如何与支持活动的专业协会约定职责
一家专业协会已同意支持您的会议，但还没有人写下这到底意味着什么。
简要回答
支持协会通常出借名称、会员触达渠道或背书。请针对每项任务写明由谁牵头、谁批准、谁知情，并清楚说明“支持”的含义：使用哪些标志、发哪些邮件、涉及哪些权益、承担哪些费用。
在推广开始前先约定角色。合同、责任和会员数据方面的问题，应由双方的法律和数据保护负责人处理。
说清楚“支持”到底是什么
支持可以指很多事情：海报上的标志、给会员的邮件、提名讲者、会员折扣，或在议程委员会中占一个席位。每一项的工作量和风险都不同。
请协会列出它打算做什么，您也列出对它的期待。两份清单放在一起，差异很快就能看出来。
用矩阵确定职责
| 任务 | 牵头 | 批准 | 知情 |
|---|---|---|---|
| 议程内容 | 主办方议程委员会 | 议程主席 | 协会联络人 |
| 给会员的邮件 | 协会 | 协会秘书 | 主办方秘书处 |
| 使用协会名称与标志 | 主办方 | 协会传播负责人 | 双方团队 |
| 会员折扣优惠 | 协会 | 协会财政 | 财务 |
| 报名与代表数据 | 主办方 | 主办方数据保护负责人 | 协会 |
| 场地、供应商与预算 | 主办方 | 活动负责人 | 协会联络人 |
需要指定负责人的决定
- 双方意见不一致时，谁对议程有最终决定权。
- 协会名称和标志如何使用，每次使用由谁签批。
- 会员数据是否在双方之间流转，依据是什么（交给数据保护负责人判断）。
- 谁承担费用、谁保留盈余（交给财务和合同负责人）。
- 任何一方如何退出，已发出的材料如何处理。
写成书面
- 开一次简短的会议，比较双方的期待清单。
- 起草矩阵和一页的支持内容摘要。
- 把两份文件发给协会的决策人和您自己一方的决策人，请其确认或更正。
- 任何正式协议签署前，请各自的法律顾问审阅。
- 在中途检查一次矩阵，活动结束后再检查一次。
与其他合作话题的关系
共同主办并共享所有权是另一个决定，请参阅如何界定联合主办方投入与活动所有权。关于避免暗示背书的措辞，请参阅互相推广活动时如何避免误导性背书。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构的法律执业协会支持会议
虚构机构与数字，仅作示意。
一个虚构的区域商业理事会计划举办一天会议。虚构的商业律师协会同意支持，但它第一封邮件只说很乐意帮忙。
通话之后，双方各自列出期待。协会会向会员发两封邮件并提名两位讲者；理事会保留内容、预算和报名数据。矩阵写明协会传播负责人批准任何标志使用，理事会主席对议程拥有最终决定权。
可直接使用
协会职责矩阵
复制表格，每项任务填一行，并为您活动的特殊事项增加行。
| 任务 | 牵头 | 批准 | 知情 | 约定日期 |
|---|---|---|---|---|
| 议程内容 | ||||
| 讲者提名 | ||||
| 会员沟通 | ||||
| 名称与标志使用 | ||||
| 会员价格或折扣 | ||||
| 报名数据处理 | ||||
| 预算与费用 | ||||
| 退出或变更支持 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 支持很轻，例如一个标志和一封邮件。
- 双方各有一名联络人就能管好矩阵。
- 两个机构已有良好的合作关系。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 协会期望参与议程或资金决策。
- 两个或更多支持机构的要求相互重叠。
- 过去的活动曾在品牌或费用承担上起过争议。
需要在推广开始前先约定角色？
会议项目负责人可以主持与协会的沟通，编制职责矩阵，并让审批按时进行。Event Blueprint 可以把角色和审批记入策划方案。合同措辞和数据共享的问题仍由双方各自的法律和数据保护负责人处理。
主办方常见问题
支持协会就是联合主办吗？
除非双方这样约定，否则不是。支持和联合主办是不同的角色。请写明适用哪一种，所有权问题请参阅联合主办方一文。
协会可以随意使用自己的标志吗？
请书面约定标志和名称的使用，并在双方各指定一名批准人。
谁掌握报名数据？
在报名开放前，与双方的数据保护负责人一起确定。不要假定协会会收到代表的详细资料。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。