如何与合格顾问审核赞助合同责任？
赞助方寄回了已签署的表格或协议草稿，秘书处要决定在机构本身阅读之前，还有谁需要先看。
简要回答
见顾问之前，您的任务是把协议变成一份清楚的清单：谁要做什么、何时做、对方给出什么回报。法律和税务立场由顾问判断，本页不作判断。
请带上已批准的权益清单、议定的套餐和问题清单。准备充分的简短审阅，比把文件一交了之更省钱，也更容易发现问题。
哪些由您负责，哪些交给顾问
| 您的团队准备 | 合格顾问判断 |
|---|---|
| 责任清单：主办方要交付什么，赞助方要交付什么。 | 措辞是否可执行，每个条款在法律上的含义。 |
| 委员会已批准的权益清单和套餐，作为参照。 | 条款是否符合机构的章程、权限和风险状况。 |
| 日期、付款安排，以及双方由谁签字。 | 该笔款项的税务处理，以及开具发票的要求。 |
| 草稿中与提案不同之处的清单。 | 责任、赔偿、终止，以及数据或知识产权条款。 |
把协议变成责任清单
- 先通读一遍，只看事实。标出每一句规定某人必须做某事的话。
- 每项义务写一行：谁、做什么、何时、以什么证据证明已完成。
- 把主办方的义务与已批准的权益清单对照，标出多出或不清楚的部分。
- 同样列出赞助方的义务，例如提供设计稿、付款日期和审批。
- 标出协议中提到但您尚未定义的地方，例如“合理努力”“独家”或“受众”。
- 把清单、协议和您的问题一并交给顾问。
谁应参与审阅
- 赞助关系的负责人，说明谈话中承诺了什么。
- 负责兑现权益的人，判断每一行是否可行。
- 司库或财务联络人，负责付款条款。
- 律师负责法律条款，会计师或税务顾问负责税务问题。请选择在马来西亚具备资格、并了解贵机构具体情况的人。
签署权限
请在机构自己的章程或治理文件中查明，谁可以签署赞助协议、金额上限是多少。不要假定秘书处主管或主席可以签。
记录谁签署、何时签署，以及签署副本存放在哪里。履约清单就是以该副本为基础建立的。
实例演示 · 虚构示例
在签署前发现不一致的合同审阅
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的化工行业协会收到赞助方为两天会议提供的草稿。秘书处整理出包含11项主办方义务的责任清单，其中两项在已批准的权益清单里找不到对应：“合理获取代表名单”和第二个独家类别。
秘书处没有自己判断这些措辞的含义，而是把两项连同清单交给协会的律师，询问代表名单的措辞与其数据义务有何关系，并请委员会确认是否仍要第二项独家权益。协议在签署前作了修订。
可直接使用
交给律师和会计师的问题清单
请根据您的协议调整这些问题，连同草稿和责任清单一并发出。答案由顾问来定。
- 哪些条款为机构设定了义务，其中哪些超出了我们已批准的权益清单？
- 草稿中每个未定义的术语在实际中指什么，是否应加以定义？
- 正确的签约主体是谁，双方各由谁有权签字？
- 如果某项权益无法按描述兑现会怎样，草稿提供了哪些补救办法？
- 草稿如何处理独家权益，是否与我们已有的其他协议冲突？
- 草稿对双方使用名称、标志和活动材料有何规定？
- 草稿是否涉及代表的个人数据，我们应向数据保护顾问确认什么？
- 付款条款是什么，什么应在何时以何种形式开票？
- 这笔款项在税务上应如何处理，应保存哪些文件？
- 取消、延期和终止的条款是什么，各方分别承担什么？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 由您准备责任清单和问题清单。
- 协议是机构已在使用的简短标准表格。
- 已聘请顾问，随时可以审阅。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 赞助方寄来自己的草稿，条款是机构从未见过的。
- 团队里没有人确定谁可以签字，或审批上限是多少。
- 多份协议同时到达，需要对照同一份权益清单审阅。
想在交给顾问之前先把审阅准备好？
活动蓝图（Event Blueprint）可以涵盖赞助工作流程，包括已批准的权益清单、责任清单模板，以及交给律师和会计师的问题清单。项目负责人或策划包负责协调谁在何时审阅什么。它不提供法律或税务意见，也不取代您自己的顾问。
主办方常见问题
每份赞助协议都需要律师吗？
这是贵机构与其顾问之间的问题。有些主办方有律师已审阅过的标准表格。请问您的顾问，哪些情形需要重新审阅。
可以用赞助方自己的模板吗？
可以接收，但应视为待审草稿，而不是定稿。把它与已批准的权益清单对照，再一并交给顾问。
签署后应保存什么？
已签署的协议、协议所指的权益清单、批准记录和发票往来。请询问会计师应保存多久、以什么形式保存。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。