简要回答
筹委会负责决策，而不负责协调。总要有人掌握计划、跟进供应商，并在会议之间准备好决策事项。如果没有成员或职员有时间，这个角色就是需要补上的缺口：要么正式指派，要么委任外部协助。
先让缺口看得见：列出任务，写下每项由谁负责，看看名字在哪里用完。
项目负责人能做、而筹委会做不到的事
- 在两次会议之间保持唯一的计划和唯一的任务清单是最新的。
- 提前准备决策事项，让筹委会在清楚的选项之间做选择。
- 以统一的口径与场地和供应商沟通。
- 跟进截止日期、付款和讲者材料。
- 以固定的简短格式向主席汇报进展和风险。
缺少这个角色的征兆
| 您看到的现象 | 背后通常的原因 |
|---|---|
| 同一个决定每次会议都再出现 | 没有人准备选项或记录结果。 |
| 供应商收到相互冲突的指示 | 不止一位筹委会成员在代表活动发言。 |
| 任务议定后就被遗忘 | 每项没有指定负责人和日期。 |
| 最后几周秘书处不堪重负 | 协调工作默认落在了最近的职员身上。 |
| 主席变成了项目经理 | 主席的时间被占用，战略监督受到影响。 |
筹委会的决策路径
- 用责任矩阵列出会议的主要任务，每项任务指定一位负责人。
- 标出没有名字、或名字负担过重的任务。
- 粗略估算无人负责的任务在最后几个月每周需要多少小时。
- 决定是否有成员或职员能在受保护的时间和授权下承担这个角色。
- 如果没有，先界定外部协助负责什么、哪些仍归筹委会，再比较选项。外包时可参考如何保留筹委会决策权。
- 把决定、负责人和日期写入会议记录。
补上缺口的几种选择
| 选择 | 适合的情况 | 需要留意 |
|---|---|---|
| 由一位筹委会成员担任 | 此人每周确有时间，并有权督促其他人。 | 志愿者倦怠，以及与本职工作冲突。 |
| 由秘书处职员担任 | 有职员具备时间和经验。 | 其他会员服务受影响，且缺席时没有替补。 |
| 外包的会议项目负责人 | 会议较复杂、日期固定、内部人手紧张。 | 范围、收费基础和决策权要清楚。参见向顾问交接。 |
| 混合方式 | 筹委会成员保留议程，项目负责人处理后勤和供应商。 | 分工要清楚，并写下来。 |
无论选哪种，哪些仍归筹委会
目的、议程内容和讲者人选、预算批准、签字权以及任何对外声明，仍然是筹委会的决定。外部协助负责准备和协调，不会接管这些事项。
如果您已经有活动公司，请看是否仍需要主办方一侧的负责人。
实例演示 · 虚构示例
筹委会发现三条无人负责的工作线
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的顾问工程师协会有一个八人筹委会，在筹办一天的会议。名誉秘书用责任矩阵梳理后发现，议程和财务都有明确负责人，但供应商协调、讲者后勤和报名跟进没有人负责。
这三项任务合起来，在最后三个月大约每周八小时。筹委会认为名誉秘书无法承担，于是约定外部协助负责这三条工作线的范围，并请两位候选人回复。议程和预算仍由筹委会掌握。
可直接使用
筹委会会议用的内部讨论简报
粘贴到议程文件中。填写您已知的部分，并附上责任矩阵。
- 会议日期范围与当前阶段：
- 责任矩阵中列出的任务，以及其中没有指定负责人的数量：
- 负责人负担过重的任务（及其其他职责）：
- 无人负责的任务所需每周工时估算，按距活动的月份列出：
- 选项 1：成员担任（谁、可用时间、授权）：
- 选项 2：秘书处担任（谁、时间、替补）：
- 选项 3：外部项目负责人（范围、决策权、待提出的收费基础）：
- 无论哪个选项，仍归筹委会的事项：
- 本次会议请求的决定、负责人和日期：
- 外部协助的预算来源及批准人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有成员或职员拥有受保护的每周时间和授权。
- 这是重复举办的会议，供应商已经稳定。
- 无人负责的任务不多，也很清楚。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 日期已定，无人负责的任务需要的时间超过任何人能给的。
- 主席已经在非正式地做协调工作。
- 上一届会议在一位志愿者离开后留下了知识断层。
需要有人负责那些无人认领的工作线吗？
会议项目负责人可以承担筹委会无人负责的协调工作：计划与任务清单、供应商跟进、讲者后勤，以及向主席提交简短的进度报告。目的、议程、预算批准和签字仍由筹委会掌握。
主办方常见问题
筹委会主席可以兼任项目负责人吗？
有些主席这样做，但主席的时间通常要用于监督和决策。指派之前请先核算所需工时。
需要为整个项目聘请外部协助吗？
不一定。可以把外部协助限定在无人负责的工作线和明确的期限内，之后再检讨。
如何避免失去控制？
在委任任何人之前，写下仍归筹委会的决定以及审批门槛。
应该给候选人看什么？
需求说明、责任矩阵、日期范围和预算状况，即使其中某些项目写着尚未决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。