会员大会与专业会议如何合办？
筹委会希望在年度会议期间举行会员大会，让会员只需出行一次。
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简要回答
合办可以提高会员大会的出席率，也省去会员的往返。但这也把封闭的正式会议放进了公开、带商业性质的活动里，两者的规则、对象和时间都不同。
先定先后顺序、会议室和进入规则。然后向秘书确认，大会的要求，例如通知和谁能出席，不会因为成为更大议程的一部分而受影响。
合办的选项
| 选项 | 做法 | 取舍 |
|---|---|---|
| 会议之前 | 先开会员大会，再开幕会议 | 法定人数不依赖会议代表到场；为远道者提早开始 |
| 议程之中 | 大会作为两场分会之间的固定时段 | 参加者方便；会议室须对会员封闭，休息时间很紧 |
| 会议之后 | 会员大会作为当天压轴 | 会员可能提早离开，法定人数可能不确定 |
共用议程后有什么变化
决策步骤
- 向秘书询问章程对大会时间、通知和出席的规定，记下任何日期限制。
- 与主席选定时段：之前、之中或之后。
- 决定房间和进入方式：单独房间，或在主会场请非会员暂时离场。
- 设置报到，使大会出席与会议报名分开记录。
- 约定一份日程，大会的开始、缓冲和结束由主席确定，会议各场次围绕它调整。
- 列出赞助商和参展商在大会期间的安排，并向他们交代。
常见陷阱
- 告诉代表大会是会议的一部分，却没告诉会员它有自己的通知。
- 大会后没有缓冲，导致下一场主题演讲延迟或大会被迫缩短。
- 把赞助商的标识或活动放进正式会议室。
- 把会议报名当作大会出席。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构学会如何定下时段
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的房地产估价学会预计有 260 名代表，其中约 170 人是会员。它把大会安排在 8:30 至 10:00，开幕主题演讲之前，在只限会员的侧厅举行。
会议于 10:30 开幕，留有 30 分钟缓冲。会议报到 7:30 开始，另设一个大会报到台。主席有权把大会延伸到缓冲时间，开幕主题演讲随之调整。
可直接使用
会员大会与专业会议合并日程大纲
复制后与主席和秘书一起填写时间和房间。
- 大会时段（之前 / 之中 / 之后），开始与计划结束：
- 大会后的缓冲，以及由谁决定使用：
- 大会会议室与容量要求（仅限会员：是或否）：
- 如何请非会员离开或等候：
- 单独的大会报到台及其负责人：
- 大会通知由谁发出、哪天发出（依章程）：
- 大会文件：谁准备、谁分发、存放在哪里：
- 受时间影响的会议场次：
- 大会期间赞助商和参展商的安排：
- 主席对超时的决定：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 大会简短例行，有侧厅可用。
- 大多数代表是会员，两个活动都会参加。
- 秘书和主席对时段与时间安排意见一致。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 公众代表、赞助商和会员共用同样的空间。
- 正式会议与多分会议程需要一起排时间。
- 几个委员会对时段意见不一。
需要把大会和会议当作一个议程来规划吗？
会议项目负责人可以把两份议程画在同一条时间线上，与场地协调房间和进入安排，向赞助商和报到团队交代，并让团队看到主席的时间决定。大会的治理仍由您的秘书负责。可先用职责矩阵开始。
主办方常见问题
会员大会应该排在前面还是后面？
没有唯一答案。放前面对法定人数规划更稳妥，放后面则有人提早离开的风险。请询问秘书章程是否有限制。
非会员可以留在会议室吗？
这取决于协会规则，请询问秘书。房间和报到设计要同时考虑两种结果。
会议报名费包含会员大会吗？
协会决定大会出席与费用如何关联。即使费用合并，也要把大会报到当作独立记录。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。