活动报名数据字典
报名表一个字段一个字段地增加，现在没人说得清每个字段的含义，也不知道谁在使用。
简要回答
报名数据字典是一张表，逐个定义字段：通俗含义、允许的取值、是否必填、负责人、谁可以查看，以及用途。请在建表单之前写好，字段每次变动都要更新。
它可以避免三种常见问题：两个人对同一列有不同理解，收集了没人使用的字段，以及导出的数据流到不需要的人手里。
字典每一行必须写清什么
每个字段一行。这一行要让委员会成员也能看懂，而不只是配置系统的那个人。
| 列 | 写什么 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 字段名称与标签 | 代表看到的标签，以及导出文件中使用的名称。 | 导出名称往往与表单上的不同。 |
| 通俗含义 | 一句话，包括该字段不代表什么。 | 避免“姓名”对一个人是胸牌名，对另一个人是法定姓名。 |
| 格式与允许取值 | 自由文本、选项列表、日期、是否。最大长度。 | 决定之后能否排序、统计和核对。 |
| 必填或选填 | 并写明原因，只写一次。 | 必填字段最容易让代表放弃填写。 |
| 用途 | 需要它的具体任务：胸牌、餐饮人数、发票、场次选择。 | 没有明确任务的字段应考虑删除。见字段精简工具。 |
| 字段负责人 | 决定该字段是否保留、如何更正的人。 | 代表要求修改时必须有人回应。 |
| 谁可以查看或导出 | 写角色而不是姓名。对照您的导出权限。 | 大多数导出只需要完整名单中的少数列。 |
| 保留或删除 | 由谁决定活动结束后字段保留多久。 | 保留期限是要问数据保护联络人的问题。 |
把身份字段和筹备字段分开
按用途给字段分组。身份字段（姓名、机构、电邮）说明代表是谁。筹备字段（类别、场次选择、饮食要求）说明需要准备什么。运营字段（状态、付款编号、签到时间）由系统或团队设置，不由代表填写。
分组之后，可以只把筹备字段给餐饮供应商，只把付款字段给财务。
敏感字段和开放式字段需要格外小心
- 饮食和无障碍需求可能透露健康或宗教信息。只收集餐饮或场地确实需要的最少内容，并把字段的措辞交给数据保护联络人审阅。
- 自由填写框会收集到超出您要求的内容。优先使用简短选项列表，再加一个标注清楚的备注栏。
- 身份证号码、家庭住址和出生日期，除非有明确的任务和负责人，否则不要增加。
如何一次做完
- 列出现有或计划中表单的所有字段，包括系统自动添加的字段。
- 为每个字段写出需要它的任务。没有任务的字段标记为待删除。
- 写出通俗含义和允许取值，并与使用该数据的人确认。
- 为每组字段指定负责人。
- 加入团队使用的状态值，并与您的状态定义保持一致。
- 把字典连同敏感字段清单一起发给数据保护联络人。
实例演示 · 虚构示例
某专业协会在开放报名前整理表单
虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。
Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman 计划举办一场一天的论坛。草拟的表单有 19 个字段。秘书处写字典时发现 4 个字段没有任务：职级、从业年数、籍贯和第二个手机号码。
有两个字段含义模糊。“姓名”既被印刷商用于胸牌，也被财务用于发票。秘书处把它拆成胸牌名和发票名，并让胸牌名默认等于代表姓名。饮食要求改为选项列表加一个备注栏，餐饮供应商被指定为其汇总数量的唯一外部接收方。
可直接使用
报名数据字典：每个字段一行
每个字段复制一次下面的内容，所有行放在同一张表里。
- 字段标签与导出名称：
- 通俗含义（以及它不代表什么）：
- 分组：身份 / 筹备 / 运营：
- 格式与允许取值（最大长度）：
- 必填或选填，及原因：
- 需要它的任务：
- 负责人（角色）：
- 可查看的角色：
- 可导出的角色：
- 是否敏感？如是，措辞已发给数据保护联络人的日期：
- 活动后保留或删除：已向（姓名）提问的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 表单字段不到约 20 个，且只有一个人负责。
- 数据都在同一个系统里，导出由您控制。
- 团队已经有可以请教的数据保护联络人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个团队或供应商都持有代表名单的副本。
- 字段由不同委员会陆续添加，没人能解释清楚。
- 正在更换报名系统，需要把字段一一对应。
需要让委员会、财务和供应商对字段达成一致吗？
会议项目负责人可以与秘书处、财务及各供应商一起过一遍字段，记录每个字段的负责人，并交给您一份全团队都使用的字典。可以收集和保留什么，仍由您的数据保护联络人回答。
主办方常见问题
数据字典和报名表是一回事吗？
不是。表单是代表看到的内容。字典解释表单背后的每个字段，包括系统自动填写的字段和从不出现在表单上的字段。
谁应该负责字典？
通常是秘书处负责人或活动负责人。每个字段另有自己的负责人，例如付款字段由财务负责。
如果用票务平台，还需要吗？
需要。平台有自己的字段名称和导出格式。字典把您想要的内容对应到平台实际产出的内容。请查阅平台自己的文档或客服了解其字段命名和导出方式。
字典能告诉我们马来西亚隐私法允许什么吗？
不能。它记录您收集什么以及为什么，这正是数据保护联络人需要审阅的材料。法律问题由他们回答。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。