活动技术需求收集
视听供应商要报价，首先得知道您的舞台上实际会发生什么。
简要回答
收集技术需求，是用主办方的话把议程需要什么写下来，让合格的供应商能设计方案并报价。您收集事实，设备、布局、电力、吊装和安全由供应商决定。
从议程开始：每个场次、谁演讲、带什么内容，以及观众必须看到和听到什么。
主办方提供什么，供应商决定什么
主办方了解议程、讲者、观众规模和内容。视听供应商和场地技术人员决定系统、位置、布线、电力和吊装，由合格的人员签核技术和安全部分。
需求要写成结果，例如每一排都能看清幻灯片，或远程座谈嘉宾可加入一个场次，技术方案则交给供应商。
按场次收集，而不是按设备
| 收集 | 要回答的问题 |
|---|---|
| 议程 | 场次、时间、房间、换场间隔、希望的彩排时间。 |
| 演讲者 | 人数、谁同台、远程还是现场、无障碍需求。 |
| 内容 | 幻灯片、视频、音频、现场演示、文件格式、谁提供、何时提供。 |
| 观众 | 每个场次的规模、座位布局偏好、语言或字幕需求。 |
| 录制与直播 | 是否需要，成果归谁；见关于交付内容的相关页面。 |
| 职责 | 主办方联络人、供应商联络人、谁有权更改议程。 |
向场地和供应商了解现有条件
请场地以书面提供技术资料，以及租用费用已包含的内容。询问场地自己的技术人员能做什么，哪些必须由外部供应商提供。
不要默认设备已包含。要求提供清单，以及每项由谁提供。
找出未知项及回答的人
标出主办方尚不清楚的事，例如某位座谈嘉宾是否远程演讲。给每个未知项指定负责人和决定日期。
供应商回复后，用制作责任图记录谁负责什么。
把需求变成给供应商的请求
把需求写进招标邀请，让每家供应商依据相同的事实报价。招标文件完整性检查工具可在发送前显示仍缺少哪些必填规格。
需求确定后，制作舞台提示单，把提示、操作人员和备用方案写下来。
实例演示 · 虚构示例
招标前收集需求的一日会议
以下为虚构机构与数字，仅作示意。
Persatuan Fiktif Perunding Alam Sekitar 计划一场约 300 位参会者的一日会议，有一个主会场和一个分场。秘书处列出六个场次、两场座谈、一位远程主题演讲者和一段短视频。
需求表记录了谁演讲、文件格式、幻灯片提交截止日和字幕要求，并标出三个未知项：座谈人数、远程主题演讲者的时区，以及该场次是否录制。每项都有负责人和日期，之后才发出请求。
可直接使用
技术需求表
联系视听供应商前，先与团队一起填写。
- 活动、日期、场地和房间：
- 场次：时间、房间、形式、观众规模：
- 每个场次的演讲者：人数、现场或远程、无障碍需求：
- 内容：幻灯片、视频、音频、演示、文件格式、谁提供、何时前提供：
- 希望的彩排或音响测试时间：
- 是否需要录制、直播或字幕？成果归谁：
- 场地列为已包含的设备（以场地所述为准）：
- 未知项，各有负责人和决定日期：
- 当天的主办方联络人及决策权限：
- 技术和安全签核由谁提供：（供应商 / 场地，待确认）
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程简单，在一个房间，场地自带视听设备。
- 演讲者少，幻灯片是标准格式。
- 一个人就能收集这些信息。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个房间、远程讲者、录制或直播。
- 场地和供应商对包含内容的回答不一致。
- 采购在批准报价前需要有文件记录的规格。
需要有人收集需求并呈交给供应商吗？
会议项目负责人可以向您的委员会收集议程事实，撰写需求表，发给视听供应商，并跟进他们的回复和未决问题。策划方不提供制作服务：系统设计、电力、吊装和安全签核仍由合格的供应商和场地负责。
主办方常见问题
我们应该指定想要的设备吗？
描述想要的结果和议程。合格的供应商应提出设备和布局建议，您可以请他们解释选择的理由。
何时收集需求？
在要求报价之前，讲者名单变动后再收集一次。给需求表标注日期，让供应商知道哪一版是最新的。
谁来签核技术设置？
由合格的供应商和场地按其确认的范围签核。请他们书面说明谁签核什么，并把答复与您的记录一起保存。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。