Menetapkan had tanggungjawab pada hari acara
Persidangan tinggal sebulan lagi, dan tiada siapa dapat menyatakan dengan jelas siapa yang memutuskan apabila sesuatu berlaku di dewan pada hari itu.
Jawapan ringkas
Tulis senarai tanggungjawab hari acara yang menamakan, bagi setiap bidang, siapa yang menjalankannya, siapa yang memutuskan, siapa dihubungi dahulu dan apa yang di luar peranan ketua projek. Persetujui dengan venue dan pembekal sebelum hari itu, bukan semasa hari itu.
Ketua projek menyelaras dan mengeskalasi. Operasi venue, keselamatan, perubatan, kawalan keselamatan dan hal undang-undang menjadi tanggungjawab pihak yang layak dan diberi kuasa.
Mengapa had membantu kedua-dua pihak
Tanpa had, ketua projek mungkin dipersalahkan atas perkara yang tiada siapa memberi kuasa kepadanya, dan penganjur mungkin menganggap ada perlindungan yang tidak pernah ditawarkan. Senarai yang jelas melindungi hubungan serta acara.
Ia juga mempercepat keputusan pada hari itu, kerana semua orang tahu siapa untuk ditanya.
Bidang untuk ditetapkan, dan pembahagian lazim
| Bidang | Biasanya diputuskan atau dijalankan oleh | Peranan lazim ketua projek |
|---|---|---|
| Masa program dan aturan acara | Penganjur atau pengerusi program | Menjaga masa, menyelaras moderator, mencadangkan perubahan. |
| Penceramah dan VIP | Penganjur | Memberi taklimat, mengiringi atau mengatur hubungan seperti dipersetujui. |
| Pendaftaran dan pertanyaan peserta | Penganjur, pembekal pendaftaran | Titik eskalasi, menyemak aliran berbanding pelan. |
| Operasi venue (bilik, akses, kemudahan) | Pengurusan venue | Menyelaras permintaan, menyusul komitmen dalam perjanjian venue. |
| AV dan produksi teknikal | Pembekal teknikal | Menyampaikan perubahan program, mengeskalasi kerosakan. |
| Katering dan perkhidmatan | Pengendali katering dan venue | Menyemak berbanding jadual dipersetujui, menyampaikan perubahan. |
| Keselamatan, kawalan keselamatan, perubatan dan kecemasan | Venue dan pihak layak yang dilantiknya; dasar penganjur sendiri | Mengesahkan siapa bertanggungjawab dan hubungan diketahui. Tidak memutuskan hal keselamatan. |
| Perbelanjaan dan kelulusan pada hari itu | Pemilik bajet | Menyediakan pilihan, merekodkan perubahan yang diluluskan. |
| Komunikasi dan media | Pasukan komunikasi penganjur | Membekalkan maklumat masa seperti dipersetujui. |
Soalan untuk pakar, bukan kesimpulan
- Tanya venue secara bertulis siapa orang hubungan yang bertanggungjawab bagi keselamatan dan kecemasan pada hari acara anda, dan apa prosedurnya.
- Tanya penasihat undang-undang dan penanggung insurans anda apa perlindungan yang terpakai pada acara anda, dan apa yang perjanjian patut nyatakan tentang liabiliti.
- Minta mana-mana penyedia keselamatan atau perubatan menyatakan skop mereka secara bertulis.
- Tanya setiap pembekal siapa orang hubungan harian mereka dan apa kuasa yang dipegangnya.
Tulis had ke dalam pelantikan
- Tambah senarai tanggungjawab ke dalam skop pelantikan, merujuk cadangan anda.
- Senaraikan pengecualian dengan bahasa mudah, contohnya tidak mengendalikan peralatan AV atau membuat keputusan keselamatan.
- Sahkan siapa boleh meluluskan perbelanjaan pada hari itu dan sehingga jumlah berapa.
- Namakan urutan eskalasi tiga orang bagi keputusan yang tidak boleh dibuat ketua projek.
- Kongsi senarai dengan venue dan pembekal utama sekurang-kurangnya seminggu sebelum acara.
Semak senarai sekali di lokasi
Jalan di venue bersama ketua projek dan ketua setiap pembekal, dan sahkan senarai berbanding apa yang anda lihat. Kemas kini jika ada yang berpindah atau seseorang telah bertukar.
Pengganti yang dinamakan bagi ketua projek juga patut mengetahui senarai ini.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Siapa memutuskan apabila ucaptama melebihi masa
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Pada forum tahunan Persatuan Pegawai Pematuhan Fiktif, penceramah ucaptama melebihi masa dua puluh minit. Senarai menyatakan pengerusi program memutuskan aturan acara, dan ketua projek mencadangkan pilihan.
Ketua projek menawarkan dua: memendekkan panel berikutnya atau melewatkan makan tengah hari. Pengerusi memilih yang pertama, ketua projek memaklumkan moderator dan ketua AV, dan perubahan dilog. Penyelia katering venue dimaklumkan kerana masa makan tengah hari merupakan sebahagian jadual yang dipersetujui.
Gunakan sendiri
Senarai tanggungjawab hari acara
Isi satu baris bagi setiap bidang. Tulis Tanya pakar apabila jawapan mesti datang daripada venue, penanggung insurans atau penyedia yang layak.
| Bidang | Menjalankan | Memutuskan | Hubungan pertama | Peranan ketua projek | Di luar peranan ketua projek |
|---|---|---|---|---|---|
| Masa program | |||||
| Penceramah dan VIP | |||||
| Pendaftaran | |||||
| Operasi venue | |||||
| AV dan teknikal | |||||
| Katering | |||||
| Keselamatan, kawalan keselamatan, perubatan | Tanya pakar | Tanya pakar | |||
| Kelulusan perbelanjaan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pernah mengendalikan format ini dan mengenali pasukan venue.
- Acara kecil dengan sedikit pembekal pada hari itu.
- Dasar anda sendiri sudah menetapkan peranan keselamatan dan kecemasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal dan venue masing-masing menganggap yang lain menampung jurang.
- Kakitangan penganjur akan melayan tetamu dan tidak dapat menyelaras sebaik itu.
- Acara terdahulu mengalami kekeliruan tentang siapa boleh meluluskan perubahan pada hari itu.
Mahu tanggungjawab hari itu ditulis sebelum acara?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf senarai tanggungjawab bersama jawatankuasa anda, mengumpul hubungan harian dan skop bertulis setiap pembekal, dan mengemukakan soalan tentang keselamatan dan liabiliti kepada venue dan penasihat anda. Pada hari itu, ketua projek menyelaras dan mengeskalasi dalam had yang dipersetujui.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ketua projek bertanggungjawab ke atas keselamatan pada hari itu?
Tanggungjawab keselamatan dan kecemasan terletak pada venue, pihak yang layak dan dasar organisasi anda sendiri. Tulis siapa yang bertanggungjawab dan sahkan secara bertulis dengan mereka.
Bolehkah ketua projek meluluskan perbelanjaan pada hari itu?
Hanya sehingga had yang ditetapkan pemilik bajet lebih awal. Apa-apa di atas itu dirujuk kepada pelulus yang dinamakan.
Siapa patut memiliki senarai ini?
Pengerusi jawatankuasa, sekretariat, ketua projek dan penggantinya, orang hubungan venue dan setiap pembekal utama.
Bagaimana jika venue mempunyai peraturan sendiri?
Minta secara bertulis dan padankan dengan senarai anda. Jika bercanggah, bangkitkan sebelum hari itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.