活动二维码签到备用方案

签到依赖扫码设备、手机和网络，而这些并不完全在您的掌控之中。

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简要回答

在活动前写好备用方案：为每位来宾准备第二种查找方式，为没有扫码就放行的人准备手工登记表，并设定一个明确的触发条件，告诉签到台负责人何时切换。

备用方式的处理能力低于正常方式。请用更慢的手工服务时间重新计算吞吐量估算，这样就知道切换时需要多少额外的签到人手。

故障类型与对应处理

哪里出问题	第一步处理	记录
某位来宾的二维码扫不出	在签到设备上按姓名或报名编号搜索。	把该来宾记为手工签到。
手机没电或屏幕碎裂	提供查找途径，或用其他设备显示确认邮件。	手工签到备注。
一台扫码器故障	换上备用扫码器，并记录故障设备。	设备记录。
网络缓慢或中断	切换到签到设备上的离线名单或打印名单。	带时间的手工登记表。
报名系统无法使用	整个签到台改用打印名单和手工登记表。	切换时间及决定人。

备用工具包里有什么

第二台设备，存有来宾名单的离线副本（前提是报名系统支持）。
按签到台布局排序的打印名单，不用时上锁。请询问隐私负责人可以保存多久、事后如何销毁。
手工登记表，含姓名、类别、时间和签到人员的姓名缩写。
备用扫码器、充电器和接线板。
报名系统供应商的联系方式，并指定由谁打电话。

决定何时切换

指定签到台负责人为决定人，并设定简单的触发条件，例如连续超过规定人数扫码失败。事先与报名供应商商定该条件，这样负责人不必在现场争论。

切换之后

把手工登记表集中放在一处，并记下切换时间。
系统恢复后，在下一场次开始前把手工登记录入系统。
在签到数据核对中对比系统记录和手工登记。
记录发生了什么故障，方便供应商作出说明。

实例演示 · 虚构示例

高峰时变慢的场地网络

虚构机构与数字，仅作示意。

一个虚构协会的大堂网络，在 280 位代表于 25 分钟内到场时变慢。签到台负责人看到扫码耗时明显变长，便按团队事先商定的触发条件，把两个签到台改用离线名单。

一位志愿者手工记录这些签到。这两个台比平时慢，所以负责人从已接受简报的后备名单中叫来两位志愿者。开幕场次之后，手工登记被录入系统。

可直接使用

二维码签到备用卡

给每位签到台负责人打印一份，并让报名负责人也保留一份。

切换触发条件及决定人：
第二种查找方式（姓名、报名编号、电子邮件）：
离线名单的位置、访问控制和销毁方案，已由隐私负责人确认：
手工登记表已打印及存放位置：
备用扫码器、充电器和接线板的位置：
报名供应商联系方式及谁来联系：
备用模式下需要的额外签到人手及人选：
手工登记何时由谁录入系统：
备用方案测试日期及测试人：

打开工具: 活动签到处理能力估算器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

报名供应商提供离线模式和指定联系人。
活动规模小，手工查找很快。
您能和签到团队演练切换。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个签到台或场次依赖同一个网络。
供应商、场地方和主办方各自以为别人会处理故障。
没有人测试过手工流程。

希望在活动前把备用方案测试好？

会议项目负责人可以与您的报名供应商和场地方一起写出备用方案，与签到团队做一次演练，并把触发条件、联系人和登记记录集中管理。请告知报名系统的配置，一起讨论具体范围。

讨论签到备用方案将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

有离线副本，还需要打印名单吗？

多一条路径是合理的。打印名单含个人资料，请询问隐私负责人应如何保存和销毁。

如何告诉来宾要带什么？

把确认信和按姓名查找的备用方式写进代表到场指引。

谁来联系供应商？

活动前指定一个人。那个人打电话时，签到台负责人应让签到台继续运作。