活动名牌核验
报名名单快要定稿，印刷商正等着一份几百个名字的文件。
简要回答
名牌核验分三步：把数据与每个人自己提供的信息对照，在打印样张上检查版面，再用一小批对照真实参会名单，之后才全量印刷。
最关键的是书面写明的冻结日期。冻结之后的更改进入补印清单，不再改动主文件。
名牌必须做对的几件事
名牌是陌生人在一臂距离外阅读的，所以真正要紧的是别人一眼就能看出的错误：姓名拼错、头衔不对、机构已更名，或者参会类别把人引到错误的房间。
先决定牌上到底印哪些字段。每多一个字段就多一项要核对，涉及个人资料时还要说明理由。
核验的字段及对照依据
用下表为每个字段指定依据来源和核对人。
| 字段 | 对照依据 | 核对人 |
|---|---|---|
| 姓名及拼写 | 报名记录或本人确认 | 报名负责人 |
| 头衔或尊称 | 本人提供的内容；不确定就询问 | 报名负责人 |
| 机构名称 | 报名记录，再对照机构目前的名称 | 秘书处 |
| 类别（参会者、讲者、赞助方、媒体、工作人员） | 活动负责人批准的类别总表 | 活动负责人 |
| 通行标记（场次、餐食、区域） | 议程与餐饮安排 | 项目负责人或运营 |
| 语言与文字 | 完全按本人提供的样式；团队不自行转换 | 报名负责人 |
姓名不由团队擅自更正
马来西亚人的姓名可能包含尊称、bin 或 binti、缩写、混合文字，以及汉字与罗马拼音并用。看似顺手的整理，可能反而改错。
按本人提供的内容印刷。如果记录前后不一致，先询问本人，并把答复写进报名档案。
三轮核验顺序
- 为报名数据设定冻结日期，并告知秘书处：之后的更改进入补印清单。
- 把完整导出数据对照上表检查，另由第二人随机抽查。
- 在真实纸料上打印15至20张样张，检查尺寸、一臂距离的可读性、挂绳孔位置和类别色带的颜色。
- 活动负责人对照印刷规格确认签署样张后，才印刷全量。
- 准备空白名牌、标签打印机或手写台，并指定一位负责人在活动当天管理补印台。
名牌上只印必要的数据
手机号码、饮食备注和会员编号很少适合印在人人可见的名牌上。如果需要扫码，请与数据保护联络人讨论二维码会暴露哪些信息。
报名表字段精简工具可帮助您决定到底收集哪些字段，名牌就只沿用表格真正需要的内容。
实例演示 · 虚构示例
某虚构物流协会的410人名牌
机构与数字均为虚构，仅作示意。
虚构的物流从业者协会在活动前七天冻结名单，共410人。第二位核对人抽查了40条记录，发现三条头衔顺序有误，秘书处于是发邮件询问这三位本人，而不是自行改头衔。
18张样张显示，在宴会厅灯光下类别色带很难分辨，负责人在印刷前换掉了两种颜色。冻结后收到九项迟到的更改，在补印台现场印制。
可直接使用
名牌核验清单
复制到活动档案中，每一项勾选并注明日期和核对人姓名缩写。
- 名牌字段已与活动负责人确认（仅姓名、机构、类别，除非写明理由）：
- 冻结日期已设定并通知秘书处：
- 完整导出数据已对照报名记录；第二位核对人至少抽查10%：
- 疑问已向本人询问，团队未擅自更正；答复已记录：
- 类别总表与颜色已批准；已在场地灯光下检查颜色差异：
- 样张已在真实纸料上打印，并由活动负责人签署：
- 补印清单、空白名牌和指定的补印台负责人已就绪：
- 已记录发给印刷商的文件版本和日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 名单不到约150人，且一个人掌管报名数据。
- 类别与去年相同。
- 有时间打样。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家机构以不同格式提供报名数据。
- 姓名涉及多种文字或大量尊称，团队不确定如何核对。
- 临近印刷截止日仍不断有更改，却没人负责决定是否补印。
需要有人负责名牌冻结与核对吗？
会议项目负责人可以掌管冻结日期、安排第二人复核、向参会者追问疑点，并与活动负责人敲定补印台安排。请发来报名导出数据的格式和印刷截止日期。
主办方常见问题
应该打印多少张样张？
足以覆盖每个类别和最长的姓名，一般15至20张。要在一臂距离检查，而不是看屏幕。
冻结后参会者要求更改怎么办？
把更改连同日期和批准人姓名加入补印清单，在补印台或开门前印制。
名牌需要印条码或二维码吗？
仅当签到或场次扫码安排确实需要时才用。请询问数据保护联络人，扫码会显示什么信息，以及普通编号是否已足够。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。