区分活动通知与营销许可

参会者只是报名参加会议，现在却收到协会的会员优惠、赞助商的通讯和活动应用的推广。

咨询 Event Blueprint将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

把每条信息分成两类：运行参会者所报名活动必需的信息，以及推广某事的信息。第二类要单独征询许可，有自己的问题，写明由谁发送、发什么内容。

哪些信息属于哪一类，许可应如何征询和记录，由数据保护联络人决定。主办方的工作是把区分做得清楚并实际运作。

为什么要区分

参会者报名时勾了一个框，之后却收到三个机构的推广，这并不是给了清晰的选择。把活动信息和营销信息分开，表单更易读，投诉也更容易处理。

这也保护了活动本身：要求停止推广的参会者仍然需要入场信息。

信息分类表：什么归哪类

起步分类，边界由数据保护联络人确认。
信息	可能的类别	需要确认的问题
报名确认和收据	活动	里面是否夹带推广内容？
入场说明、场地变更、日程变更	活动	发送方是主办方还是供应商？
活动后的证书或反馈请求	活动，需核对	问卷是否与营销挂钩？
明年的早鸟优惠	营销	是否需要单独的许可和措辞？
协会会员推广	营销	发送方与活动主办方是同一个法律实体吗？
赞助商或参展商通讯	营销，涉及共享	参会者信息是否被转交，还是主办方代赞助商发送？

用表单设计把两者分开

把营销问题放在报名资料之后，并设独立标题。
每个发送方或每个目的各设一个问题，不用一个合并的勾选框。
营销选项默认不勾选，除非数据保护联络人另有建议。
用平实的话说明会发什么、多久发一次、由谁发。
在之后的每条信息里都让修改选择变得容易。

落实各项选择

把每位参会者的选择分列记录，附上日期和他们看到的措辞。
邮件名单只按这些列生成，绝不使用完整的报名导出表。
核对供应商和赞助商：名单属于谁，由谁发送？
及时处理退出和撤回，每次发送前都核对。
活动后以及新的推广活动使用名单之前，检查记录。

给数据保护联络人的问题

对我们的活动而言，活动信息与营销信息的界线在哪里？
许可应如何征询、使用哪些语言、记录保留多久？
赞助商或参展商能向参会者发送什么（如有），代表谁发送？
谁处理撤回，多快处理？

实例演示 · 虚构示例

为区域峰会分开三类邮件

机构与数字均为虚构，仅作说明。

某虚构商会举办一天的峰会。它的表单只有一个框，同时涵盖活动更新、商会推广和赞助商优惠。梳理信息后，秘书处把它拆成：活动信息不设勾选框；商会推广设独立勾选框；赞助商优惠只有参会者另行操作才会发送。

数据保护联络人审阅措辞，并告诉秘书处该记录什么。活动后优惠的邮件名单只按商会那一列生成。

可直接使用

信息与许可对照表

每条信息或每个发送方一行。做好后交给数据保护联络人。

信息或发送方	活动还是营销	谁发送	在哪里征询许可	记录什么
入场说明	活动	秘书处	不适用，待确认	发送日期
早鸟优惠	营销	秘书处	表单中单独的问题	选择、日期、措辞
赞助商通讯	营销，涉及共享	赞助商或主办方，待确认	待决定	待决定

打开工具: 活动报名表字段精简工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

只有一个发送方，信息类型很少，措辞已获批准。
每类信息都能从各自的名单发送。
联络人已批准表单布局。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个机构都想联系参会者。
往届活动把名单混在一起，没人知道谁选了什么。
赞助商期望名单是其套餐的一部分。

报名开放前需要把各类信息分开？

Event Blueprint 可以梳理每条信息和每个发送方，设计表单和名单结构，并把有关边界的问题包交给数据保护联络人。措辞和决定仍由贵机构的联络人负责。

咨询 Event Blueprint将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

确认邮件页脚带优惠信息有问题吗？

请问数据保护联络人。较稳妥的做法是让活动信息不含推广，另外把优惠只发给选择接收的人。

赞助商可以在活动后给参会者发邮件吗？

这取决于参会者被告知了什么以及他们选了什么，由数据保护联络人决定。问题可参考向赞助商分享资料审核。

有人撤回选择该怎么处理？

记录日期，把对方移出营销名单，在活动结束前继续发送活动必需的信息。处理方式请与联络人确认。