Piagam projek acara: satu halaman yang membenarkan kerja
Jawatankuasa sudah bersetuju mengadakan acara, tetapi belum ada yang menulis siapa dibenarkan melakukan apa.
Jawapan ringkas
Piagam projek acara ialah dokumen satu atau dua halaman, ditandatangani oleh penaung atau pengerusi jawatankuasa, yang membenarkan kerja bermula. Ia menyatakan tujuan, kriteria kejayaan, skop, kedudukan bajet, kuasa keputusan, tarikh utama dan siapa yang mengetuai urusan harian.
Ia lebih ringkas dan lebih tegas daripada taklimat projek. Taklimat meneroka dan merekodkan soalan terbuka; piagam merekodkan apa yang sudah dipersetujui dan siapa yang berkuasa memutuskan selebihnya.
Apa yang dimasukkan dan dari mana asalnya
| Bahagian piagam | Sumber | Catatan |
|---|---|---|
| Tujuan | Pernyataan tujuan acara | Satu atau dua ayat. |
| Kriteria kejayaan | Kriteria kejayaan | Dua atau tiga, setiap satu ada pemilik. |
| Skop termasuk, tidak, belum diputuskan | Batas skop | Perkara belum diputuskan perlu pemilik dan tarikh. |
| Andaian utama | Daftar andaian | Hanya yang berkesan tinggi. |
| Kedudukan bajet | Kewangan atau bendahari | Diluluskan, julat atau belum ditetapkan, dan siapa meluluskan perubahan. |
| Kuasa dan peranan | Pengerusi jawatankuasa dan penaung | Penaung, ketua projek, pelulus, siapa boleh menandatangani untuk pembekal. |
| Pencapaian utama | Draf perancangan | Tarikh keputusan utama, bukan jadual penuh. |
Urutan keputusan untuk mendapatkan tandatangan
- Susun draf piagam daripada bahagian di atas. Sasarkan satu halaman; dua paling banyak.
- Namakan penaung: orang yang memiliki hasil dan boleh melepaskan wang dan tenaga.
- Namakan ketua harian dan nyatakan apa yang boleh diputuskannya sendiri, apa yang perlu kepada penaung dan apa yang perlu kepada jawatankuasa.
- Edarkan kepada jawatankuasa untuk ulasan dengan tarikh pulang yang tetap.
- Luluskan dalam mesyuarat atau melalui e-mel yang direkodkan, dan simpan di tempat ahli jawatankuasa baharu boleh menjumpainya.
Kekurangan yang biasa berlaku
- Penaung ialah sebuah jawatankuasa, jadi tiada siapa boleh menjawab ya dengan cepat. Namakan seorang individu bersama timbalan.
- Kuasa menandatangani kontrak pembekal tidak dinyatakan, jadi sebut harga tidak berjawab.
- Baris bajet tidak menyatakan apa yang termasuk atau siapa boleh meluluskan lebihan perbelanjaan.
- Piagam ditulis sekali dan tidak disemak semula apabila skop berubah. Rekod perubahan dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Piagam rekaan untuk forum persatuan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pembekal Latihan meluluskan forum sehari untuk 150 hingga 220 ahli. Presiden ialah penaung. Setiausaha kehormat mengetuai urusan harian dan boleh mengesahkan pembekal sehingga jumlah yang ditetapkan bendahari, dengan apa-apa yang lebih tinggi dirujuk kepada presiden.
Piagam menyenaraikan dua perkara belum diputuskan, venue dan honorarium penceramah, masing-masing dengan pemilik dan tarikh majlis. Ia satu halaman, ditandatangani pada mesyuarat majlis, dan dilampirkan pada setiap permintaan kepada pembekal.
Gunakan sendiri
Piagam projek acara satu halaman
Salin ke dalam dokumen. Jika sesuatu belum selesai, tulis Belum diputuskan dengan pemilik dan tarikh.
- Nama acara, format dan tempat atau kawasan:
- Tujuan (satu atau dua ayat):
- Kriteria kejayaan, setiap satu dengan ukuran dan pemilik:
- Termasuk / tidak termasuk / belum diputuskan (dengan pemilik dan tarikh):
- Andaian utama untuk disahkan:
- Kedudukan bajet, apa yang termasuk, dan siapa meluluskan perubahan:
- Penaung (jawatan) dan timbalan:
- Ketua harian dan apa yang boleh diputuskannya sendiri:
- Laluan kelulusan untuk atur cara, penceramah, pembekal dan perbelanjaan:
- Pencapaian utama dan tarikh keputusan:
- Bantuan yang diperlukan dari luar, dan apa yang kekal dalaman:
- Ditandatangani oleh, jawatan, tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang penaung boleh menandatangani dan jawatankuasa mempercayainya untuk memutuskan.
- Bahagian seperti tujuan dan skop sudah ditulis.
- Acara ini berulang dengan format yang diketahui.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara dianjurkan bersama dan setiap penganjur mempunyai rantaian kelulusan sendiri.
- Acara terdahulu mempunyai pertikaian tentang siapa boleh mengikat wang.
- Penaja dana atau lembaga mahukan kebenaran bertandatangan sebelum melepaskan bajet.
Mahu piagam disediakan bersama anda?
Event Blueprint merangkumi piagam yang disediakan daripada jawapan jawatankuasa anda sendiri, dengan kuasa keputusan dan perkara terbuka dijelaskan. Ketua projek kemudian boleh bekerja mengikutnya setiap hari dan membawa perubahan kembali kepada pelulus anda, bukan memutuskannya sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah piagam berbeza daripada taklimat?
Ya. Taklimat meneroka acara dan merekodkan soalan terbuka. Piagam merekodkan apa yang dipersetujui dan siapa yang berkuasa, dan ia ditandatangani.
Siapa yang patut menandatangani piagam?
Penaung dan pengerusi jawatankuasa, mengikut jawatan. Jika bajet berada pada bendahari atau ketua kewangan, sertakan mereka.
Berapa panjang sepatutnya?
Satu halaman ideal; dua halaman had. Letakkan butiran dalam pelan dan rujuk kepadanya.
Bila terlalu awal untuk menulis piagam?
Apabila tujuan belum dipersetujui. Mulakan dengan pernyataan tujuan, kemudian piagam. Jalankan keputusan terus atau henti dahulu jika kelulusan belum pasti.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.