如何估算活动任务工期
每份进度表都建立在工期估计之上，而大多数延误来自没有写下来的估计。
简要回答
每项任务估算两次：需要多少工时，以及要过多少个日历日才能完成。两者之间的差距，就是等待审批、回复和供应商周转的时间。
为每项任务写出快、可能、慢三个数字，注明是谁提供、依据是什么，并以慢的数字作为会推动日期的那一个。
工作量和经过时间是两个不同的数字
一份议程草稿可能只需六小时撰写，却要十天才能完成，因为主席要审阅，两位讲者要回复。如果只按六小时排期，日期每次都会错过。
两个数字都要记录。工作量告诉您谁负荷过重（见筹委会工作量规划工具），经过时间告诉您任务在日历上的位置。
站得住脚的估算从哪里来
- 实际执行的人：请他给出快、可能、慢，而不是单一数字。
- 您上一届活动：同一项任务实际花了多久，包括等待时间？
- 供应商的书面答复：请对方写明周转时间，以及开始计时前需要您提供什么。
- 做过类似工作的第二个人，用来质疑估算，而不是取代它。
用三个数字，再有意识地选一个
快，是一切顺利时的情况；慢，是出了一个问题时的情况；可能介于两者之间。
普通任务用可能值。涉及外部单位、委员会决定或没有先例的一次性事项，用慢值。慢值远大于快值的任务就是风险，要指定负责人并安排较早的检查日期。
什么会改变工期或顺序
- 每月开一次会的委员会，会把两天的审阅变成等待下一次会议。
- 工作日规则：向本机构和各供应商确认哪些日子不是工作日，不要想当然套用假期日历。
- 迟到的输入，例如讲者简介，会拖住设计和印刷。
- 需要同一个人的任务不能重叠。
- 返工循环：如果草稿通常要退回两次，就排三轮，而不是一轮。
常见错误
- 把所有任务的慢值加起来，得出没人相信的进度表。慢值只用在关键之处，并参考浮动时间与缓冲安排。
- 照搬其他主办方的工期，却不知道对方的团队和审批是什么样子。
- 因为审批不算工作而漏掉审批时间。它是延误最常见的来源。
- 第一批任务完成后不再回头修正估算。要对比实际与估算，并校正后面的任务。
实例演示 · 虚构示例
论坛秘书处估算讲者资料包
虚构机构与数字。工期均为假设，仅用来说明方法。
一个虚构的专业培训协会正在筹备一天的论坛。秘书处列出四项任务，请负责的人以工作日为单位，给出经过时间的快、可能、慢三个数字。
| 任务 | 工作量（小时） | 快 | 可能 | 慢 | 依据 |
|---|---|---|---|---|---|
| 编写讲者邀请资料包 | 5 | 2 | 3 | 5 | 去年的资料包，秘书处专员估算 |
| 主席审阅并批准 | 1 | 1 | 3 | 7 | 主席需要出差，下次理事会会议是后备 |
| 讲者交回简介 | 每位 1 | 5 | 10 | 20 | 去年有两位讲者在提醒后才回复 |
| 设计并校对议程页面 | 8 | 3 | 5 | 8 | 设计师书面答复的周转时间 |
可直接使用
任务工期估算表
复制到电子表格，工作分解中的每项任务占一行。依据一栏要如实填写，留空就表示该数字只是猜测。
- 慢值超过快值两倍的任务标为风险，并指定负责人。
- 在最后加一行写明审批等待，让它看得见。
- 前三项任务完成后，用实际值替换估算，并重新检查后面的行。
| 任务 | 负责人 | 工作量（小时） | 快（天） | 可能（天） | 慢（天） | 依据或来源 | 等待对象 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队办过这类活动，并保留了实际耗时的记录。
- 很少任务依赖外部单位或委员会决定。
- 有一个人负责进度表，并能每周更新。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 这是您第一次办这类活动，没人说得准慢值该是多少。
- 关键路径上有多个审批人或供应商，周转时间不明。
- 过去的估算多次出错，委员会已不再信任进度表。
需要委员会信得过的工期吗？
Event Blueprint 可以包含带工期的任务清单、每个数字的依据，以及写进时间线的供应商与审批等待时间。策划人员也可以与您的团队一起推演慢速情况，让您承诺的日期是能够站得住脚的日期。
主办方常见问题
没做过的任务该怎么估算？
请教做过的人，并请供应商书面给出周转时间。排期用慢值，并标明该任务不确定。任务一完成就用实际值替换估算。
要不要给每项任务加一点安全余量？
不要。给每项任务加余量会掩盖真正的风险所在。估算保持诚实，把缓冲有意放在不确定性集中的地方，做法见浮动时间与缓冲页面。
公共假期需要写进估算吗？
向本机构和各供应商确认非工作日，不要想当然。把它们作为已说明的例外录入里程碑倒排工具，让日历显示出来。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。