如何为主管机构维护认可证明清单
认可机构已原则上批准这场活动，秘书处现在要备好活动后机构会索取的各项记录。
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简要回答
需要哪些记录以及是否授予学分，由认可机构决定。秘书处的工作是依据该机构的书面要求建立清单，在活动进行中逐项收集，并以要求的形式提交。
清单从递交申请时就要开始，而不是等活动结束后，因为出席记录和议程版本等项目事后无法重建。
按机构自己的措辞建立清单
向机构索取书面要求和条件，原文抄入清单。不要根据其他活动推断要求。
每一行都应写明项目名称、由谁持有、何时产生，以及机构需要的日期。
可以询问的常见记录类别
| 类别 | 向机构提出的问题 | 活动期间由谁保管 |
|---|---|---|
| 议程 | 需要提交哪个版本、多详细的议程？ | 秘书处，经委员会批准 |
| 学习目标或场次说明 | 是否必须采用固定格式？ | 学术委员会提供，秘书处排版 |
| 讲者资料 | 需要收集哪些声明或披露？ | 学术委员会确定内容，秘书处收集 |
| 出席 | 按场次还是按天，采用什么形式？ | 秘书处，通过签到或扫码 |
| 评估或反馈 | 是否必须，须包含什么？ | 机构规定，委员会批准问题，秘书处收集 |
| 批准后的变更 | 须如何、何时报告？ | 秘书处记录，委员会决定内容 |
| 已发证书 | 是否需要副本或名单？ | 秘书处 |
运行清单的步骤
实例演示 · 虚构示例
两天研讨会与三项要求
机构与数字均为虚构，仅供说明。
一个虚构皮肤科学会的认可机构要求提供最终议程、每场出席记录和已发证书名单。秘书处建立含这三项及截止日期的清单，并因机构条件提到批准后的变动而增加第四行。
第二天有一场被调整。秘书处记录变更，按条件通知机构，并把第3版议程附入证据包。
可直接使用
认可证明材料清单
机构要求的每个项目一行。第一栏依据机构的书面要求填写。
- 不要添加机构没有提出的要求。
- 每次项目会议更新状态栏。
- 按机构指定的格式和途径保存与提交证据包。
| 要求（机构原话） | 来源文件 | 负责人 | 产生时间 | 提交机构日期 | 状态 | 存放位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一个认可机构，要求清单明确，活动规模小。
- 团队成员能负责参会者签到并保管议程版本。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 一份议程涉及多家认可机构，证据清单各不相同。
- 证据分散在委员会、讲者、场地和报名团队手中，没人掌握完整清单。
需要在活动进行时同步收集证据？
会议项目负责人可以依据机构的书面要求建立清单、指定负责人、在活动期间收集出席和版本记录并整理证据包。机构要求什么、是否授予学分，仍由机构决定。
主办方常见问题
机构还没告诉我们需要什么怎么办？
书面询问并记录答复，不要参照其他活动猜测。
秘书处可以代写学习目标吗？
不可以。内容由学术委员会提供，秘书处可按机构要求排版。
证据应保存多久？
请询问机构，并向您的机构确认涉及个人姓名的记录应如何保存。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。