如何与场馆及专业团队编制参展手册
展商不断问同样的实际问题，而答案分散在场馆、承包商和您自己的团队手中。
讨论您的参展手册将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
参展手册是一份统一的参考文件，告诉展商何时、如何到场，可以带什么，提供什么，以及找谁。您负责搭建结构，场馆和受委任的专业团队提供各自部分的规则与技术事实。
不要凭记忆转述场馆规定。向各部分的负责方收集内容，标明来源和日期，并请负责方确认最终措辞。
包含什么，由谁提供
| 部分 | 内容 | 提供方 | 向谁确认 |
|---|---|---|---|
| 重要日期与联系人 | 截止日期、联系谁、现场服务台 | 主办方 | 项目负责人或秘书处 |
| 出入与进场 | 获批时段、入口、送货流程 | 场馆 | 场馆，书面确认 |
| 空间与家具 | 各套餐包含什么、如何订购额外项目 | 主办方与受委任承包商 | 承包商，核对项目清单 |
| 电源、Wi-Fi、吊挂 | 可订购项目、表格和截止日期 | 场馆与受委任专业团队 | 专业团队，确认技术限制 |
| 规则与限制 | 噪音、吊挂、食品、标识、安全规定 | 场馆及相关主管部门 | 场馆，确认现行内部规定 |
| 通行证与证件 | 通行证类型、领取、补发 | 主办方 | 秘书处 |
| 退场与归还 | 离场时段、废物、损坏检查 | 场馆与主办方 | 场馆 |
合理的工作顺序
- 起草前先确定手册负责人和审批路径。
- 向场馆索取其展商或活动主办方文件及任何限制，并确认哪些内容要求您转达。
- 向每个受委任的专业团队索取其表格、限制和截止日期。
- 撰写主办方部分，整合出第一版，并注明每项来源。
- 把每个部分交给负责方确认，然后发布带版本号和日期的手册。
专业内容交给专业方
关于用电负荷、吊挂、结构限制、消防或安全规定的问题，属于场馆和受委任的专业团队。手册只转述他们已确认的措辞，并写明联系人。
涉及合同、责任或保险的内容，由您的法律顾问或保险方措辞。
与参与安排的衔接
- 用展商参与计划确定接触时段和通行证规则。
- 用进场与送货时段规划器编制手册中展示的进场时间表。
- 让套餐措辞与套餐定义一致，使内含项目相符。
版本控制
每次更新都发布带编号和日期的版本，并告诉展商有什么变化。只保留一份主文件，避免有人传阅过时的页面。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构的行业协会编制首份手册
虚构机构与数字，仅作示意。
虚构的包装协会举办为期两天的会议，设18张展商桌位。展商此前一直分别向秘书处发邮件提问。
秘书处列出七个手册部分，并为每部分指定负责人。场馆提供进出时段和规定，受委任承包商提供家具清单和订购表，秘书处撰写日期、通行证和联系人。各负责人按期确认自己的部分，手册两周后作为第1版发出。
可直接使用
参展手册来源追踪表
把表格复制到电子表格中，每个部分填一行。
| 部分 | 负责人 | 来源文件 | 收到日期 | 负责人确认（日期） |
|---|---|---|---|---|
| 重要日期与联系人 | ||||
| 出入与进场 | ||||
| 空间与家具 | ||||
| 电源、Wi-Fi、吊挂 | ||||
| 规则与限制 | ||||
| 通行证与证件 | ||||
| 退场与归还 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 展览规模小，场馆本身已有展商指南。
- 一个人能逐一跟进各部分负责人。
- 涉及的专业服务很少。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个承包商和场馆团队各自提供不同规则。
- 展商的问题来得比秘书处回答得更快。
- 已发出的版本里有相互矛盾的细节。
希望有人整合并保持手册一致？
会议项目负责人可以向场馆和受委任专业团队收集各部分内容，确认来源与日期，并向展商发布各版本。Event Blueprint 可以整理手册所依赖的供应商要求。技术与安全内容仍由负责的专业方掌握。
讨论您的参展手册将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
可以直接沿用场馆自己的展商指南吗？
通常可以作为来源，但要确认场馆允许您转达哪些内容，并补上您自己的日期、通行证和联系人部分。
手册应在什么时候发出？
要早到让展商赶得上订购截止日期。从各专业团队中最早的截止日期倒推。
谁批准最终手册？
一开始就指定一名批准人，通常是活动负责人，各部分负责人确认自己的部分。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。