驻场活动负责人授权约定
驻场活动负责人加入团队后，不到一周就有人问：到底谁有权点头。
简要回答
授权约定是一页纸，记录三件事：负责人可独立决定的事项、负责人提出建议并由指定批准人确认的事项，以及必须由贵机构保留的事项。
它能避免两种常见问题：事事等许可的负责人，和擅自让机构承担无人批准之事的负责人。
三个授权层级
把每项反复出现的决定归入三个层级之一。层级对应岗位而不是个人，这样人员更替后约定仍然有效。
| 层级 | 常见决定 | 由谁确认 |
|---|---|---|
| 负责人独立决定 | 任务排序、会议议程、跟进供应商、起草文件、更新决策记录。 | 无需确认，但每周向上汇报。 |
| 负责人建议，批准人确认 | 供应商入围名单、议程调整、讲者替换、报名页措辞。 | 指定批准人在约定的工作日内回复。 |
| 由机构保留 | 签署合同、批准预算变更、新闻声明、涉及会员权益或数据的事项。 | 理事会、财务或有权签署人。 |
资金与签署
资金权限由贵机构自己的财务规定决定，而不是由负责人或外部服务方决定。请以书面向财务确认临时负责人可以申请、批准或签署什么，并把答复写进约定。
如果答案只是可以提出建议，就直接写明。负责人仍可准备比价表和采购申请，交给签署人审批。
对外代表机构
- 列明负责人可直接联系的供应商、讲者和合作方，以及需由理事先行联系的对象。
- 写明负责人如何自我介绍，例如以秘书处委托的活动项目负责人身份。
- 确定由谁处理会员投诉，以及媒体或监管机构的来函。
权限不清时怎么办
- 负责人在一条信息中写明决定事项、可选方案和建议答案。
- 指定批准人在约定时间前回复，否则该事项转入下一次例行检讨。
- 结果记录在决策记录中，避免同一问题反复提起。
- 同一事项被上报超过两次，就检讨约定本身。
应向人力资源、法律或财务提出的问题
负责人属于雇员、承包人还是供应商员工，是雇佣与合同问题。请询问人力资源或法律顾问，不要凭授权约定自行推断。
本页不对此下结论，只提供问题：谁委任负责人、谁负责日常监督、须遵守哪些政策，以及适用哪些保险或保密条款。
实例演示 · 虚构示例
一场两天的物流论坛
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构物流管理师协会举办两天论坛，约400名代表出席，并引入驻场活动负责人四个月。理事会同意负责人可自行调整任务顺序并跟进供应商。
视听供应商入围名单属于建议事项，由名誉财政确认。场地合同的签署仍由会长和财政负责。负责人的每周简报列出所有第二层级事项及其结果。
可直接使用
一页授权约定
复制到文档中，为每一行填上岗位和日期，并请发起人与负责人签名缩写确认。
- 委任目的与结束日期：
- 发起人（承担最终责任的岗位）：
- 第二层级决定的指定批准人及代理人：
- 第一层级清单：负责人独立决定的事项：
- 第二层级清单：负责人建议、批准人确认，以及回复期限（工作日）：
- 第三层级清单：由机构保留的事项：
- 财务确认的资金与签署权限（日期和姓名）：
- 负责人可直接联系的供应商和人员：
- 上报途径及本约定的检讨日期：
- 转交人力资源或法律的问题（含负责人和日期）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一位理事有时间在约定期限内回复第二层级事项。
- 财务规定已经成文，容易引用。
- 负责人是熟悉机构的同事。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会都想批准同一事项。
- 没人说得清谁能签署或承诺资金。
- 新来的驻场负责人需要在开始前拿到约定草稿和上报途径。
需要在负责人到岗前先写好授权线？
驻场活动项目经理在您设定的范围内工作。项目负责人可以协助起草层级、用去年的决定来检验，并维护决策记录，所有批准仍由您的委员会掌握。请提供您现有的审批流程，即使它并不正式。
主办方常见问题
授权约定是合同吗？
不是。它是与适用的委任条款并行的操作文件。这些条款属于雇佣、承包还是供应商安排，应由人力资源或法律顾问判断。
负责人可以签署供应商合同吗？
只有在贵机构的治理和财务规定允许，且有权签署人书面同意时才可以。许多机构把签署保留给理事，由负责人准备文件。
约定应多久检讨一次？
第一个月结束时，以及每个重要节点，例如议程定稿或报名开放时。同一决定一再上报时，就调整层级。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。