买方顾虑、人手与内部审批
活动顾问能否与已委任供应商合作？
场地、报名平台和视听供应商都已委任，您担心请外部协助就得从头来过。
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简要回答
可以。项目负责人可以协调您已选定的供应商，因为合同保持不变，负责人的工作是理清供应商之间的工作：谁交付什么、何时交付，以及两家供应商的计划冲突时由谁决定。
第一步是供应商检视：收集每份合同的内容，再列出不清楚或无人负责的事项。条款是否更改，由您和您的顾问决定。
什么会变，什么不变
合同、价格和供应商关系仍属于贵机构。顾问除非受您委托，否则不会重新谈判，也不会代您签署。
改变的是，有一个人掌握整体情况：截止日期、相互依赖、未决问题和决定。
一开始应分享什么
- 每份已签署的合同或订位确认，含范围和付款安排。
- 每家供应商联络人的姓名和角色。
- 目前的议程和时间表，即使仍是草稿。
- 已知的问题、延误或分歧。
- 贵机构内谁可以批准变更和支出。
已委任的供应商常留下哪些缺口
| 缺口 | 常见例子 | 项目负责人的做法 |
|---|---|---|
| 供应商之间的范围 | 报名台的电源、线路或网络由谁提供，没有写在任何合同里。 | 列出该项目，请各供应商书面确认，并把答复交给您。 |
| 时间表对不上 | 场地开放进场的时间比舞台搭建需要的更晚。 | 把两个日期并排列出，并提出选项供您决定。 |
| 资料太晚送到 | 流程表细节在活动前两天才送到视听团队。 | 订出每家供应商获得所需资料的日期。 |
| 涉及费用的变更 | 更改场地布置会影响两家供应商。 | 向各方收集费用和影响，汇成一个决定交给您。 |
| 权责不清 | 供应商向三个不同的人请求批准。 | 指定一条请求路径并记录决定。 |
情况变得棘手时
如果供应商表现不佳，您有哪些选择由合同决定。项目负责人可以记录发生的事并准备事实，但任何通知或补救措施，属于您和您的法律顾问处理的事。
如果已委任的供应商的条款互相冲突，请尽早说明；现在询问，比在现场解决便宜得多。
实例演示 · 虚构示例
协调三家已委任的供应商
以下机构和数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的贸易公会已委任一家酒店、一个报名平台和一家视听公司，举办两天的论坛，共 220 位代表。距活动还有六周，只有两人的秘书处已经吃紧。
项目负责人阅读三份协议，发现四个未决事项，包括报名区的屏幕由谁提供，以及视听团队何时可进入宴会厅。各供应商书面确认立场，秘书处决定其中两项，第五项深夜撤场交给酒店确认。项目负责人持续更新这份清单，直到活动举行。
可直接使用
供应商交接问题清单
把这些问题发给每家已委任的供应商，并要求在指定日期前书面答复。
- 您已确认的范围包含什么，不包含什么？
- 您需要我们在哪些日期和时间提供进场、资料或决定？
- 您需要其他供应商提供什么，由谁提供？
- 您处理变更的流程是什么，我们机构里谁可以提出变更？
- 付款日期是什么，取消或更改的条件是什么？
- 活动前您的联络人是谁，现场负责人是谁？
- 您已经看到哪些风险或未决事项？
- 您需要什么资料才能完成最终的流程表或计划？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，合同清楚，团队里有人有时间协调。
- 活动沿用团队以前办过的形式。
- 供应商之间没有未决的范围问题。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几家供应商在同一场地或同一日期工作，没有人掌握全局。
- 合同由不同的人在不同时间签署，缺口开始出现。
- 您希望有人检视供应商、列出未决事项，并持续跟进到活动举行。
希望协调已委任的供应商，而不是更换？
会议项目负责人可以检视您现有的合同，列出缺口和相互依赖，发出问题清单，并负责供应商协调直至活动举行。请提供供应商名单和日期，我们可以一起谈谈先检视什么。
主办方常见问题
顾问会接管我们与供应商的关系吗？
不会。贵机构仍是客户。项目负责人在约定范围内代您协调。
项目负责人可以更改供应商合同约定的工作吗？
只有您的授权签署人可以同意变更。项目负责人准备选项并记录决定。
已委任的供应商不够好怎么办？
先记录事实，并向顾问咨询您的合同权利。是否更换供应商由您决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。