Ada jawatankuasa tetapi tiada ketua projek persidangan

Jawatankuasa bermesyuarat setiap bulan dan semua orang mengambil berat tentang persidangan, tetapi antara mesyuarat tiada siapa yang menjadi tempat rujukan.

Bincang ketua projek persidanganMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Jawatankuasa memutuskan; ia tidak menyelaras. Seseorang perlu memegang pelan, mengejar pembekal dan menyediakan keputusan antara mesyuarat. Jika tiada ahli atau kakitangan mempunyai masa, peranan itulah jurang yang perlu diisi, sama ada dengan menetapkannya secara rasmi atau melantik bantuan luar.

Mulakan dengan menjadikan jurang itu kelihatan: senaraikan tugas, namakan siapa membuat setiap satu, dan lihat di mana nama kehabisan.

Apa yang dilakukan ketua projek yang tidak boleh dilakukan jawatankuasa

Mengekalkan satu pelan dan satu senarai tugas yang terkini antara mesyuarat.
Menyediakan keputusan supaya jawatankuasa memilih antara pilihan yang jelas.
Bercakap dengan venue dan pembekal dengan satu suara.
Mengejar tarikh akhir, bayaran dan bahan penceramah.
Melapor kemajuan dan risiko kepada pengerusi dalam format ringkas yang tetap.

Gejala bahawa peranan ini tiada

Apa yang anda lihat	Apa yang biasanya di belakangnya
Keputusan muncul semula pada setiap mesyuarat	Tiada siapa menyediakan pilihan atau merekod hasil.
Pembekal menerima arahan bercanggah	Lebih daripada seorang ahli jawatankuasa bercakap bagi pihak acara.
Tugas dipersetujui kemudian dilupakan	Tiada pemilik atau tarikh pada setiap perkara.
Sekretariat terlebih beban pada minggu terakhir	Kerja penyelarasan jatuh kepada kakitangan terdekat secara lalai.
Pengerusi menjadi pengurus projek	Masa pengerusi habis dan pengawasan strategik terjejas.

Laluan keputusan untuk jawatankuasa

Senaraikan tugas utama persidangan menggunakan matriks tanggungjawab, dengan satu nama bertanggungjawab bagi setiap tugas.
Tandakan tugas tanpa nama, atau dengan nama yang terlebih beban.
Anggar berapa jam seminggu tugas tanpa pemilik memerlukan pada bulan terakhir, walaupun kasar.
Putuskan sama ada ahli atau kakitangan boleh mengambil peranan dengan masa dan kuasa yang dilindungi.
Jika tidak, tetapkan skop apa yang akan dimiliki bantuan luar dan apa yang kekal pada jawatankuasa, kemudian bandingkan pilihan. Lihat cara mengekalkan kawalan jawatankuasa apabila disumberluar.
Tulis keputusan, pemilik dan tarikh dalam minit.

Pilihan untuk mengisi jurang

Pilihan	Sesuai apabila	Perkara yang perlu diawasi
Ahli jawatankuasa mengambil peranan	Mereka mempunyai masa mingguan sebenar dan kuasa untuk mengejar orang lain.	Keletihan sukarelawan dan percanggahan dengan kerja hakiki.
Kakitangan sekretariat mengambilnya	Seorang kakitangan mempunyai kapasiti dan pengalaman.	Perkhidmatan ahli lain tergelincir, dan tiada pengganti jika tidak hadir.
Ketua projek persidangan sumber luar	Persidangan rumit, tarikh tetap, dan kapasiti dalaman terhad.	Kejelasan skop, asas fi dan hak keputusan. Lihat memberi taklimat kepada perunding.
Hibrid	Ahli jawatankuasa mengekalkan program manakala ketua mengendalikan logistik dan pembekal.	Pembahagian yang jelas, ditulis.

Apa yang kekal pada jawatankuasa dalam setiap pilihan

Tujuan, kandungan program dan pilihan penceramah, kelulusan bajet, kuasa menandatangani dan sebarang kenyataan awam kekal sebagai keputusan jawatankuasa. Bantuan luar menyediakan dan menyelaras; ia tidak mengambil alih perkara ini.

