Mengasingkan notis acara daripada kebenaran pemasaran
Peserta mendaftar untuk persidangan dan kini menerima tawaran keahlian persatuan, surat berita penaja dan promosi aplikasi acara.
Jawapan ringkas
Susun setiap mesej kepada dua kumpulan: mesej yang diperlukan untuk menjalankan acara yang didaftarkan peserta, dan mesej yang mempromosikan sesuatu. Minta kebenaran menghantar kumpulan kedua secara berasingan, dengan soalannya sendiri, siapa yang menghantar dan apa kandungannya.
Mesej mana masuk kumpulan mana, dan bagaimana kebenaran mesti diminta dan direkodkan, ialah keputusan pegawai perlindungan data anda. Tugas penganjur ialah menjadikan pengasingan itu jelas dan melaksanakannya.
Mengapa pengasingan membantu
Peserta yang menanda satu kotak untuk mendaftar dan kemudian menerima promosi daripada tiga organisasi tidak diberi pilihan yang jelas. Mengasingkan mesej acara dan pemasaran menjadikan borang lebih mudah dibaca dan aduan lebih mudah diselesaikan.
Ia juga melindungi acara: peserta yang meminta promosi dihentikan masih memerlukan butiran penyertaan.
Peta mesej: apa pergi ke mana
| Mesej | Kumpulan berkemungkinan | Soalan untuk disahkan |
|---|---|---|
| Pengesahan pendaftaran dan resit | Acara | Adakah apa-apa yang bersifat promosi terdapat di dalamnya? |
| Arahan penyertaan, perubahan venue, perubahan jadual | Acara | Adakah penghantar penganjur atau pembekal? |
| Sijil selepas acara atau permintaan maklum balas | Acara, semak | Adakah tinjauan dikaitkan dengan pemasaran? |
| Tawaran awal tahun depan | Pemasaran | Kebenaran dan perkataan berasingan? |
| Promosi keahlian persatuan | Pemasaran | Adakah penghantar entiti undang-undang yang sama dengan penganjur acara? |
| Surat berita penaja atau pempamer | Pemasaran, perkongsian | Adakah butiran peserta dikongsi, atau penganjur menghantar bagi pihak penaja? |
Reka borang untuk mengasingkannya
- Letakkan soalan pemasaran selepas butiran pendaftaran, dengan tajuk sendiri.
- Gunakan satu soalan bagi setiap penghantar atau tujuan dan bukan satu kotak gabungan.
- Biarkan pilihan pemasaran tidak ditanda secara lalai, kecuali pegawai perlindungan data anda menasihati sebaliknya.
- Nyatakan dalam perkataan biasa apa yang akan dihantar, berapa kerap dan oleh siapa.
- Permudahkan perubahan pilihan dalam setiap mesej kemudian.
Laksanakan pilihan
- Rekodkan pilihan setiap peserta dalam lajur berasingan, dengan tarikh dan perkataan yang mereka lihat.
- Bina senarai mel daripada lajur itu, tidak sekali-kali daripada eksport pendaftaran penuh.
- Semak pembekal dan penaja: senarai siapa, dan siapa menghantar?
- Hormati penolakan dan penarikan balik dengan segera dan semak sebelum setiap penghantaran.
- Semak log selepas acara dan sebelum kempen baharu menggunakan senarai itu.
Soalan untuk pegawai perlindungan data anda
- Di mana garis antara mesej acara dan mesej pemasaran bagi acara kami?
- Bagaimana kebenaran patut diminta, dalam bahasa apa, dan berapa lama rekod disimpan?
- Apa yang boleh dihantar penaja atau pempamer kepada peserta, jika ada, dan bagi pihak siapa?
- Siapa mengendalikan penarikan balik dan dalam masa berapa lama?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mengasingkan tiga aliran e-mel untuk sidang kemuncak serantau
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah dewan perniagaan rekaan menganjurkan sidang kemuncak sehari. Borangnya mempunyai satu kotak yang meliputi kemas kini acara, promosi dewan dan tawaran penaja. Selepas memetakan mesej, sekretariat memecahkannya kepada mesej acara tanpa kotak, promosi dewan dengan kotak sendiri, dan tawaran penaja yang dihantar hanya jika peserta mengambil langkah berasingan.
Pegawai perlindungan data menyemak perkataan dan memberitahu sekretariat apa yang perlu direkodkan. Senarai mel untuk tawaran selepas acara dibina hanya daripada lajur dewan.
Gunakan sendiri
Peta mesej dan kebenaran
Satu baris bagi setiap mesej atau penghantar. Kongsi jadual yang siap dengan pegawai perlindungan data anda.
| Mesej atau penghantar | Acara atau pemasaran | Siapa menghantar | Tempat kebenaran diminta | Apa direkodkan | Keputusan pegawai |
|---|---|---|---|---|---|
| Arahan penyertaan | Acara | Sekretariat | Tidak berkenaan, untuk disahkan | Tarikh hantar | |
| Tawaran awal | Pemasaran | Sekretariat | Soalan borang berasingan | Pilihan, tarikh, perkataan | |
| Surat berita penaja | Pemasaran, perkongsian | Penaja atau penganjur, untuk disahkan | Akan diputuskan | Akan diputuskan | |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu penghantar, senarai pendek jenis mesej dan perkataan yang diluluskan.
- Anda boleh menghantar setiap aliran daripada senarai berasingan.
- Pegawai anda telah meluluskan susun atur borang.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi mahu menghubungi peserta.
- Acara lalu mencampurkan senarai dan tiada siapa tahu siapa memilih apa.
- Penaja menjangka senarai sebagai sebahagian daripada pakej mereka.
Perlukan aliran diasingkan sebelum pendaftaran dibuka?
Event Blueprint boleh memetakan setiap mesej dan penghantar, menyusun borang dan struktur senarai, dan menyerahkan pek soalan tentang sempadan kepada pegawai perlindungan data anda. Perkataan dan keputusan kekal dengan pegawai organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah e-mel pengesahan dengan tawaran di bahagian bawah menjadi masalah?
Tanya pegawai perlindungan data anda. Amalan kerja yang lebih selamat ialah memastikan mesej acara bebas promosi dan menghantar tawaran secara berasingan kepada mereka yang memilihnya.
Bolehkah penaja menghantar e-mel kepada peserta selepas acara?
Itu bergantung pada apa yang diberitahu kepada peserta dan apa yang mereka pilih, yang diputuskan oleh pegawai perlindungan data anda. Lihat semakan perkongsian data dengan penaja untuk soalan.
Bagaimana mengendalikan orang yang menarik diri?
Rekodkan tarikh, keluarkan mereka daripada senarai pemasaran, dan teruskan mesej penting acara sehingga acara tamat. Sahkan pengendalian itu dengan pegawai anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.