活动目的说明
筹委会每个人对活动为何举办的想法都略有不同，决定因此一再拖延。
简要回答
活动目的说明是一段简短的话，说明活动为谁而办、活动之后他们会有什么不同，以及活动明确不做什么。之后每个决定都要对照它：形式、日期、场地、讲者、预算。
先写出来，与批准议程的人书面确认，并控制在约 60 个词（中文约 100 字）以内。
一份可用说明的四个部分
有效的说明按顺序包含四个部分，每个部分都能去掉一类含糊的说法。
| 部分 | 回答的问题 | 较弱的写法 | 可用的写法 |
|---|---|---|---|
| 对象 | 究竟为谁而办？ | 行业相关方 | 在巴生谷中型事务所执业的工料测量师 |
| 改变 | 活动之后他们有什么不同？ | 提高认识 | 能向客户解释新的合同条款，并知道到哪里提问 |
| 方式 | 活动做什么来促成这个改变？ | 举办会议 | 举办一天的议程，包括案例讨论和与监管机构的座谈 |
| 边界 | 活动明确不做什么？ | 为所有人做所有事 | 不是贸易展，也不是会员业务会议 |
决策步骤
- 请每位筹委会成员先不讨论，各写一句活动为何存在。
- 按对象和改变整理这些句子，标出冲突之处。
- 确定主要对象。可以点出第二类对象，但第一类对象决定议程。
- 把改变写成一个人能做到、知道或决定的事，而不是一种感觉。
- 加上一条边界。它通常是日后争论最多的一项。
- 把草稿交给批准议程的人，请对方书面确认或修改。
采用之前的检查
- 讲者读了之后，能知道哪些内容不用讲吗？
- 场地读了之后，能知道活动需要什么样的房间吗？
- 它写明的对象是你们能联系并邀请到的吗？
- 它有没有避免在没说明改变的情况下使用“提高认识”“交流”“互动”这类词？
- 是否有明确的负责人可以修改它，以及定稿的日期？
常见陷阱
- 写成协会的使命宣言，而不是这场活动的目的。
- 同时列出三类权重相同的对象。
- 把目的与衡量指标混在一起。成功指标是下一步，见活动成功标准。
- 委员会改变了对象，却仍把说明当作固定不变。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构学会如何写出目的说明
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的马来西亚采购人员学会争论了两个月，不知道年度会议是会员庆典还是培训日。三位委员各写一句话，秘书把它们整理出来。
最终确定的说明是：这场为期一天的会议面向巴生谷公共和私营机构的采购人员。一天结束时，他们应能在自己的工作中应用修订后的招标指引，并知道有疑问时联系谁。会议形式为案例讨论和监管机构座谈。它不是贸易展，也不是学会的年度会议。场地短名单、讲者名单和参展商的问题因此都变得更容易决定。
可直接使用
活动目的说明模板
复制后填写四个部分，再合并成约 100 字的一段话。请批准议程的人书面确认。
- 对象（与您实际能邀请到的群体一样具体）：
- 改变（活动之后他们能做到、知道或决定什么）：
- 方式（活动做什么来促成这个改变）：
- 边界（这场活动明确不是什么）：
- 合并后的段落（约 100 字）：
- 批准人（姓名与职务）及日期：
- 说明定稿的日期，之后除非批准人重新开启，否则不再变动：
- 说明存放在哪里，以及谁会在简报和供应商询价中引用：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会大体一致，只需要把想法写下来。
- 有一个人有权批准这份说明。
- 活动沿用熟悉的年度形式。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会或部门各有想法，没人能定下来。
- 活动是新办的，或者要从一种形式转为另一种。
- 说明还要用于更大的章程、范围和预算审批。
想把说明变成工作用的需求说明和计划吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以把您确定的目的说明，整理成有文件记录的范围、时间表、职责清单和供应商要求，使之后每个决定都能对照目的。如果说明仍有争议，可先用一次简短的工作会议来取得一致。可先用活动需求说明生成器收集输入。
主办方常见问题
活动目的说明应该多长？
约一段话，一百字左右。如果需要更长，活动可能想同时做两件事，早点发现很有价值。
目的说明和活动目标是一回事吗？
不是。说明讲活动为什么存在、为谁而办。目标和成功指标讲怎样知道活动成功。参见活动成功标准。
应该由谁批准？
批准议程的人或机构，通常是主席或会议负责人。请写上他们的名字。
说明可以修改吗？
可以，但要由批准人重新开启并记录变更。否则批准后视为定稿，避免供应商和讲者被重复交代。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。