为活动建立统一资料来源
三个人手上有三个版本的流程表，没有人确定场地收到的是哪一个。
简要回答
统一资料来源的意思是：每一项活动信息，例如议程、预算或讲者名单，都只有一个主文件、一位指定负责人，以及一个所有人查阅的固定位置。
副本可以存在，但必须标明是副本，并写明所依据主文件的日期和版本。
按信息类别指定主文件，而不是一个文件装下全部
不要试图把整场活动放进一份文件。为每类信息各指定一个主文件：议程、预算、报名数字、讲者资料、供应商合同、任务和决定。
各个主文件可以放在不同工具里。关键是没有人需要再问哪一个才是最新的。
可靠的主文件应具备什么
- 有一个可编辑的负责人角色，并指定休假时的代理人。
- 文件顶部清楚标明版本号和最后更新日期。
- 存放位置固定，不会因人员更替而变动，例如由机构拥有的共享云盘，而不是某个人的个人账户。
- 发给外部的任何内容，例如给场地的资料，都从主文件导出，并带有版本标记。
如何处理副本
供应商总会要求通过电子邮件发送 PDF 或表格。可以发送，但要在副本上标明主文件名称、版本和日期，并记录收件人。
主文件变更后，由负责人决定哪些收件人需要被告知。多语言的场次资料可使用会议资料与翻译版本检查器核对。
以登记表解决分歧
两份文件不一致时，以资料来源登记表中指定的文件为准，另一份随之更正。不要取平均，也不要凭感觉选较新的那份。
如果登记表没有涉及该项信息，当天就补上一行。
保持登记表简短并持续更新
- 列出筹委会会询问的所有信息类别。
- 指定主文件、负责人和代理人。
- 按照项目文件夹结构确定每个主文件的位置和编辑权限。
- 头一个月在每次筹委会会议上检查，之后每月检查一次。
实例演示 · 虚构示例
有三份流程表的秘书处
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
虚构的物流经理协会（Persatuan Fiktif Pengurus Logistik）为约 220 名会员举办一天的论坛。名誉秘书保存一份流程表，财务保存另一份含餐饮人数的表格，视听供应商则使用六周前收到的 PDF。
他们指定名誉秘书的表格为议程时间的主文件，财务的预算文件为餐饮人数的主文件，并在两份文件页脚加上版本和日期。视听供应商在每次筹委会会议后收到新的导出文件，旧 PDF 标记为已被取代。
可直接使用
资料来源登记表
将此表复制到共享文档，每类信息填写一行。
- 议程时间：主文件、负责人、代理人、副本读者、上次检查
- 预算与承诺：主文件、负责人、代理人、副本读者、上次检查
- 讲者资料与批准：主文件、负责人、代理人、副本读者、上次检查
- 供应商合同与报价：主文件、负责人、代理人、副本读者、上次检查
- 报名与出席人数：主文件、负责人、代理人、副本读者、上次检查
- 任务与决定：主文件、负责人、代理人、副本读者、上次检查
| 信息类别 | 主文件及位置 | 负责人角色 | 代理人 | 副本读者 | 上次检查 |
|---|---|---|---|---|---|
| 议程时间 | 流程表，共享云盘 | 秘书 | 副主席 | 场地、视听、司仪 | 日期 |
| 预算与承诺 | 预算文件，财务文件夹 | 财务 | 财务专员 | 筹委会 | 日期 |
| 讲者资料 | 讲者跟进表 | 议程负责人 | 秘书 | 主持人 | 日期 |
| 决定 | 决策记录 | 主席 | 秘书 | 筹委会 | 日期 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 已有一个人负责协调文件，并能执行登记表的规则。
- 活动的主文件少于五个，只有一个筹委会。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个部门编辑同一批文件，却没有人有权裁定分歧。
- 供应商一直使用旧版本，筹委会需要先理清文件才能做决定。
需要有人负责管理登记表吗？
会议项目负责人可以与筹委会一起建立资料来源登记表，在筹备期间持续更新，并在文件不一致时确认适用哪个版本。内容上的决定仍由您的负责人作出。
主办方常见问题
统一资料来源就是一个共享文件夹吗？
不一定。文件夹只是位置。重点是每项信息有一个主文件和指定负责人。整齐的文件夹有帮助，但真正解决冲突的是登记表。
谁应该负责登记表？
通常是秘书处负责人或会议负责人。此人必须参加筹委会会议，并能说明哪份文件为准。
供应商一直用旧文件怎么办？
发送带日期的导出文件，请对方书面确认已收到新版本，并在记录中把旧版标记为已取代，同时记下确认日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。