会议摘要投稿流程
学术委员会希望在某个日期前收齐摘要，而秘书处要运行这个流程，又不能代替委员会做决定。
简要回答
摘要流程有八个行政环节：征稿、投稿、确认收到、检查、分配给评审、记录决定、通知和议程交接。秘书处或策划方协调每个环节。
关于内容、评分、录用和形式的每一项决定，都归学术或议程委员会。任何认可或学分问题，归主管机构和委员会，策划方只记录答复，不做决定。
征稿开放之前先定规则
请委员会在发出征稿之前写下：主题、摘要长度与结构、接受的形式、投稿和通知日期、每人可投几篇，以及如何做决定。秘书处原文发布这些内容。
征稿通知中发布的规则就是规则。投稿开放后若要修改，需要委员会做出决定，并记录下来，通知所有已投稿的人。
八个环节及负责方
| 环节 | 行政工作 | 决定归谁 |
|---|---|---|
| 1. 征稿 | 发布规则、日期和联系渠道 | 委员会批准文字 |
| 2. 投稿 | 通过约定渠道收稿，每篇摘要一条记录 | 秘书处执行 |
| 3. 确认收到 | 附参考编号确认收到，并说明后续步骤 | 秘书处 |
| 4. 检查 | 对照已发布规则检查完整性：字段、长度、作者信息 | 秘书处标记，例外由委员会决定 |
| 5. 分配 | 按委员会的分配规则和利益冲突名单把摘要发给评审（见摘要评审中的利益冲突） | 委员会主席或其代表 |
| 6. 决定 | 按委员会给出的原样记录每项决定 | 学术或议程委员会 |
| 7. 通知 | 用委员会批准的文字发送决定与后续步骤 | 委员会批准文字，秘书处发送 |
| 8. 议程交接 | 把录用摘要交给议程编排（见录用摘要与议程安排） | 委员会决定安排位置 |
秘书处不应决定的事
- 摘要是否足够好、是否相关或原创。
- 摘要被分到哪种场次或展示形式，除非委员会已书面授权。
- 是否接受逾期摘要，除非委员会已定规则。
- 任何场次或整个会议是否带有专业学分。这属于主管机构，委员会转达其答复。见认可证明清单。
- 评审是否存在利益冲突。
让记录保持可用
- 投稿时给每篇摘要一个参考编号，并在会议期间一直沿用。
- 每篇摘要一条记录，含状态、版本、作者联系方式、评审分配和决定。
- 记录投稿后的每项变更，如作者更正、撤回或标题修改，以及批准人。
- 评审意见由委员会保管。秘书处只发送委员会批准的内容。
- 摘要成为场次材料后，用会议材料与翻译版本检查器检查，并用多会议室分配检查器规划房间。
实例演示 · 虚构示例
一家医疗技术学会为两天会议规划摘要流程
虚构组织与数字，仅作说明。
一家虚构的学会预计两天学术会议会收到约160篇摘要。学术委员会商定主题、字数上限、三种展示形式和评审分配规则，并批准了征稿文字。
秘书处通过在线表格收稿，发出带参考编号的确认，标出14篇超出字数的摘要，并询问委员会如何处理。委员会主席决定退回作者修改一次。秘书处记录该决定，并发出委员会的原文。
可直接使用
摘要流程与边界图
复制这份清单，并在征稿开放前与委员会一起填完。
- 委员会批准的征稿文字（姓名、日期）：
- 委员会设定的主题、长度、结构和形式：
- 投稿渠道与日期（开放、截止、委员会设定的逾期规则）：
- 确认收到的文字与参考编号格式：
- 秘书处将进行的完整性检查：
- 例外规则：谁决定，如何记录：
- 评审分配规则与利益冲突名单负责人：
- 决定记录的格式及保管人：
- 通知文字批准人（姓名、日期）：
- 议程交接：谁决定位置，何时移交记录：
- 认可或学分问题的负责方及谁确认答复：
- 变更记录：投稿后谁可以批准变更：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会有商定的规则，主席决定迅速。
- 你们用的是已熟悉的摘要系统。
- 数量一个协调人就能应付。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 委员会、秘书处和赞助方都对摘要给出指示。
- 数量庞大，并涉及多个房间、语言或形式。
- 决定、版本以及与议程编排的交接总是遗漏。
需要把摘要流程与会议其他工作一起协调吗？
会议项目负责人可以协调行政流程、维护决策记录、向委员会催办属于他们的决定，并管理与议程和供应商团队的交接。学术内容、评审以及任何认可问题，仍由你们的委员会和主管机构负责。
主办方常见问题
谁来发布征稿通知？
由秘书处发布，但文字由委员会批准。保留已批准的文字和日期，以便日后追溯任何修改。
秘书处可以接受逾期摘要吗？
只有当委员会已定规则时才可以。否则请询问委员会主席，并记录决定。
征稿通知里要承诺专业学分吗？
除非主管机构已书面确认，否则不要写。请询问委员会和该机构可以怎样表述，并采用他们的文字。
用什么系统收摘要？
只要能为每篇摘要编号、记录版本并导出决定的系统都可以。与委员会一起选择，并按链接与报名流程测试所述进行测试。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。