活动蓝图：您的会议策划方案

适合谁

• 打算自己办活动、但还没有书面计划的协会秘书处和筹委会。
• 需要在批准开支前向财务或采购部门提交明确范围的企业会议负责人。
• 筹备首届活动，或接手一场以往策划从未留下记录的活动的团队。
• 正在比较场地和供应商方案，希望各家根据同一套要求报价的主办方。

您会得到什么

• 书面的活动范围：目的、参会对象、形式、议程形式，以及包括和不包括的内容。
• 供应商和筹委会成员都能据以工作的项目需求说明。
• 标明决策日期和先后依赖关系的策划时间表。
• 团队、筹委会与供应商之间的职责划分。
• 可直接附在征询建议书后的供应商要求。
• 交接文件，使计划不因人员变动而中断。
• 可供日后活动重复使用的范围界定清单。格式请参考策划方案范例。

需要您提供什么

• 您的活动目的和参会对象，哪怕只是初稿。
• 日期范围和必须避开的日期。
• 谁批准议程、预算和供应商。
• 已委任或已答应的场地、供应商或赞助方。
• 往届活动的资料（如有）。
• 决策负责人按约定日期审阅初稿的时间。

谁负责什么

服务的界限

蓝图是策划类交付成果。场地运营、视听制作、餐饮和报名系统由专业供应商负责，并由您的团队或委任的负责人协调。

法律、安全、无障碍和许可方面的问题，会以问题清单的形式交给有资质的一方回答，而不是在方案中给出结论。

合作如何进行

1. 发来简短的需求说明，以及您正在考虑的支持方式。
2. 以书面确认蓝图的工作范围和审阅日期。
3. 与决策负责人逐部分审阅初稿。
4. 收到完整的方案及交接讲解。
5. 决定自行执行，还是再讨论项目支持。

影响费用的因素

待工作范围明确后，会根据您的需求说明编制报价，其中写明工作范围、费用的影响因素以及哪些变化会改变报价。详见费用与报价。这些因素包括：

• 议程元素的规模和数量，例如只有全体大会，还是设有多个平行分会场。
• 决策负责人的人数和审阅轮次。
• 现有资料可重复使用的程度。
• 需要书面要求的供应商类别数量。
• 时间安排，包括审阅期是否被压缩。

适用地区

服务范围为吉隆坡、雪兰莪以及包括 Nilai 在内的芙蓉一带。蓝图的现场出席按每份需求商定，大部分工作以文件为主。

来自其他地区的查询会得到如实的适配评估，而不是千篇一律的回复。有关覆盖范围的说明，请见服务地区与现场安排。