活动筹委会成员交接
一位筹委会成员在周期中途离任，他所知道的一半只存在于他的邮箱和记忆里。
简要回答
好的筹委会交接要转移四样东西：未决事项、已向供应商和讲者做出的承诺、文件与权限，以及人脉关系。开一次简短的交接会议，并写下来。
离任成员并不是唯一的信息来源。秘书处、决策记录和供应商联系人都可以补足缺口。
从职位入手，而不是从人入手
打开RACI矩阵，列出离任者担任Responsible、Accountable或Consulted的所有行，这些行就是交接范围。
如果该职位还没有书面职责范围，请离任者列出自己每周实际做的事。
需要转移的四样东西
- 未决事项：哪些尚未决定、谁在等待、截止日期，取自决策记录。
- 承诺：对供应商、讲者、合作方或会员说过或答应过的任何事，包括非正式的。
- 文件与权限：文档、共享盘、邮件列表、供应商门户，以及登记在个人名下的活动平台账号。
- 人脉关系：供应商或讲者联系人是谁，各自偏好怎样联络。
开一次简短的交接会议
- 在离任者结束工作前，先指定接任者，哪怕是临时的。
- 与离任者、接任者和秘书处开45至60分钟的会议。
- 依次过一遍未决事项、承诺、权限。
- 通过信息或电话把接任者介绍给主要供应商。
- 当天更新RACI矩阵和决策记录。
谨慎处理权限和数据
把共享文档和供应商账号转到职位或机构名下，而不是转到另一个人的个人账号。转移确认后，撤销离任者的权限。
参会者或会员数据较为敏感。请向贵方数据保护联系人了解如何转移以及谁可以持有。
如果离任者联系不上
从决策记录、秘书处能看到的邮件往来、供应商发票和共享盘重建信息。逐一联系供应商，以书面方式确认当初约定了什么。
把任何未确认的事项标为待解决问题，写明负责人和日期。
实例演示 · 虚构示例
虚构大会前六周财务离任
虚构机构和数字。日期仅作示意。
虚构的牙科诊所经理协会的财务在年会前六周辞职。有三张供应商发票待付，视听供应商的订金是电话谈定的。
秘书处与财务和接任者开了一小时的交接会。决策记录列出两项未决预算事项，财务确认了电话订金的约定并请供应商书面发出，银行权限转到协会的财务职位名下。接任者当天就给三家供应商发了邮件。
| 事项 | 状态 | 新负责人 | 截止 |
|---|---|---|---|
| 三张待付供应商发票 | 未结 | 财务专员 | 下一次付款批次 |
| 电话谈定的视听订金 | 未确认 | 财务专员 | 供应商3天内书面确认 |
| 预算事项D-021和D-022 | 未决 | 新任财务 | 筹委会会议 |
| 银行和会计系统权限 | 已转到职位名下 | 秘书处 | 当天 |
可直接使用
筹委会成员交接清单
在交接会议上填写，并与决策记录一并归档。
- 离任成员、职位、最后工作日、接任者（或临时人选）：
- 离任者担任的RACI行：
- 未决事项及负责人、截止日期：
- 对供应商、讲者、合作方或会员做出的承诺（含口头）：
- 待付款项、发票和待批事项：
- 文件及存放位置：
- 账号、邮件列表、供应商门户：已转到职位或机构名下，离任者权限于（日期）撤销：
- 需要介绍接任者认识的联系人及时间：
- 持有的数据，以及已就转移问询数据保护联系人：
- 离任者仍可回答的问题及期限：
- RACI和决策记录已于（日期）更新：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 职位较小，决策记录是最新的。
- 接任者本来就认识供应商。
- 离任者可以面谈。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 离任者手里有很多非正式承诺，记录又少。
- 多名成员同时变动。
- 交接发生在活动前几周，筹委会本来就没什么空闲。
在不合适的时候失去一位成员？
会议项目负责人可以主持交接会议，根据记录和供应商联系人重建未决事项和承诺清单，以书面方式确认承诺，并保持RACI矩阵和决策记录更新。接任者仍由贵筹委会任命。
主办方常见问题
交接需要多长时间？
一个职位通常开45至60分钟的会，之后写成书面记录。复杂职位可能需要两次。
还没有指定接任者怎么办？
先指定一位临时负责人，哪怕是主席或秘书处，免得未决事项停滞。
离任者要留在群里吗？
转移确认后撤销权限。可约定一段时间供他们回答问题。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。