Kandungan cadangan pengurusan acara
Anda hampir meminta perunding atau agensi mencadangkan cara mereka mengurus persidangan anda, dan anda mahu menerima sesuatu yang boleh dibandingkan.
Jawapan ringkas
Cadangan yang berguna menyatakan apa yang akan dibuat, oleh siapa, dalam fasa mana, apa yang dikecualikan, bagaimana keputusan dibuat, bagaimana fi dibina dan apa yang berlaku apabila skop berubah. Apa-apa yang tiada daripada senarai ini akan menjadi rundingan kemudian.
Cara paling mudah ialah menghantar taklimat bersama permintaan dan meminta cadangan dalam struktur yang ditetapkan.
Dua belas perkara yang perlu diminta
| Perkara | Rupa jawapan yang baik |
|---|---|
| 1. Pemahaman tentang acara | Menyatakan semula tujuan, peserta dan kekangan anda dengan kata-kata sendiri, serta menyenaraikan andaian. |
| 2. Skop kerja | Hasil kerja yang dinamakan mengikut fasa, dan tidak hanya kata kerja seperti urus atau selaras. |
| 3. Pengecualian | Apa yang di luar skop dan siapa yang dijangka melakukannya. |
| 4. Pasukan dan masa | Siapa membuat kerja, peranan mereka dan komitmen masa, dengan pengganti yang dinamakan jika tidak hadir. |
| 5. Hak membuat keputusan | Apa yang boleh diputuskan oleh ketua projek sendiri dan apa yang perlukan kelulusan anda. |
| 6. Pelan dan pencapaian | Fasa dengan tarikh atau julat tarikh dan hasil yang perlu diserahkan pada setiap fasa. |
| 7. Pendekatan pembekal | Cara pembekal disenarai pendek, siapa mengikat kontrak dan bagaimana konflik kepentingan diisytiharkan. |
| 8. Laporan | Apa yang anda terima, kekerapan dan format. |
| 9. Struktur fi | Apa yang dilindungi fi, cara ia dibina, apa yang dibilkan berasingan dan bila invois dikeluarkan. |
| 10. Pengendalian perubahan | Cara kerja tambahan dipohon, dihargakan dan diluluskan, berkait dengan pertambahan skop. |
| 11. Sempadan hari acara | Di mana tanggungjawab bermula dan berakhir, lihat had hari acara. |
| 12. Serah terima dan penamatan | Dokumen yang anda simpan dan apa berlaku jika salah satu pihak menamatkan kerja lebih awal. |
Tanda amaran dalam cadangan
- Skop ditulis sebagai kata kerja sahaja tanpa hasil, jadi tiada siapa tahu bila sesuatu selesai.
- Satu jumlah keseluruhan tanpa pecahan, yang menyukarkan perbandingan.
- Tiada sebutan tentang apa yang perlu disediakan pelanggan dan bila.
- Tiada penjelasan tentang siapa mengikat kontrak pembekal dan siapa bertanggungjawab ke atas mereka.
Terma kontrak ialah soalan berasingan
Cadangan menerangkan kerja yang dimaksudkan. Liabiliti, indemniti, penamatan, harta intelek dan pengendalian data perlu berada dalam perjanjian, dan penasihat undang-undang organisasi anda patut menyemaknya.
Gunakan cadangan untuk membangkitkan topik ini lebih awal. Tanya pencadang terma apa yang mereka jangka ada dalam perjanjian dan bawa senarai itu kepada penasihat anda.
Memberi fakta yang sama kepada setiap pencadang
- Hantar taklimat dan senarai perkara yang sama kepada setiap pencadang.
- Tetapkan satu tarikh akhir soalan dan kongsi setiap jawapan dengan semua pihak.
- Minta fi dalam jadual anda sendiri supaya baris dapat dipadankan, kemudian bandingkan dengan kaedah sebut harga.
- Adakan panggilan ringkas dengan setiap pihak menggunakan soalan yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sekretariat membaca dua cadangan untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik menerima dua cadangan. Satu menyenaraikan aktiviti dengan terperinci tetapi memberi satu jumlah sekali gus. Satu lagi menetapkan harga tiga fasa dan menyenaraikan pengecualian, termasuk perjalanan penceramah dan bahan bercetak.
Kedua-duanya tidak menyentuh sempadan hari acara. Sekretariat menghantar senarai ringkas perkara yang tiada kepada kedua-duanya dan meminta cadangan disemak semula pada tarikh yang sama, supaya perbandingan bermula dengan maklumat yang sama.
Gunakan sendiri
Senarai semak permintaan cadangan
Salin ini ke dalam permintaan anda supaya setiap pencadang menjawab soalan yang sama.
- Nyatakan semula tujuan, peserta dan kekangan kami, dan senaraikan andaian anda.
- Senaraikan hasil kerja mengikut fasa, dengan hasil yang perlu diserahkan pada setiap pencapaian.
- Senaraikan apa yang tidak termasuk dan siapa yang dijangka melakukannya.
- Namakan orang yang membuat kerja, peranan, komitmen masa dan pengganti.
- Nyatakan apa yang boleh anda putuskan sendiri dan apa yang perlukan kelulusan kami.
- Berikan pelan berfasa dengan tarikh atau julat.
- Terangkan cara pembekal disenarai pendek, siapa menandatangani kontrak mereka, dan cara konflik diisytiharkan.
- Huraikan laporan: kandungan, kekerapan, format.
- Pecahkan fi, nyatakan apa yang dibilkan berasingan dan jadual invois.
- Huraikan cara kerja tambahan dipohon, dihargakan dan diluluskan.
- Nyatakan di mana tanggungjawab anda pada hari acara bermula dan berakhir.
- Nyatakan dokumen serah terima dan apa berlaku jika kerja tamat lebih awal.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda pernah meminta cadangan acara dan mempunyai templat.
- Hanya satu atau dua pencadang dibandingkan.
- Skop kecil dan hanya satu fasa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Anda belum pernah membeli perkhidmatan pengurusan acara dan sukar membezakan cadangan nipis daripada yang lengkap.
- Perolehan memerlukan asas bertulis untuk pemilihan.
- Cadangan datang dalam bentuk yang sangat berbeza dan perlu diseragamkan sebelum jawatankuasa boleh membacanya.
Perlukan permintaan dan perbandingan disediakan?
Ketua projek persidangan boleh menukar taklimat anda menjadi permintaan cadangan, menjawab soalan pencadang dengan satu suara, dan menyediakan ringkasan bersebelahan untuk jawatankuasa anda. Pilihan dan tandatangan kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang cadangan pengurusan acara?
Struktur lebih penting daripada panjang. Cadangan ringkas yang menjawab kesemua dua belas perkara lebih berguna daripada yang panjang tetapi tiada skop dan pengecualian.
Patutkah kami meminta fi sebelum skop dipersetujui?
Minta fi indikatif dengan andaian yang dinyatakan, kemudian sahkan selepas skop dipersetujui. Fi tanpa skop tidak boleh dibandingkan.
Bolehkah pencadang melihat bajet kami?
Anda yang menentukan. Berkongsi julat boleh membantu pencadang menyesuaikan skop, manakala tidak berkongsi boleh menunjukkan cara setiap pihak menetapkan harga. Dalam kedua-dua kes, nyatakan apa yang dilindungi bajet.
Siapa yang patut membaca cadangan?
Sekurang-kurangnya pemilik bajet dan orang yang akan bekerja setiap hari dengan pihak yang dilantik. Kewangan atau perolehan patut membaca bahagian fi dan perubahan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.