活动项目需求说明该写什么

筹委会已经决定要办这场活动，现在需要有人把它具体写下来。

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简要回答

一份有用的活动项目需求说明要记录十件事：目的、参会对象、形式、日期范围、地点、规模、决策负责人、预算状况、已有供应商，以及需要的协助。

第一天不必全部有答案，但每个问题都要列出来，并写明由谁负责、在什么日期前决定。

为什么需求说明比活动计划更重要

需求说明是所有人的工作依据：筹委会、财务、场地、视听供应商，以及您委任的项目负责人。如果写得含糊，每一方都会用自己的假设去填补空白。

会议中代价最高的改动，大多来自从未写下来的决定。需求说明把这些决定变成一份可以逐项处理的清单。

十个部分，以及哪些可以先留空

用下表查看每个部分的作用，以及目前能否标记为尚未确定。

部分	要写什么	一开始能否留空？
1. 目的	为什么办这场活动、活动后应有什么改变，用一两句话写清楚。	不能。其他部分都以此为基础。
2. 参会对象	希望谁出席、如何邀请、大约多少人。	人数可以写范围。
3. 形式	会议、研讨会、圆桌、论坛或混合式；单一会场还是多分会场。	可以，但要列出正在考虑的选项。
4. 日期范围	首选日期、需要避开的日期及原因。	可以，写成时间范围。
5. 地点	所在地区及必须的地点理由，例如方便会员乘搭轨道交通。	可以。场地通常在需求说明之后才确定。
6. 规模与议程形式	半天、一天或两天；只有全体大会还是有分组会议。	部分可以。
7. 决策负责人	由谁批准议程、预算、讲者和供应商。	不能。这是最常漏写的部分。
8. 预算状况	已批准金额、参考范围或尚未设定，以及谁有权批准追加。	可以，但要写明审批途径。
9. 已有承诺	已委任或已答应的供应商、场地或赞助方。	不能。隐藏的承诺会导致返工。
10. 需要的协助	希望外部负责人或供应商承担哪些工作，哪些留在内部。	可以，在比较不同支持方式期间。

应该由谁来写？

最常被问到这场活动的人最适合执笔，通常是秘书处主管、企业传播部门的会议负责人或筹委会秘书。

筹委会主席审阅目的和参会对象，财务确认预算状况。篇幅控制在两到三页，大家才会真正读完。

常见缺漏及其后果

没有指定议程审批人，讲者确认后又被推翻。
预算只写一个数字，没说明是否包含税费或服务费。
资深成员口头答应了某个场地或赞助方，却没有记录。
人数只写一个数字，没说明是邀请人数、报名人数还是预计出席人数。
没有写明委任外部协助后，主办方仍掌握哪些决定。

写好之后怎么用

发给各决策负责人，请他们在指定日期前确认或修正自己负责的部分。
把每个未决事项写进决策记录，并附上决定日期。
以第5、6、9部分作为场地和供应商需求的起点。
每次发出征询建议书时附上需求说明，让供应商根据同一套事实报价。

实例演示 · 虚构示例

某专业团体为年会写的第一份需求说明

机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。

马来西亚虚构测量师学会计划在明年下半年举办一天的年会，预计约250至350名会员出席。理事会已批准举办，但尚未批准预算。

他们的第一份需求说明把日期、场地和预算标为未决，指定名誉秘书为各项负责人，并定下理事会议日期来作决定。说明中也记录了一位前任会长私下表示愿意接洽两家公司赞助，因此在任何人联系这两家公司之前，赞助接洽事项就已被标出。

可直接使用

活动项目需求说明模板

复制到文档中，填写已知的内容。仍未决定的项目，写上尚未确定，并注明负责人和日期。

目的：为什么办这场活动，活动后应有什么改变：
参会对象：谁、如何邀请、大约人数（可写范围）：
正在考虑的形式：
日期范围及需避开的日期：
地区或地点要求：
议程形式（时长、全体大会、分组会议）：
决策负责人：议程／预算／讲者／供应商：
预算状况与审批途径：
已委任或已答应的供应商、场地或赞助方：
需要的外部协助，以及留在内部的工作：
未决问题（每项注明负责人和决定日期）：

打开工具: 活动需求说明生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

有一位同事有时间收集答案并跟进各决策负责人。
团队往年已办过同类活动，对形式很熟悉。
筹委会对目的和参会对象已有共识。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个委员会或部门各自掌握部分决定。
上次负责活动的人已离开，没有留下交接。
财务或采购部门在批准开支前需要一份站得住脚的工作范围。

想把需求说明变成可执行的计划？

如果模板已经填好，但未决问题一直变动，会议项目负责人可以与筹委会一起把这些决定逐一落实，议程仍由您掌握。把目前的内容发过来即可，即使一半还写着尚未确定。

洽谈您的活动需求将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

活动项目需求说明应该写多长？

大多数专业活动两到三页就足够。篇幅更长的文件往往把需求说明和执行计划混在一起。详细进度表、预算和供应商规格应分开成独立文件，在需求说明中引用即可。

预算未批准前，要不要写进需求说明？

如实写明预算状况：已批准、参考范围或尚未设定，并注明由谁、在何时批准。只要审批途径清楚，供应商和项目负责人都能在预算未定的情况下开展工作。

需求说明和征询建议书是一样的吗？

不一样。需求说明描述您的活动和需要做的决定；征询建议书是请供应商为明确的工作范围报价。先写需求说明，再据此编写征询建议书。