如何协调内部讲师、教室与重复场次？
三位讲师、两间教室，加上一个要开三次的课程，第一版时间表却把两个人排进了同一间教室。
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简要回答
建立一张矩阵，列出每一次开课的讲师、教室、组别、起止时间，以及两次之间重新布置所需的时间。在确认任何安排之前，检查人员、教室和教材是否冲突。
兼任讲师的员工本身有日常工作，因此他们的脱岗需要与其主管另行商定。项目负责人保管矩阵和截止日期，但每个课程的内容仍由讲师和学习负责人负责。
内部讲师有两份工作
- 确认每位讲师的主管已同意其脱岗，包括准备时间和当天。
- 商定预期的准备量和教材交付日期。
- 确认哪些讲师需要支持：幻灯片排版、讲义打印、实操课需要第二人。
- 决定讲师被召回业务或生病时由谁顶替，以及后备方案是什么。
课程矩阵
| 课程与场次 | 讲师 | 组别 | 教室 | 起止时间 | 之后重新布置时间 | 所需教材 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 系统简介，第1场 | （姓名） | A组 | （教室） | （时间） | （分钟） | （讲义、设备） |
| 系统简介，第2场 | （姓名） | B组 | （教室） | （时间） | （分钟） | （讲义、设备） |
| 安全检查清单，第1场 | （姓名） | A组 | （教室） | （时间） | （分钟） | （设备） |
教室：需要确认什么
- 根据课程写出需求：组别人数、座位形式、实操、屏幕、电源、安静程度。
- 请教室负责人或设施团队书面确认可用时间和教室内的设备。
- 确认出入和任何关于移动家具、饮食或设备的规定。
- 列出谁负责布置和还原教室，以及需要多久。
- 标明需要第二间教室或分组空间的课程。
重复场次：保持各场等效
- 每一场使用相同的幻灯片、讲义和活动，并标注版本号。
- 商定讲师可以调整什么、必须保持不变什么，让各组获得相同的学习。
- 让所有讲师一起接受简报，或共享一份书面简报，避免说法走样。
- 规划场次之间简短的交接：出现了什么问题、什么不清楚、改了什么。
- 按场次记录出席，让缺席的人被安排进其他场次（见区分出席与能力提升）。
在整体计划中的位置
矩阵是内部培训日策划指南的工作部分。如果业务限制了谁能在何时参加，请参阅学习日如何避免影响关键业务。节目时长检查工具可检查各场之间的间隔够不够。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构配送公司排定三次开课
虚构机构与数字，仅作说明。
一家虚构的配送公司有两位内部讲师和一位外部讲师，一天三个课程，每个开三场。第一版矩阵让同一位讲师在上午10点同时出现在两间教室。
人力资源重新安排，让讲师按课程轮换，在两场之间加十五分钟重新布置教室，并请设施团队书面确认教室使用。两位内部讲师的主管签署了准备日和活动当天的脱岗同意。
可直接使用
讲师、教室与重复场次矩阵
每次开课填一行。确认前逐列检查是否冲突。
| 课程与场次 | 讲师及后备 | 组别 | 教室 | 起止时间 | 重新布置时间 | 教材及版本 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| （课程，场次号） | （姓名，后备） | （组别） | （教室） | （时间） | （分钟） | （项目，版本） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 场次不多，讲师合作过，教室只有一位负责人。
- 教材已有且稳定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个地点有很多场次，教室负责人各不相同。
- 讲师时间不断变化，矩阵几天就过时。
- 人力资源无法同时追讲师的主管、教室负责人和教材。
需要把讲师、教室和重复场次协调起来吗？
活动蓝图可以写明课程矩阵、教室需求和讲师职责，项目负责人则可以持续更新、追教室确认并管理教材截止日期。培训内容以及讲师脱岗的决定仍由贵公司负责。
咨询培训日协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
教室重新布置需要多久？
取决于课程和教室。请询问教室负责人和讲师，并把答案记在矩阵里。
一位讲师可以带所有重复场次吗？
通常可以，但要考虑体力和场次间隔。实操课可由第二位讲师协助。
如果教材在场次之间有变动怎么办？
记录变动，注明从哪一场开始使用，并在较早的组别需要补充时告知学习负责人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。