如何区分签约赞助额与实际到账金额？
预算里的赞助一栏只有一个数字，而司库想知道其中有多少真正在银行里。
简要回答
把赞助分成四栏报告：已签约、已开票、已到账、有风险。只有“已到账”是现金，批准开支时也只应把现金视为确定。
已签约与已到账之间有差距是正常的。只有当没人盯着这个差距，或把它说成已经到手的收入时，才会出问题。
四个数字，四种含义
| 术语 | 含义 | 证据 |
|---|---|---|
| 已签约 | 双方有权签字的人已签署协议。 | 存档的已签署协议。 |
| 已开票 | 主办方已依协议开出发票。 | 发票编号和日期。 |
| 已到账 | 款项已进入主办方账户。 | 与发票对应的银行记录。 |
| 有风险 | 已签约但逾期、有争议，或取决于尚未兑现的权益。 | 逾期日期、往来信函或未完成的权益。 |
为什么这个差距影响预算决定
供应商和场地通常要求活动前付订金。如果订金从假定有赞助现金的预算项目中支付，赞助方一迟付，就会变成主办方的现金流问题。
合理的规则是：只依据已到账现金或委员会批准的储备来承诺开支，已签约但未付款的一律视为待定。
制定付款安排
- 在协议签署时就约定付款安排，而不是事后：金额、到期日，以及什么触发每张发票。
- 请教会计师每笔款项应如何开票和入账，不要自己决定税务处理。
- 按约定日期开出发票，并在赞助方名下记录编号和日期。
- 把每笔银行收款与发票对应，并将金额标为已到账。
- 按固定节奏跟进逾期款项，例如到期日提醒、一周后致电，并记录每一步。
把付款与兑现联系起来
已付款的赞助方仍需要兑现权益，而未付款的赞助方可能已经享受了某些权益。两者都要记录，才能看清全貌。
把权益兑现跟踪表与付款记录放在一起使用。仅凭一张发票或上传标志，并不能证明所有权益都已兑现。
向委员会汇报
- 按赞助方和总计列出四栏，并注明最近一次核对银行的日期。
- 以原币种列示金额，并说明所用汇率及其来源。
- 列出哪些未付款项已逾期，由谁跟进。
- 把对未来收款的预测分开列示，并标明是估计。
实例演示 · 虚构示例
依赖已签约金额的预算
机构虚构，数字仅作说明。
一家虚构的房地产专业学会为会议报告了RM180,000的已签约赞助。已开出RM120,000的发票，已到账RM70,000。RM25,000已逾期30天，另有一家赞助方要求把付款推迟到活动之后。
委员会原本打算用赞助现金支付场地订金。采用四栏报告后，改用已批准的储备支付订金，司库把逾期的RM25,000和延期付款放进“有风险”栏，并指定了负责人。
可直接使用
赞助“签约到到账”台账
每个赞助方一行。每次核对银行后更新，并在顶部记录最近核对日期。
| 赞助方 | 已签约（金额、日期） | 已开票（编号、日期） | 已到账（金额、日期） | 未收 | 有风险？原因及负责人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 示例：虚构商行有限公司 | RM30,000，9月5日 | INV-014，9月10日 | RM15,000，9月28日 | RM15,000，10月30日到期 | 否 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有司库或财务联络人跟踪收款，并能向委员会汇报。
- 赞助方不多，付款日期简单。
- 委员会已经只依据已到账现金来承诺开支。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 已经按尚未到账的签约金额承诺了开支。
- 涉及多种付款安排、币种或开票方式。
- 没有人负责把付款与兑现联系起来。
想把付款与兑现放在一处看清楚？
活动蓝图（Event Blueprint）可以在策划包中加入赞助付款与兑现安排表：四个栏目、由谁更新，以及跟进节奏。开票、收款和税务处理仍由贵方财务联络人和会计师负责。蓝图让委员会清楚看到哪些是确定的，哪些不是。
主办方常见问题
未付款的赞助能算作收入吗？
账目上如何记录，是要问会计师的问题。做规划决定时，只把已到账现金视为确定，其余视为待定并注明风险。
赞助方想在活动之后付款怎么办？
记录约定日期，付款之前视为有风险。委员会应事先决定是否接受延期付款，以及它对预算意味着什么。
多久核对一次收款？
至少在每次重大开支决定之前，以及每次委员会会议时核对。记录每次核对的日期，数字才可信。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。