Cara menulis pernyataan tujuan acara
Setiap ahli jawatankuasa mempunyai gambaran yang sedikit berbeza tentang mengapa acara diadakan, dan keputusan terus tertangguh kerananya.
Jawapan ringkas
Pernyataan tujuan acara ialah satu perenggan ringkas yang menyatakan untuk siapa acara itu, apa yang patut berbeza bagi mereka selepasnya, dan apa yang tidak cuba dilakukan. Ia ujian yang digunakan untuk setiap keputusan kemudian: format, tarikh, venue, penceramah, bajet.
Tulis dahulu, setujui secara bertulis dengan pihak yang meluluskan program, dan kekalkan sekitar 60 patah perkataan.
Empat bahagian pernyataan yang berguna
Pernyataan yang berfungsi mempunyai empat bahagian, dalam urutan ini. Setiap bahagian menghapuskan satu jenis cakap yang kabur.
| Bahagian | Soalan yang dijawab | Versi lemah | Versi berguna |
|---|---|---|---|
| Khalayak | Untuk siapa tepatnya? | Pihak berkepentingan industri | Juruukur bahan yang berkhidmat di firma sederhana di Lembah Klang |
| Perubahan | Apa yang berbeza bagi mereka selepasnya? | Meningkatkan kesedaran | Dapat menerangkan klausa kontrak baharu kepada pelanggan dan tahu ke mana bertanya |
| Mekanisme | Apa yang acara lakukan untuk mencapai perubahan itu? | Mengadakan persidangan | Menjalankan program sehari berisi perbincangan kes dan panel bersama pengawal selia |
| Sempadan | Apa yang sengaja tidak dilakukan? | Semua perkara untuk semua orang | Bukan pameran perdagangan dan bukan mesyuarat perniagaan ahli |
Urutan keputusan
- Minta setiap ahli jawatankuasa menulis satu ayat tentang mengapa acara diadakan, tanpa berbincang dahulu.
- Susun ayat mengikut khalayak dan perubahan. Catat di mana ia bercanggah.
- Tentukan khalayak utama. Khalayak kedua boleh dinamakan, tetapi yang pertama membentuk program.
- Tulis perubahan sebagai sesuatu yang boleh dilakukan, diketahui atau diputuskan seseorang, bukan perasaan.
- Tambah satu sempadan. Ia biasanya perkara yang paling kerap dipertikaikan kemudian.
- Hantar draf kepada orang yang meluluskan program dan minta persetujuan atau suntingan bertulis.
Semakan sebelum menerima pakai
- Bolehkah penceramah membacanya dan tahu apa yang perlu ditinggalkan?
- Bolehkah venue membacanya dan tahu jenis bilik yang diperlukan?
- Adakah ia menamakan khalayak yang boleh anda capai dan jemput?
- Adakah ia mengelak perkataan kesedaran, rangkaian dan penglibatan tanpa menyatakan apa yang berubah?
- Adakah pemilik yang jelas boleh mengubahnya, dan tarikh selepas itu ia ditetapkan?
Perangkap
- Menulis pernyataan misi persatuan dan bukan tujuan acara ini.
- Menyenaraikan tiga khalayak dengan berat yang sama.
- Mencampurkan tujuan dengan ukuran. Ukuran kejayaan datang kemudian, dalam kriteria kejayaan acara.
- Menganggap pernyataan tetap walaupun jawatankuasa menukar khalayak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan rekaan menulis pernyataannya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pegawai Perolehan Malaysia telah berbahas dua bulan sama ada persidangan tahunannya sambutan ahli atau hari latihan. Tiga ahli jawatankuasa masing-masing menulis satu ayat dan setiausaha menyusunnya.
Pernyataan dipersetujui: Persidangan sehari ini untuk pegawai perolehan dalam organisasi awam dan swasta di Lembah Klang. Menjelang akhir hari mereka patut dapat menggunakan garis panduan tender yang disemak dalam kerja sendiri dan tahu siapa dihubungi untuk bertanya. Ia berjalan sebagai perbincangan kes dan panel pengawal selia. Ia bukan pameran perdagangan dan bukan mesyuarat tahunan persatuan. Senarai pendek venue, senarai penceramah dan soalan pempamer semuanya menjadi lebih mudah.
Gunakan sendiri
Templat pernyataan tujuan acara
Salin ini, isi empat bahagian, kemudian gabungkan menjadi satu perenggan sekitar 60 patah perkataan. Minta pelulus program mengesahkannya secara bertulis.
- Khalayak (setepat kumpulan yang benar-benar boleh anda jemput):
- Perubahan (apa yang mereka boleh buat, tahu atau putuskan selepasnya):
- Mekanisme (apa yang acara lakukan untuk memungkinkan perubahan itu):
- Sempadan (apa yang sengaja bukan acara ini):
- Perenggan gabungan (sekitar 60 patah perkataan):
- Diluluskan oleh (nama dan peranan), tarikh:
- Tarikh selepas itu pernyataan ditetapkan melainkan pelulus membukanya semula:
- Di mana pernyataan disimpan dan siapa akan memetiknya dalam taklimat dan permintaan pembekal:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa secara umum bersetuju dan hanya perlu menulis idea itu.
- Seorang mempunyai kuasa meluluskan pernyataan.
- Acara mengulang format tahunan yang biasa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa atau jabatan mempunyai idea bersaing dan tiada siapa dapat menyelesaikannya.
- Acara baharu, atau berpindah daripada satu format kepada yang lain.
- Pernyataan perlu menyumbang kepada piagam, skop dan kelulusan bajet yang lebih besar.
Mahu pernyataan ditukar menjadi taklimat dan pelan kerja?
Event Blueprint boleh mengambil pernyataan tujuan yang anda sepakati dan menukarnya menjadi skop yang didokumenkan, garis masa, senarai tanggungjawab dan keperluan pembekal, supaya setiap keputusan kemudian boleh diuji dengan tujuan itu. Jika pernyataan masih dipertikaikan, mulakan dengan sesi kerja ringkas untuk menyepakatinya. Pembina taklimat acara membolehkan anda mengumpul input dahulu.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang pernyataan tujuan acara?
Sekitar 60 patah perkataan, atau satu perenggan ringkas. Jika perlu lebih, acara mungkin cuba melakukan dua perkara, yang berguna diketahui awal.
Adakah pernyataan tujuan sama dengan objektif acara?
Tidak. Pernyataan menyatakan mengapa acara wujud dan untuk siapa. Objektif dan ukuran kejayaan menyatakan bagaimana anda tahu ia berjaya. Lihat kriteria kejayaan acara.
Siapa patut meluluskannya?
Orang atau badan yang meluluskan program, biasanya pengerusi atau pemilik persidangan. Tulis nama mereka padanya.
Bolehkah pernyataan berubah?
Boleh, jika pelulus membukanya semula dan perubahan direkodkan. Jika tidak, anggap tetap selepas diluluskan, supaya pembekal dan penceramah tidak diberi taklimat dua kali.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.