Menggantikan pengurus acara yang berhenti sebelum persidangan
Orang yang memegang keseluruhan pelan telah meletak jawatan, persidangan tinggal beberapa minggu atau bulan, dan separuh pelan berada dalam kepalanya.
Jawapan ringkas
Anggap minggu pertama sebagai triaj, bukan pengambilan pekerja. Selamatkan fail dan hubungan pembekal, minta pengurus yang keluar menerangkan status dan keputusan terbuka secara bertulis, dan tentukan siapa memegang setiap kerja buat sementara. Kemudian barulah pilih antara pengambilan tetap, pengurus sementara atau ketua projek.
Tujuannya ialah mengelak kehilangan apa yang telah dipersetujui dan mengelak tarikh akhir pembekal tertangguh semasa anda membuat keputusan.
Minggu pertama: selamatkan apa yang ada
- Sahkan tempoh notis dan aturkan serah tugas berstruktur dengan pengurus yang keluar selagi beliau masih ada.
- Salin pelan, fail, hubungan pembekal dan peraturan peti mel ke lokasi kongsi yang dikawal organisasi.
- Senaraikan perjanjian pembekal, deposit dan tarikh bayaran atau pengesahan seterusnya bagi setiap satu.
- Maklumkan pembekal utama dan venue siapa hubungan mereka semasa peralihan.
- Beri taklimat kepada pengerusi dan CEO tentang apa yang diketahui dan apa yang tidak.
Apa yang perlu diperoleh daripada pengurus yang keluar
- Status bertulis bagi setiap kerja: atur cara, penceramah, venue dan pembekal, pendaftaran, komunikasi, bajet.
- Keputusan terbuka dengan pemilik dan tarikh, serta sebarang janji lisan atau persetujuan tidak rasmi.
- Tarikh dalam empat hingga enam minggu akan datang yang tidak boleh tertangguh, seperti pengesahan pembekal atau tarikh akhir bayaran.
- Sebab di sebalik keputusan yang kelihatan ganjil kepada orang baharu.
- Kata laluan atau akses sistem hanya melalui proses yang diluluskan organisasi, bukan perkongsian tidak rasmi.
Pilih liputan sementara
| Pilihan | Sesuai apabila | Perhatikan |
|---|---|---|
| Sekretariat menyerap kerja | Tinggal beberapa minggu dan kakitangan mengenali acara | Beban berlebihan dan perkhidmatan lain tertangguh |
| Pengurus tertanam sementara | Tinggal beberapa bulan dan anda perlukan kapasiti khusus sehingga pengambilan bermula | Masa untuk memberi taklimat dan kejelasan kuasa |
| Ketua projek persidangan yang disumberluarkan | Acara kompleks dan anda mahu seseorang memegang keseluruhan pelan | Skop, had kelulusan dan hak keputusan |
| Pengambilan tetap | Program berjalan lama dan peranan berterusan | Masa pengambilan mungkin melebihi tarikh acara |
Lindungi enam minggu akan datang
Siapa pun yang mengambil alih, keputusan yang mempunyai tarikh akhir diutamakan: pengesahan pembekal, deposit, perjalanan penceramah dan komunikasi kepada ahli. Letakkannya dalam log keputusan dengan tarikh tamat tempoh setiap satu.
Gunakan matriks tanggungjawab untuk memastikan setiap kerja ada pemilik yang dinamakan sejak hari pertama peralihan.
Kesilapan biasa
- Menunggu sehingga tempoh notis tamat sebelum meminta serah tugas.
- Menganggap fail mengandungi segala-galanya, sedangkan banyak berada dalam e-mel dan ingatan.
- Tidak memberitahu pembekal, yang kemudian menunggu orang yang sudah pergi.
- Menggantikan orang itu tanpa menyemak kuasa yang dipegangnya.
- Mengambil pekerja untuk jangka panjang sedangkan masalah segera ialah enam minggu akan datang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pengurus meletak jawatan sebelas minggu sebelum persidangan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Pengurus acara sebuah persatuan akauntan rekaan meletak jawatan sebelas minggu sebelum persidangan tahunan dengan tempoh notis empat minggu. CEO meminta serah tugas berstruktur pada minggu pertama dan mendapati tiga pengesahan pembekal perlu dibuat dalam lima minggu serta satu jemputan penceramah dijanjikan secara lisan.
Sekretariat memegang komunikasi dan pendaftaran, pegawai kewangan memegang bayaran, dan CEO melantik pengurus tertanam sementara untuk baki minggu sementara pengambilan peranan tetap bermula. Log keputusan dan matriks membawa pelan itu merentasi peralihan.
Gunakan sendiri
Senarai semak serah tugas pengurus acara yang berhenti
Lakukan bersama pengurus yang keluar dan pengerusi pada minggu pertama.
- Tempoh notis dan hari bekerja terakhir disahkan
- Pelan, fail dan hubungan disalin ke lokasi kongsi dikawal organisasi
- Status bertulis bagi setiap kerja diterima
- Keputusan terbuka disenaraikan dengan pemilik dan tarikh
- Janji lisan dan persetujuan tidak rasmi direkodkan
- Perjanjian pembekal, deposit, bayaran dan tarikh pengesahan seterusnya disenaraikan
- Tarikh dalam enam minggu akan datang yang tidak boleh tertangguh disenaraikan
- Pembekal utama dan venue diberitahu siapa hubungan mereka
- Pemilik sementara dinamakan bagi setiap kerja
- Akses sistem dipindahkan melalui proses yang diluluskan
- Pengerusi dan CEO diberi taklimat
- Pilihan liputan dipilih dan tarikh mula ditetapkan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pengurus keluar secara baik dengan tempoh notis yang panjang.
- Pelan dan log keputusan terkini dan sekretariat mengenali acara.
- Masa yang berbaki singkat dan kerja kebanyakannya pelaksanaan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pemergian mengejut dan rekod tidak lengkap.
- Persidangan kompleks dan sekretariat tiada kapasiti lebih.
- Anda memerlukan seseorang yang boleh memegang keseluruhan pelan semasa pengambilan berlangsung.
Perlukan liputan sementara untuk pelan?
Pengurus projek acara tertanam boleh mengambil alih untuk baki minggu sebagai kapasiti khusus, membina semula log keputusan, mengesahkan status pembekal dan mengambil alih kerja yang anda tugaskan. Jika kapasiti khusus tidak tersedia pada masa anda perlukan, ketua projek persidangan boleh memegang keseluruhan pelan. Jawatankuasa anda mengekalkan keputusan atur cara dan bajet.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami menggantikan pengurus atau menyusun semula peranan?
Tentukan liputan sementara dahulu, kemudian ambil masa untuk keputusan tetap. Enam minggu akan datang lebih penting daripada jawatan.
Bolehkah pengurus yang keluar kekal sebagai penasihat?
Kadangkala, tertakluk kepada komitmen baharunya dan dasar anda. Jika ya, sepakati skop, jam dan kepada siapa beliau melapor secara bertulis.
Bagaimana memberitahu pembekal?
Hantar satu mesej ringkas menamakan hubungan sementara dan tarikh berkuat kuasa, dan minta setiap pembekal mengesahkan perkara tertunggak dan tarikh akhir.
Sumber berkaitan
- Persatuan kami ada jawatankuasa tetapi tiada ketua projek persidangan
- Cara memberi taklimat kepada perunding acara baharu tanpa bermula semula
- Cara mengekalkan kawalan jawatankuasa apabila kerja persidangan disumberluarkan
- Pengurus projek acara bersama pasukan anda
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.