活动主持人工作说明该写什么
您已经物色好主持人，现在项目负责人需要写清楚这个人当天具体要做什么。
简要回答
主持人工作说明要定下六件事：主持哪些环节、使用哪些语言、何时收到哪些文件、谁批准讲者介绍词、谁可以调整流程，以及如何计价。
写到主持人对每一行都能回答“是”或“否”为止。如果报价只写“主持活动”，彩排、撰稿和超时费用都会被藏起来。招标需求完整性检查工具可以显示还缺哪几行。
说明书要定下什么
主持人处在项目负责人、舞台经理和观众之间。说明书应写明这几层关系，避免没人知道谁来给提示。
| 事项 | 要写什么 | 如何核对 |
|---|---|---|
| 主持范围 | 开场、环节衔接、讲者介绍、场务通知、闭幕。写明不包含的部分，例如主持座谈。 | 主持人对照议程草案逐段确认。 |
| 语言 | 各环节使用的语言，以及场务通知是否需要多语言切换。 | 要求试听一段样本，或提供可联系的参考。 |
| 文件与时间 | 流程表、讲者简介、读音备注、赞助方致谢。每项写明交付日期。 | 按日期登记收到情况。 |
| 介绍词批准 | 谁批准每段介绍词和致谢文字。 | 批准后的文字在彩排前已写入提示单。 |
| 流程调整权限 | 谁可以在当天要求缩短或延长，以及指令如何传到台上。 | 指定一人和一个渠道，例如舞台经理通过对讲耳机。 |
| 彩排与到场时间 | 沟通时段、音响测试、到场时间和覆盖时数。 | 时间写入报价和制作时间表。 |
| 计价基础 | 时数、彩排、撰稿、超时费率、交通，以及稿件翻译。 | 两份报价可以逐行对齐。 |
谁审核什么
项目负责人批准范围和介绍词。舞台经理或制作负责人掌管提示和时间。委员会主席或主办单位批准涉及嘉宾和礼宾顺序的文字，这通常是稿件里最敏感的部分。
- 嘉宾礼宾顺序应由主办单位以书面提供。
- 赞助方致谢按已商定的赞助名单，而不是凭主持人的记忆。
- 涉及安全的广播应由场地或安全负责人提供，原文宣读。
订下主持人之前要问的问题
- 这类节目中，您主持过哪些环节？进度延误时您怎么处理？
- 您希望以什么方式接收提示，讲台上需要看到什么？
- 遇到不熟悉的姓名和专业术语，您怎么处理？读音需要怎样提供？
- 费用包含什么：彩排、稿件、现场时数、超时和交通？
- 如果您无法出席，谁来替补？您会提前多久告知？
常见的缺口
- 主持人未经商定就兼任座谈主持，结果两个角色都没有准备好。
- 讲者简介前一晚才到，介绍词只能临场发挥。
- 两个人从不同位置给出相互矛盾的时间提示。
- 超时费用没有写明，30分钟的超时变成一场账单争论。
实例演示 · 虚构示例
虚构协会的一日论坛
以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。
虚构的 Persatuan Fiktif Jurutera Bangunan 为约300名会员举办一日论坛。秘书处负责人在收到两份差距很大的报价后，开始撰写主持人工作说明。
逐项对比后发现，一份报价包含半小时沟通和介绍词撰写，另一份只含主持时数。秘书处把缺少的项目补进说明书，指定名誉秘书批准介绍词，并指定舞台经理为唯一可以调整时间的人。
可直接使用
主持人工作说明模板
复制到文档中，连同议程草案一并发送。尚不清楚的内容写“未决定”，并注明负责人和日期。
- 活动名称、日期、场地和厅名；观众和大约人数：
- 覆盖时数、到场时间、彩排或沟通时段：
- 主持的环节（开场、衔接、介绍、场务通知、闭幕）：
- 不包含的环节（例如座谈主持）：
- 各环节使用的语言：
- 提供的文件及各自的发送日期：
- 谁批准介绍词和赞助方致谢：
- 礼宾顺序的来源和批准人：
- 谁可以调整流程，通过什么渠道：
- 计价基础：时数、彩排、撰稿、超时、交通：
- 主持人无法出席时的替补安排：
- 验收：彩排时核对提示单，姓名和头衔已核实，签认人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一位项目负责人能按时写好提示单并提供讲者简介。
- 节目在一个厅内进行，只有一位舞台经理。
- 您以前与同一位主持人合作过。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者组别、语言或嘉宾较多，提示单难以保持一致。
- 主持人、舞台经理和场地各掌握一部分时间表，没有人掌握全部。
- 您在比较多份报价，需要把它们放到同一基础上。
希望把主持人说明纳入您的供应商资料包？
活动蓝图可以把主持人说明与场地、视听和摄影说明汇集在一起，让每个供应商收到相同的流程和批准安排。请发送议程草案和已收到的报价。
主办方常见问题
主持人应该自己写稿吗？
可以由主持人起草介绍词，但文字由项目负责人批准。讲者和机构的事实资料应来自主办方自己的简介和礼宾名单。
主持人和座谈主持是同一个人吗？
不一定。请在说明书中写明是否包含座谈主持，因为它需要另外与讲者准备。
主持人可以宣读安全信息吗？
只能宣读场地或安全负责人提供的文字，并按原文宣读。主持人不自行编写安全内容。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。