首次担任会议主席需要哪些策划支持？
你被请来担任会议主席，却从未办过会议，而筹委会正等着你拿主意。
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简要回答
首次担任主席的人，不需要懂得怎么办会议。需要知道的是：哪些决定属于自己、谁掌握计划、筹委会什么时候必须作决定。主席负责目的、议程方向、主要讲者和最终核定；时间表、供应商和文书工作应由别人掌握。
先以书面确定主席的角色，并明确谁来担任项目负责人，是职员还是外部支持。
主席负责什么，哪些不必自己扛
| 主席负责 | 主席应交出去 |
|---|---|
| 会议为什么办、成功是什么样子 | 追供应商、排时间表 |
| 议程方向和主要讲者人选 | 流程表、指示牌与后勤细节 |
| 筹委会的共识及化解分歧 | 报名与参会者查询 |
| 批准预算和重大变更 | 文件管理与会议记录 |
| 带有协会名义的对外及对会员的信息 | 与场地和供应商的日常联系 |
会落在主席身上的决定
- 确认筹委会同意的目的和目标听众。
- 在形式、日期或场地上，于相互冲突的意见之间作选择。
- 筹委会成员对讲者意见不一时，作出批准。
- 出现风险时，决定是继续、调整范围还是改期。
- 必要时代表会议对会员、合作伙伴和媒体发言。
前 90 天
与筹委会合作
首次担任主席的人，往往除了会议，还要承担筹委会内部的人际。一开始就约定如何解决分歧：表决、主席定夺，还是提交理事会。
请每位成员认领具体的贡献并注明日期。含糊的热情撑不起一场会议。
首次担任主席容易吃紧的地方
- 因为没有指定其他人，自己变成了项目经理。
- 对走廊上听来、不在计划内的想法一口答应。
- 向供应商或讲者作出承诺，却没有记录。
- 拖到最后几周才求助。
- 把每个决定都当作紧急，反而掩盖了真正紧急的。
实例演示 · 虚构示例
新主席在第一个月打好基础
虚构组织与数字，仅作示范。
虚构的兽医协会新任主席从未办过会议。第一周，她与筹委会写出一页简报，并指定秘书处主管为项目负责人。她约定议程方向和主题讲者由她决定，预算变更交财政，后勤归项目负责人。
到第四周，决策记录显示形式和日期范围已定，场地候选名单两周后到期，议程主题排在下次筹委会议程上。主席把会议时间用在作决定，而不是追供应商。
可直接使用
首次担任会议主席的主席简报
前两周内完成，并与筹委会和项目负责人分享。
- 这场会议为何举办，结束后应有什么不同：
- 目标听众及大约人数：
- 日期范围与预算状况：
- 主席决定的事项：
- 由筹委会表决的事项：
- 项目负责人可决定的事项及限额：
- 会议之间谁批准预算变更：
- 分歧如何化解：
- 最先五个决定日期：
- 进度报告格式及至活动前的会议节奏：
- 所需支持：职员、志愿者、外部协助：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书处可以提供有时间、有权限的项目负责人。
- 筹委会对目的和形式意见一致。
- 主席有过筹委会经验，团队也愿意支持。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 主席本身有繁重的正职，无法掌握整个计划。
- 筹委会在形式、日期或预算上意见分歧。
- 没有职员办过这类会议。
希望有项目负责人支持你的首场会议？
会议项目负责人可以掌握计划，为每项决定准备选项，维护决策记录，并以简短而固定的格式向你汇报，让你把时间用在方向、讲者和筹委会共识上。所有保留给主席和筹委会的决定仍由你们作出。
主办方常见问题
主席需要投入多少时间？
因活动和项目负责人承担的部分而异。可根据计划中的决定和会议数量估算，并在第一个月后检讨。
主席也应该担任项目经理吗？
最好把两个角色分开。主席负责决定并凝聚筹委会，项目负责人负责掌握计划和协调。
如果筹委会不同意主席的意见怎么办？
一开始就约定程序：表决、主席定夺或提交上级。结果记入决策记录。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。