Jika anda sudah mempunyai agensi, lihat sama ada anda masih memerlukan ketua di pihak pelanggan.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Jawatankuasa menemui tiga aliran kerja tanpa pemilik

Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.

Persatuan Fiktif Jurutera Perunding mempunyai jawatankuasa lapan ahli yang merancang persidangan sehari. Menggunakan matriks tanggungjawab, setiausaha kehormat mendapati program dan kewangan mempunyai pemilik jelas, tetapi penyelarasan pembekal, logistik penceramah dan susulan pendaftaran tidak ada.

Ketiga-tiga tugas itu bersama-sama kelihatan seperti kira-kira lapan jam seminggu pada tiga bulan terakhir. Jawatankuasa memutuskan setiausaha kehormat tidak dapat menanggungnya, menyetujui skop bantuan luar untuk tiga aliran kerja itu, dan meminta dua calon memberi maklum balas. Program dan bajet kekal pada jawatankuasa.

Gunakan sendiri

Taklimat perbincangan dalaman untuk mesyuarat jawatankuasa

Tampal ke dalam kertas agenda. Isi apa yang anda tahu dan bawa matriks bersama.

Tempoh tarikh persidangan dan peringkat semasa:
Tugas yang disenaraikan dalam matriks tanggungjawab, dan berapa yang tiada pemilik dinamakan:
Tugas dengan pemilik terlebih beban (dan tugas lain pemilik itu):
Anggaran jam mingguan diperlukan untuk tugas tanpa pemilik, mengikut bulan hingga acara:
Pilihan 1: ahli mengambil peranan (siapa, jam tersedia, kuasa):
Pilihan 2: sekretariat mengambil peranan (siapa, kapasiti, pengganti):
Pilihan 3: ketua projek luar (skop, hak keputusan, asas fi untuk dicadangkan):
Apa yang kekal pada jawatankuasa dalam setiap pilihan:
Keputusan yang dipohon pada mesyuarat ini, pemilik dan tarikh:
Sumber bajet untuk sebarang bantuan luar dan siapa meluluskannya:

Buka alat: Pembina matriks tanggungjawab acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Seorang ahli jawatankuasa atau kakitangan mempunyai masa mingguan dan kuasa yang dilindungi.
Persidangan merupakan ulangan dengan pembekal yang mantap.
Tugas tanpa pemilik sedikit dan difahami dengan baik.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Tarikh tetap dan tugas tanpa pemilik memerlukan lebih masa daripada yang boleh diberi sesiapa.
Pengerusi sudah melakukan penyelarasan secara tidak rasmi.
Persidangan lalu berakhir dengan jurang pengetahuan selepas seorang sukarelawan berhenti.

Mahu ketua projek untuk aliran kerja tanpa pemilik?

Ketua projek persidangan boleh mengambil penyelarasan yang tiada siapa dalam jawatankuasa anda untuk memilikinya: pelan dan senarai tugas, susulan pembekal, logistik penceramah dan laporan kemajuan ringkas kepada pengerusi. Jawatankuasa mengekalkan tujuan, program, kelulusan bajet dan tandatangan.

Bincang ketua projek persidanganMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bolehkah pengerusi jawatankuasa bertindak sebagai ketua projek?

Sesetengah berbuat demikian, tetapi masa pengerusi biasanya diperlukan untuk pengawasan dan keputusan. Semak jam sebelum menetapkannya.

Adakah kami perlu mengambil untuk keseluruhan projek?

Belum tentu. Hadkan skop bantuan luar kepada aliran kerja tanpa pemilik dan tempoh yang ditetapkan, kemudian semak.

Bagaimana mengelak kehilangan kawalan?

Tulis keputusan yang kekal pada jawatankuasa dan ambang kelulusan sebelum melantik sesiapa.

Apa yang patut ditunjukkan kepada calon?

Taklimat, matriks tanggungjawab, tempoh tarikh dan kedudukan bajet, walaupun ada perkara yang tertulis Belum diputuskan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.