Membezakan penajaan ditandatangani daripada bayaran diterima
Baris penajaan dalam bajet anda menyatakan satu angka, dan bendahari mahu tahu berapa banyak sebenarnya sudah ada di bank.
Jawapan ringkas
Laporkan penajaan dalam empat lajur berasingan: ditandatangani, diinvois, diterima dan berisiko. Hanya lajur diterima ialah wang tunai, dan hanya wang tunai patut dianggap pasti apabila meluluskan perbelanjaan.
Jurang antara ditandatangani dan diterima adalah biasa. Ia menjadi masalah hanya apabila tiada siapa memerhatikannya atau ia digambarkan sebagai pendapatan yang sudah tiba.
Empat angka, empat maksud
| Istilah | Maksudnya | Bukti |
|---|---|---|
| Ditandatangani | Orang yang diberi kuasa di kedua-dua pihak telah menandatangani perjanjian. | Perjanjian bertandatangan dalam fail. |
| Diinvois | Penganjur telah mengeluarkan invois di bawah perjanjian. | Nombor dan tarikh invois. |
| Diterima | Wang telah sampai ke akaun penganjur. | Rekod bank dipadankan dengan invois. |
| Berisiko | Ditandatangani tetapi lewat, dipertikai, atau bergantung pada manfaat yang belum disampaikan. | Tarikh lewat, surat-menyurat, atau penyampaian terbuka. |
Mengapa jurang itu penting untuk keputusan bajet
Pembekal dan venue biasanya memerlukan deposit sebelum acara. Jika deposit dibayar daripada baris bajet yang menganggap wang penaja, bayaran lewat menjadi masalah aliran tunai bagi penganjur.
Peraturan yang wajar ialah membuat komitmen perbelanjaan hanya terhadap wang diterima atau rizab yang diluluskan jawatankuasa, dan menganggap ditandatangani-tetapi-belum-dibayar sebagai belum selesai.
Menyediakan jadual bayaran
- Persetujui jadual bayaran semasa perjanjian ditandatangani, bukan selepas: jumlah, tarikh akhir dan apa yang mencetuskan setiap invois.
- Tanya akauntan anda cara setiap bayaran patut diinvois dan direkod. Jangan putuskan layanan cukai sendiri.
- Keluarkan invois pada tarikh yang dipersetujui dan rekodkan nombor dan tarikh di sebelah penaja.
- Padankan setiap resit bank dengan invois dan tanda jumlah sebagai diterima.
- Susuli jumlah lewat dengan rentak tetap, contohnya peringatan pada tarikh akhir dan panggilan seminggu kemudian, dan rekodkan setiap langkah.
Menghubungkan bayaran dengan penyampaian
Penaja yang sudah membayar masih memerlukan manfaat disampaikan, dan penaja yang belum membayar mungkin sudah menerima manfaat. Rekodkan kedua-duanya supaya gambaran jelas.
Gunakan penjejak penyampaian di sebelah rekod bayaran. Invois atau muat naik logo sahaja tidak menunjukkan semua manfaat telah dipenuhi.
Melaporkan kepada jawatankuasa
- Tunjukkan empat lajur mengikut penaja dan secara keseluruhan, dengan tarikh semakan bank terakhir.
- Tunjukkan jumlah dalam mata wang asal dan nyatakan sebarang kadar pertukaran yang digunakan serta sumbernya.
- Tunjukkan jumlah belum dibayar yang lewat dan siapa menyusulinya.
- Pisahkan ramalan penerimaan akan datang dan labelkan sebagai anggaran.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Bajet yang bergantung pada jumlah ditandatangani
Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.
Sebuah institut profesional hartanah rekaan melaporkan penajaan ditandatangani RM180,000 untuk persidangannya. Invois RM120,000 telah dikeluarkan dan RM70,000 diterima. RM25,000 lewat 30 hari dan seorang penaja meminta bayarannya ditangguh sehingga selepas acara.
Jawatankuasa telah merancang membayar deposit venue daripada wang penaja. Selepas laporan empat lajur, ia membayar deposit daripada rizab yang diluluskan, dan bendahari meletakkan RM25,000 yang lewat serta bayaran yang ditangguh dalam lajur berisiko dengan pemilik bernama.
Gunakan sendiri
Lejar penajaan ditandatangani kepada diterima
Satu baris bagi setiap penaja. Kemas kini selepas setiap semakan bank dan simpan tarikh semakan terakhir di bahagian atas.
| Penaja | Ditandatangani (jumlah, tarikh) | Diinvois (no., tarikh) | Diterima (jumlah, tarikh) | Tertunggak | Berisiko? Sebab dan pemilik |
|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: Firma Fiktif Sdn Bhd | RM30,000, 5 Sep | INV-014, 10 Sep | RM15,000, 28 Sep | RM15,000, tarikh akhir 30 Okt | Tidak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bendahari atau wakil kewangan menjejak penerimaan dan boleh melapor kepada jawatankuasa.
- Penaja sedikit dan tarikh bayaran mudah.
- Jawatankuasa sudah membuat komitmen perbelanjaan hanya terhadap wang diterima.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perbelanjaan sudah dikomit terhadap jumlah ditandatangani yang belum tiba.
- Beberapa jadual bayaran, mata wang atau aturan invois terlibat.
- Tiada siapa memiliki hubungan antara bayaran dan penyampaian.
Mahu gambaran bayaran dan penyampaian di satu tempat?
Event Blueprint boleh memasukkan jadual bayaran dan penyampaian penaja dalam pek perancangan: empat lajur, siapa mengemas kininya dan rentak susulan. Pengeluaran invois, kutipan dan layanan cukai kekal dengan wakil kewangan dan akauntan anda. Blueprint memberi jawatankuasa pandangan jelas tentang apa yang pasti dan apa yang tidak.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah penajaan yang belum dibayar dikira sebagai pendapatan?
Cara ia direkod dalam akaun ialah soalan untuk akauntan anda. Untuk keputusan perancangan, gunakan wang diterima sebagai pasti dan anggap selebihnya belum selesai, dengan risiko dinyatakan.
Bagaimana jika penaja mahu membayar selepas acara?
Rekodkan tarikh yang dipersetujui dan anggap ia berisiko sehingga dibayar. Jawatankuasa patut memutuskan lebih awal sama ada bayaran tertangguh diterima dan apa maksudnya kepada bajet.
Berapa kerap kami patut menyemak penerimaan?
Sekurang-kurangnya sebelum setiap keputusan perbelanjaan besar dan pada setiap mesyuarat jawatankuasa. Rekodkan tarikh setiap semakan supaya angka boleh dipercayai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.