为活动设定审批里程碑

通常需要设关卡的决定

• 目的、参会对象和形式（项目需求说明）。
• 预算上限，以及谁能批准超支。
• 议程大纲和讲者名单。
• 场地选定与合同签署。
• 主要供应商的委任。
• 邀请函措辞、报名条款和对外公告。
• 最终议程、印刷品和现场流程表。

用四行定义每个关卡

1. 决定：到底批准什么，用一句话写清楚。
2. 审批人：一位指名的人或一个机构，以及不在时由谁代理。
3. 资料包：审批人需要的文件，以及必须送到的日期。
4. 后备方案：错过关卡会怎样，例如书面通函决议，或事先议定的授权限额。

从审批人的日历倒排

如果理事会在固定日期开会，这些日期就是您的里程碑。凡要在会上通过的事项，资料包须在会前传阅，所以实际的工作截止日比会议日期更早。

把这些作为固定日期录入里程碑倒排工具，再检查下游任务是否仍然放得下。放不下的话，选项是加开会议、授权审批，或把活动日期延后。

合同、隐私及其他专业审核

谁有权签署场地或供应商合同，是章程或财务政策中的治理问题，不是排期问题。如果需要法律审阅或数据保护审阅，把它列为独立关卡，并请有资格的顾问告知需要多久。

关卡只记录审阅已安排以及由谁负责，并不取代审阅本身。

常见陷阱

• 把口头同意当作批准。请在决策记录中记下谁在何时批准了什么。
• 一个决定有多位审批人，却没有分歧时的规则。
• 关卡设在钱花掉之后，批准就沦为形式。
• 资料包前一天才送出，审批人只好推迟。