如何支持混合式会员大会而不承诺法律效力？
身在国外和外州的会员想在线参加大会，有人要求活动团队确认这样办是有效的。
规划混合式大会将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
会员大会能否以在线参与的方式举行，在线投票是否算数，取决于协会章程以及适用的规则或法律。活动团队无法确认这一点，应以书面说明。
团队能做的是：在协会确认其立场之后，规划平台、加入方式、音视频、主持人角色和彩排。
两个分开的问题
第一个问题是是否允许：章程，或任何适用的法律或注册机构规定，是否允许会员远程参与，以什么形式？这属于秘书和协会顾问。
第二个问题是怎么做：在允许的前提下，远程会员如何加入、听到、被听到、提问和投票？这是活动团队能帮上忙的地方。第一个问题没有答案之前，不要开始第二个。
活动团队能支持什么
| 范围 | 协会的决定 | 活动团队的规划 |
|---|---|---|
| 谁可以远程加入 | 哪些会员，凭什么证明 | 根据核验名单设置报名途径并发出加入链接 |
| 投票 | 远程投票是否算数，用什么方式 | 按指定的平台或工具，测试并准备后备方案 |
| 法定人数与出席 | 远程参加者如何对待 | 分开统计并报告给秘书 |
| 发言与提问 | 谁发言、按什么顺序的规则 | 主持人、提问队列和麦克风安排 |
| 录制 | 是否允许录制，由谁保管 | 按指示安排设备和存储 |
| 故障 | 连线中断时怎么办 | 备用连线、暂停方案、决定人 |
规划步骤
- 把许可问题清单发给秘书，等待书面答复。
- 把协会的立场记入一份简短说明，供活动团队和供应商使用。
- 选择与该立场相符的平台，并以书面询问供应商能支持什么、不能支持什么。
- 利用资格名单设置远程报名途径。参见资格核验。
- 与测试小组彩排，包括投票、连线中断和来自远程队列的提问。
- 约定技术故障时主席的决定点，以及由谁向全场说明。
常见陷阱
- 在协会确认之前，就把活动宣传为有效的混合式大会。
- 投票工具由平台供应商选定，而不是由协会选定。
- 没有为远程参加者单独统计。
- 没有彩排投票环节。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会如何规划混合式大会
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的营养科学家协会有 520 名会员，其中 90 人在巴生谷以外。秘书询问顾问远程参与是否允许，书面答复允许远程出席，但不允许远程投票。
活动团队规划了带有主持提问队列的直播，投票仅限现场会员。远程参加者单独统计并报告给秘书。彩排测试直播、提问队列和模拟的连线中断。
可直接使用
混合式大会问题清单与测试计划
第一部分发给秘书和顾问。得到答复后再使用第二部分。
- 章程，或任何适用于我们的规则或法律，是否允许会员远程出席？以什么形式？请引用依据。
- 远程会员可以投票吗？用什么方式？由谁操作？
- 远程参加者如何计入法定人数，是否计入？
- 远程加入需要什么会员证明？
- 是否允许录制或直播？录制内容由谁保管？
- 会议期间连线失败应怎么办？由谁决定？
- 测试计划：演练加入、音频、提问队列、投票和连线中断。
- 测试计划：确认主持人以及主席用于暂停的信号。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 协会已有书面确认，说明哪些是允许的。
- 会议规模小，标准会议平台就够用。
- 团队里有人主持过在线会议。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 涉及远程投票或分设会场。
- 涉及多个时区、语言或无障碍需求。
- 供应商承诺有效或合规，协会需要分清他们能说什么、不能说什么。
需要有人规划并演练混合式安排吗？
会议项目负责人可以把许可问题发给您的秘书，然后协调平台简报、主持人与主席方案、远程报名和彩排。会议及任何线上投票是否有效，仍由协会及其顾问判断。可在职责矩阵中记录各方职责。
主办方常见问题
供应商可以确认平台符合法律要求吗？
供应商可以说明其平台的功能。是否符合您的章程或任何法律，由协会及其顾问判断。
远程会员应该单独统计吗？
应该在报到台表格上分开，方便秘书适用协会规则。参见报到规划。
投票在技术上失败怎么办？
事先约定由谁决定以及后备方案，例如暂停或在会场重新投票。由主席依据章程决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。