简要回答
一份可用的建议书要写明：做什么、由谁做、分哪些阶段、哪些不包括、如何做决定、费用如何构成，以及范围变化时怎么办。清单中缺少的任何一项，日后都会变成谈判。
最简单的做法是在询价时附上您的需求说明，并要求对方按指定结构提交建议书。
应索取的十二项内容
| 项目 | 好的答复是什么样 |
|---|---|
| 1. 对活动的理解 | 用自己的话复述您的目的、对象和限制，并列出假设。 |
| 2. 工作范围 | 按阶段列出明确的成果，而不只是“管理”“协调”之类的动词。 |
| 3. 不包括的事项 | 哪些在范围之外，预计由谁负责。 |
| 4. 团队与时间 | 谁来做、担任什么角色、投入多少时间，缺席时有指定的替补。 |
| 5. 决策权限 | 项目负责人可以自行决定什么，哪些需要您批准。 |
| 6. 计划与里程碑 | 各阶段的日期或日期范围，以及各节点要交付的成果。 |
| 7. 供应商做法 | 如何筛选供应商、由谁签约、如何申报利益冲突。 |
| 8. 汇报 | 您会收到什么、多久一次、什么格式。 |
| 9. 费用结构 | 费用涵盖什么、如何构成、哪些另行计费、何时开票。 |
| 10. 变更处理 | 新增工作如何提出、报价和批准，参见范围扩大。 |
| 11. 活动当天的界限 | 责任从哪里开始、到哪里结束，参见活动当天责任范围。 |
| 12. 交接与终止 | 您保留哪些文件，任何一方提前终止合作时怎么办。 |
建议书本身的警示信号
- 范围只写动词、没有成果，谁也说不清什么时候算完成。
- 只有一个总价而没有明细，无法比较。
- 没有提到客户需要提供什么、何时提供。
- 没有说明由谁与供应商签约、谁对供应商负责。
合同条款是另一个问题
建议书描述的是拟开展的工作。责任、赔偿、终止、知识产权和数据处理属于协议内容，应由贵机构的法律顾问审阅。
可以借建议书提早把这些话题摆上桌面。请询问对方预计协议会包含哪些条款，并把清单交给您的顾问。
让每家提案方拿到同样的信息
- 向每家发送相同的需求说明和相同的内容清单。
- 设定统一的提问截止日，并把每个答复分享给所有提案方。
- 要求用您自己的表格报价，使各项可以对应，再按报价比较方法比较。
- 与每家各开一次简短会议，使用相同的问题。
实例演示 · 虚构示例
秘书处阅读两份一天论坛的建议书
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的物流经理协会收到两份建议书。一份详细列出活动内容，却只给一个总价；另一份分三个阶段报价，并列出不包括的项目，如讲者差旅和印刷品。
两份都没有说明活动当天的责任界限。秘书处向两家发出一份简短的缺失项目清单，并要求在同一天前提交修订版，使比较从相同的信息出发。
可直接使用
建议书索取核对清单
把以下内容粘贴到您的询价函中，让每家提案方回答同样的问题。
- 复述我们的目的、对象和限制，并列出你们的假设。
- 按阶段列出交付成果，以及各里程碑要交付的成果。
- 列出不包括的事项以及预计由谁负责。
- 写明做事的人员、角色、时间投入和替补安排。
- 说明哪些事项你们可自行决定，哪些需要我们批准。
- 提供分阶段的计划，附日期或日期范围。
- 说明如何筛选供应商、由谁签署供应商合同、如何申报冲突。
- 说明汇报的内容、频率和格式。
- 拆分费用，说明哪些另行计费，并提供开票安排。
- 说明新增工作如何提出、报价和批准。
- 说明活动当天你们的责任从哪里开始、到哪里结束。
- 说明交接文件，以及合作提前结束时如何处理。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您的团队以前发过活动服务询价，并有模板。
- 只在比较一两家提案方。
- 范围较小，只有一个阶段。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 您以前没有采购过活动管理服务，难以分辨单薄和完整的建议书。
- 采购部门需要有文件记录的选择依据。
- 各家建议书格式差异很大，需要先整理才能让筹委会阅读。
需要有人准备询价函并做比较吗？
会议项目负责人可以把您的需求说明整理成询价函，用统一口径回答提案方的问题，并为筹委会准备并列比较摘要。选择和签字仍由贵机构负责。
主办方常见问题
活动管理服务建议书应该多长？
结构比篇幅更重要。一份简短但覆盖全部十二项的建议书，比冗长却遗漏范围和不包括事项的建议书更有用。
范围确定之前可以先要费用吗？
可以先要带假设的参考费用，范围确定后再确认。没有范围的费用无法比较。
可以让提案方看到我们的预算吗？
由您决定。提供预算范围有助于对方调整范围，不提供则能看出各家如何定价。无论哪种做法，都应说明预算包含什么。
谁应该阅读这些建议书？
至少是预算负责人和将与受委任方日常合作的人。财务或采购应阅读费用和变更部分。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。