua hari bekerja lebih awal supaya perunding hadir dengan soalan.
Bincangkan keputusan terbuka dahulu, bukan sejarah.
Biarkan pengerusi atau CEO menyatakan di dalam bilik apa yang boleh diputuskan perunding, apa yang memerlukan kelulusan dan apa yang memerlukan undian jawatankuasa.
Perkenalkan perunding kepada pembekal oleh orang yang sudah mereka kenali, dengan nota bertulis tentang hubungan baharu.
Minta ulangan bertulis dalam beberapa hari: apa yang difahami sebagai diputuskan, terbuka, berisiko dan seterusnya.

Risiko yang perlu dinamakan lebih awal

Risiko	Apa yang perlu dibuat
Komitmen tidak rasmi tidak pernah direkodkan	Tanya ahli jawatankuasa dan orang yang keluar tentang apa-apa yang dijanjikan secara lisan, dan tuliskannya.
Pembekal tidak pasti siapa untuk didengar	Hantar satu mesej kepada pembekal yang menamakan hubungan baharu dan tarikh berkuat kuasa.
Perunding terdahulu memegang fail	Minta pelan, senarai hubungan dan dokumen dipindahkan ke lokasi kongsi yang dikawal penganjur.
Kuasa tidak jelas	Nyatakan had kelulusan secara bertulis sebelum perunding menandatangani atau mengikat apa-apa.
Perunding baharu mereka bentuk semula apa yang sudah berjalan baik	Minta mereka menyenaraikan perubahan cadangan secara berasingan, dengan sebab, untuk diterima atau ditolak jawatankuasa.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Serah tugas di tengah projek, sepuluh minggu lagi

Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.

Sekretariat sebuah persatuan peranti perubatan rekaan membawa masuk perunding baharu sepuluh minggu sebelum persidangan tahunan selepas perunding terdahulu berhenti. Pek menyenaraikan 14 keputusan: sembilan diputuskan dan direkodkan, tiga diputuskan tetapi tidak pernah ditulis, dan dua masih terbuka.

Pada mesyuarat, pengerusi mengesahkan tiga keputusan yang tidak direkodkan dan menetapkan tarikh jawatankuasa bagi dua yang terbuka. Ulangan bertulis perunding mendapati satu jemputan penceramah dijanjikan secara lisan oleh ahli lembaga dan belum dihantar, lalu ditambah ke dalam log dan ditugaskan.

Gunakan sendiri

Senarai semak serah tugas perunding

Lengkapkan sebelum mesyuarat pertama dan hantar bersama pek.

Taklimat asal dan sejarah perubahan dilampirkan
Log keputusan dilampirkan, dengan keputusan yang dibatalkan dan sebabnya
Keputusan masih terbuka: pemilik dan tarikh keputusan bagi setiap satu
Keputusan dibuat tetapi tidak direkodkan: disahkan oleh siapa, dan bila
Senarai status penceramah dengan pemilik
Senarai pembekal dan venue dengan sebut harga, perjanjian, deposit
Kedudukan bajet dan had kelulusan
Janji tidak rasmi kepada ahli, penceramah atau penaja
Apa yang boleh diputuskan perunding, siapa meluluskan, apa yang ke jawatankuasa
Lokasi kongsi untuk pelan, hubungan dan fail
Mesej kepada pembekal menamakan hubungan baharu dan tarikh
Ulangan bertulis diminta dalam bilangan hari yang dipersetujui

Buka alat: Pembina matriks tanggungjawab acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Orang yang keluar masih ada untuk serah tugas ringkas.
Log keputusan dan fail pembekal sudah dikemas kini.
Skop yang diberikan kepada perunding baharu sama seperti sebelumnya.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Perunding terdahulu pergi secara mengejut dan rekod tidak lengkap.
Tiada sesiapa dalam jawatankuasa dapat menyatakan dengan jelas apa yang telah diputuskan.
Persidangan sudah dekat dan serah tugas tidak boleh mengambil masa berminggu-minggu.

Perlukan pek serah tugas dibina daripada apa yang ada?

Ketua projek persidangan boleh membina semula log keputusan daripada e-mel dan minit, menyemak status pembekal dan penceramah, mengesahkan kuasa dengan pengerusi, dan memberi taklimat kepada perunding baharu. Tujuannya melindungi kerja yang sudah dibuat dan beralih ke keputusan terbuka dengan cepat.

Bincang serah tugas projekMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Berapa banyak sejarah diperlukan perunding baharu?

Cukup untuk memahami mengapa keputusan dibuat, bukan setiap e-mel. Log keputusan dengan sebab, serta senarai status, biasanya mencukupi.

Perlukah perunding yang keluar memberi taklimat kepada yang baharu?

Ya, jika ada dan bekerjasama. Hadkan kepada satu sesi berstruktur dan satu pek bertulis, dengan penganjur hadir.

Bagaimana mengelak orang baharu membatalkan keputusan terdahulu?

Tandakan keputusan yang direkodkan sebagai tetap melainkan jawatankuasa membukanya semula, dan minta perunding membangkitkan sebarang perubahan secara berasingan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.