买方顾虑、人手与内部审批
已聘活动公司，还需要主办方项目负责人吗？
活动公司已经委任，发票也陆续送来，筹委会却仍觉得没有人在掌舵。
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简要回答
活动公司只负责交付你委托它做的事。它不能替你确定活动目的，不能批准你的议程或开支，也不能代表你的筹委会发言。你这边必须有人迅速、一致地做这些事，这就是主办方项目负责人的角色。
这不一定是全职工作，但需要一位有权限、有固定时间、职责范围明确的指定人选。
活动公司负责什么，只有主办方能负责什么
| 通常由活动公司负责 | 只有主办方能负责 |
|---|---|
| 在约定范围内寻找并协调供应商 | 活动目的、目标听众和成功标准 |
| 合约范围内的制作时间表与流程表 | 议程内容、讲者，以及台上说什么 |
| 合约项目在活动当天的执行 | 预算批准、签署权限、付款决定 |
| 针对自身范围的报价与汇报 | 与会员及相关方的关系，以及敏感信息的发布 |
| 提出它在自己工作范围内看到的问题 | 各项工作之间的取舍，例如成本与质量 |
主办方项目负责人实际做什么
- 对活动公司只用一个声音，避免筹委会成员各自下指令。
- 把筹委会的意见变成决定，并记入决策记录。
- 在活动公司的成果送到筹委会之前，对照简报先行审阅。
- 负责活动公司没有受委托的部分，例如讲者、会员沟通或财务。
- 核对范围、变更要求和发票是否与约定一致。
需要这个角色的信号
活动公司向三位不同的筹委会成员问同一个问题，得到三个答案。范围变更以发票的形式出现，而不是以决定的形式出现。有些工作落在活动公司的范围与秘书处的时间之间，例如讲者安排或报名跟进。
如果秘书处在其他工作之外，每天还要管活动公司，这个角色在实际上已经存在，却没有人被分配资源来承担。
可能不需要的情况
- 范围很窄，例如只有场地和视听设备，其余由一位职员已能掌握。
- 活动公司有专职客户经理，而你方的负责人每周有实际可用的时间。
- 活动是重复举办，供应商稳定，决策记录也很清楚。
如何设定这个角色
- 根据合约和简报，写下活动公司受委托做的事。
- 用责任矩阵列出该范围之外的工作，以及目前由谁负责。
- 确定谁代表主办方对活动公司发言、谁能批准开支，并书面通知活动公司。
- 约定每周一次的沟通，以及筹委会也能看到的进度格式。
- 四周后检讨，调整工时或权限。
实例演示 · 虚构示例
一家活动公司、三个委员会、一个缺失的负责人
虚构组织与数字，仅作示范。
一个虚构的金融科技协会委任活动公司负责场地、视听设备和报名。议程委员会、赞助委员会和财务委员会各自给活动公司发邮件。活动公司出于好意，按最后一个来信的人修改安排。
协会总裁指定会员服务主管担任主办方项目负责人，直到活动结束，每周六小时，并通知活动公司只有此人可以批准变更。活动公司范围以外的讲者安排，则在矩阵中指派给一位志愿者。
可直接使用
活动公司与主办方的角色分工表
在下次会议上与活动公司一起填写，并与合约放在一起保存。
- 合约约定的活动公司范围（列表）：
- 活动公司范围之外的事项，以及各由谁负责：
- 主办方项目负责人姓名及每周工时：
- 谁可以批准开支、额度多少，超出额度由谁批准：
- 谁向活动公司传达议程与讲者决定：
- 范围变更如何提出、报价和批准：
- 每周沟通日及报告格式：
- 本分工表的首次检讨日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一位职员每周有时间，也有权在筹委会成员之间作出决定。
- 活动公司的范围窄而清楚。
- 活动公司提供专职客户经理，汇报格式你们用得上。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会都在发指令，却没有人能说不。
- 活动的某些部分在活动公司范围之外，没有人负责。
- 你希望有人独立判断活动公司的计划与成本是否符合简报。
希望在活动公司之外另有主办方负责人？
会议项目负责人可以作为主办方对活动公司的唯一联系人，维护决策记录，对照你的简报审阅活动公司的计划，并负责其范围之外的工作，例如讲者协调和会员沟通。活动公司的范围、合约和筹委会的权限保持不变。
主办方常见问题
活动公司会觉得主办方负责人是威胁吗？
通常相反。单一联系人往往让活动公司的工作更清楚。可以把这个角色介绍为加快决定的方式，并明确说明活动公司保留哪些工作。
活动公司可以自己担任这个角色吗？
活动公司可以协调自己的范围，但不能替主办方作决定，也不能评判自己的交付。这两项职能要分开。
这个角色需要多少工时？
取决于活动规模和所处阶段。先列出经常性的工作来估算，再用第一个月的实际用时校正。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。