哪些圆桌讨论不适合录音录像？
有人提出要把场次录下来，而嘉宾还没有被问过。
简要回答
闭门圆桌默认不录音录像，除非有明确理由，并且每位嘉宾事先同意。录制会改变人们的发言方式，还会产生一个必须存放、分享并最终删除的文件。
要有意识地做决定，书面通知嘉宾，并核查场地和任何平台默认录制了什么。某个议题录制是否合法或被允许，是需要法律或数据保护顾问回答的问题。
录制会改变什么
- 嘉宾若认为内容会被重放，可能只说“安全版本”的看法。
- 录像成为具名个人发言的记录，随之而来的是存储和访问问题。
- 比笔记更容易被转发或泄露。
- 可能录下主办方原本不想持有的敏感发言。
决策表
| 情形 | 倾向 | 原因 |
|---|---|---|
| 嘉宾讨论尚未解决的商业或监管事项 | 不录制 | 坦诚正是这场讨论的价值 |
| 场次公开且署名，嘉宾已同意 | 可以录制 | 嘉宾预期如此；约定由谁保管文件 |
| 部分嘉宾线上参加 | 说明平台录制了什么 | 默认设置可能在无人选择的情况下录制 |
| 主办方需要为治理目的保留准确记录 | 先用记录员或报告员 | 经审阅的记录可能已经足够 |
| 讲者想录下自己的发言 | 询问主办方，而不是讲者 | 规则必须适用于所有人 |
录制之外的替代做法
- 指定记录员，记录由主办方保管，规则允许时由嘉宾审阅。
- 由报告员按主题撰写记录，参考如何撰写总结而不泄露发言。
- 音频仅保留到笔记完成为止，前提是顾问认为适当且已告知嘉宾。
- 只做一份简短的决定与行动书面记录。
要告知哪些人，要问什么
要告知嘉宾、员工、主持人以及场地或供应商。请每家供应商确认房间内是否有设备默认录制，包括混合式或直播设备以及会议系统的麦克风。
请向顾问提出这些问题：嘉宾的同意是否必须以特定方式记录，录制内容可保存多久，谁可以查阅，嘉宾撤回同意时应怎么办，以及是否有嘉宾的雇主或监管机构期望不同的处理。同时核对这与您的拍照与录制退出流程如何衔接。
实例演示 · 虚构示例
一场谢绝录制提议的圆桌
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的专业团体计划为12人举办闭门圆桌，讨论监管机构提议的规则修订。场地技术员提出可以录音，主席倾向接受，以省去记录的工作。
秘书处询问了三位会员，其中两位表示会有所保留。主席决定由指定记录员记录，按主题撰写总结，不录制。秘书处请场地书面确认房间设备未设置为录制，并在规则卡上注明。
可直接使用
录还是不录：决策工作表
与主办方一起填写，并与规则卡一并存档。
- 本场的规则：
- 录制有用的理由，以及是谁提出的：
- 如果录制，嘉宾可能改变什么说法：
- 考虑过的替代做法：记录员／报告员／不记录：
- 决定及决策负责人：
- 如录制：谁保管文件、谁可查阅、保存多久、由谁删除：
- 何时、如何告知嘉宾，以及如何保存他们的同意：
- 场地、平台和技术员对默认录制情况的确认：
- 发给顾问的问题及答复：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 规则是公开并署名，嘉宾预期会被录制。
- 议题不敏感，主办方已有录制政策。
- 供应商已书面确认房间设备录制了什么。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 嘉宾来自不同机构，对录制的预期各不相同。
- 场次是混合式或有直播，没人确定录下了什么。
- 主办方希望把决定、给嘉宾的措辞和供应商核查放在一处处理。
需要把是否录制的决定做出并核实？
Event Blueprint 可以包含录与不录的决定、给嘉宾的措辞以及供应商的确认，确保没有任何内容被默认录下。项目负责人可以向场地和平台供应商核实并保存记录，决定和任何法律意见仍由主办方和顾问负责。
主办方常见问题
闭门圆桌有没有适合录制的时候？
有时有，例如所有嘉宾事先同意且目的明确的公开署名场次。请把同意内容和文件处理规则写下来。
嘉宾可以用手机录音吗？
规则规定不得录制的话就不可以。要在规则卡上写明，并在开场时提醒。手机是常见的计划外录制途径。
场地默认录制怎么办？
请场地关闭并书面确认。如果无法关闭，就告知嘉宾或换一个房间。
需要嘉宾同意吗？
这是需要顾问回答的问题。作为做法，请在活动前书面通知嘉宾并保留他们的回复。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。