赞助商要求参加受限讨论时怎么办？
赞助商提出要参加闭门场次，而答复会影响到场的每一位嘉宾。
简要回答
把这个请求当作主办方要做的决定，而不是赞助关系的一部分。选项从礼貌拒绝到提供单独场次不等，每一种都会改变嘉宾的发言。
依据已定的讨论规则和嘉宾标准来决定，征询发言坦率程度可能受影响的嘉宾，并以书面答复，保持一致。赞助协议本应早已规定此事；如果没有，请记录这个缺口。
可选方案，以及对现场的影响
| 方案 | 对嘉宾的影响 | 需要先确定的事项 |
|---|---|---|
| 拒绝并提供总结 | 没有变化 | 回复措辞；总结包含什么内容 |
| 提供单独的赞助商场次 | 闭门圆桌不受影响 | 议程时间及由谁主持；避免把它说成闭门讨论的一部分 |
| 在规则约束下作为旁听者入场 | 嘉宾知道有商业方在听 | 席位数量；赞助商是否发言；嘉宾是否同意 |
| 按相同标准作为嘉宾入场 | 赞助商是同行中的一位参与者 | 是否符合既定嘉宾标准；替换规则 |
| 仅参加一个环节 | 部分问题在赞助商不在场时提出 | 哪些环节；如何处理进出过渡 |
谁来决定
在主办方一侧指定一位负责人，通常是主席或负责这场圆桌的委员。秘书处的赞助商联络人转达请求，但不负责答复。
如果赞助协议提到出席事宜，请先阅读。如果协议没写或含糊，请记入决策记录，并根据圆桌自身规则决定。
征询受影响的人
- 告知最可能受影响的嘉宾正在考虑什么；如果事情未定，可以不点名赞助商。
- 询问是否有人在赞助商代表在场时会改变发言方式。
- 如果答案会改变出席者或发言内容，就应视为拒绝或改用单独场次的理由。
书面回复
- 感谢赞助商，并用一句话重申闭门形式的目的。
- 说明决定，并用一句话写明原因。
- 说明赞助商会收到什么，例如共享总结及发送时间。
- 如果主办方已同意，可提出符合赞助商关切的替代安排。
- 抄送决策负责人，并把回复归入决策记录。项目负责人可在利益相关方决策记录中跟踪。
实例演示 · 虚构示例
赞助商要求旁听闭门圆桌
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的行业公会计划为12位会员举办闭门圆桌，讨论监管机构的指引草案。年会赞助商要求派两名员工旁听。
主席询问了三位会员。其中两位表示，有供应商在听会更谨慎。主席婉拒，答应在嘉宾审阅后向赞助商提供一份简短总结，并建议在公开议程中安排20分钟的简报环节，让赞助商了解大致主题。
可直接使用
赞助商出席请求：决定记录与回复
回复前先填写记录。回复模板附后。
- 收到[赞助商]于[日期]的请求，要求[作为嘉宾出席／旁听／参加一个环节]。
- 赞助协议中的相关条款，或无：
- 适用的圆桌规则和嘉宾标准：
- 已征询的嘉宾及其意见：
- 考虑过的方案和决策负责人：
- 决定及一句话理由：
- 回复草稿：感谢您的询问。本场为闭门形式，目的是让嘉宾能够畅所欲言，因此无法安排旁听者。嘉宾审阅后，我们将于[日期]向您发送总结。[替代安排。]
- 回复由谁于[日期]发出；是否已归入决策记录：是／否
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 赞助协议已写明包含和不包含的内容。
- 主席态度明确，愿意礼貌地拒绝。
- 嘉宾已接受讨论规则。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 请求来自资助大部分议程的赞助商，委员会意见不一。
- 嘉宾已被告知场次不公开，改动可能影响他们的信任。
- 需要快速且一致地准备回复、决定记录和替代方案。
需要把这项决定记录并妥善答复？
Event Blueprint 可以把闭门场次规则、赞助商出席的选项和回复措辞，纳入活动文件。项目负责人可以协调委员会的决定和书面回复。赞助条款的磋商和销售仍由您负责；这里的工作是让闭门讨论保持一致。
主办方常见问题
拒绝会得罪赞助商吗？
有可能，所以回复要书面、有礼并给出理由。说明赞助商将收到什么，例如总结，可表明闭门形式对所有人一视同仁。
嘉宾同意的话赞助商可以出席吗？
也许可以，但要用嘉宾能够说不、又不让赞助商知道是谁反对的方式询问。私下回复主办方，比举手表决好。
赞助协议应该写明出席事项吗？
写明有帮助。一条说明闭门场次不属于赞助权益的条款，可以避免这类请求。请顾问审阅措辞。
如果赞助商同时是符合嘉宾资格的会员呢？
按对待其他人的同一嘉宾标准处理，并记下其双重身份。参见选择嘉宾组合。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。